Datenanalyse für das Controlling
Plan-Ist zeigt das Was. Für das Warum fehlte bisher die Quelle.
Eine Abweichungsanalyse ist nur so gut wie die Erklärung dahinter. Die steht selten im ERP, sondern in Mails, Telefonnotizen und Änderungswünschen. Wir verbinden beides, damit Sie Ursachen belegen statt vermuten.
Die Ausgangslage
Das Controlling verfügt meist über gut aufbereitete Zahlen: Auftragskalkulation, Nachkalkulation, Kostenstellenberichte, Deckungsbeiträge. Was diese Zahlen nicht enthalten, sind die Ereignisse, die zu einer Abweichung geführt haben. Ein Mehraufwand im Projekt ist als Zahl sichtbar, der Änderungswunsch des Kunden, der ihn ausgelöst hat, nicht.
Die übliche Lösung ist die Nachfrage beim Fachbereich. Die Antwort beruht auf Erinnerung und ist oft gefärbt: Niemand erklärt eine Abweichung gern mit eigenen Fehlern. Für das Controlling bleibt die Erklärung schwer prüfbar.
Gleichzeitig gehen frühe Hinweise verloren. Wenn ein Kunde schon in der Angebotsphase auffallend viele Sonderwünsche äußert, wäre das für die Kalkulation des nächsten Auftrags wertvoll. Diese Information erreicht das Controlling nie.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Vorgänge mit Auftrags- und Kostenbezug
Kommunikation wird Aufträgen, Projekten oder Kunden zugeordnet, so dass sie über dieselben Schlüssel erreichbar ist wie Ihre Buchungen.
Schritt 2
Ereignisse kennzeichnen
Änderungswünsche, Reklamationen, Nacharbeiten, Kulanzzusagen: Ereignisse, die Kosten verursachen, werden in der Kommunikation erkannt und gekennzeichnet, jeweils mit Verweis auf die Nachricht.
Schritt 3
Abweichung und Ursache nebeneinander
Bei einer auffälligen Abweichung sehen Sie die gekennzeichneten Ereignisse des Auftrags daneben. Die Erklärung ist nicht mehr eine Behauptung, sondern hat eine Quelle.
Schritt 4
Rückkopplung in die Kalkulation
Wiederkehrende Ursachen werden zur Grundlage für Kalkulationszuschläge, Vertragsklauseln oder Prozessänderungen. Was daraus folgt, entscheiden Controlling und Geschäftsführung gemeinsam.
Ein typischer Fall
Bei einer Reihe ähnlicher Aufträge liegt die Nachkalkulation regelmäßig unter Plan. Die Fachbereiche erklären das mit gestiegenen Materialkosten. Die Zuordnung der Kommunikation zeigt ein anderes Bild: Bei den betroffenen Aufträgen gab es jeweils mehrere Änderungswünsche nach Auftragsbestätigung, die ohne Nachtrag umgesetzt wurden. Das Controlling bringt das mit Quellen in die nächste Kalkulationsrunde ein, und der Vertrieb vereinbart künftig eine Regel für Änderungen nach Bestätigung.
Wo der Mensch entscheidet
Ihre Finanz- und Kostendaten bleiben in Ihren Systemen und sind die Grundlage. Die Analyse der Kommunikation erklärt, sie ersetzt keine Buchung. Bewertet werden Aufträge und Abläufe, nicht die Arbeit einzelner Personen.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für das Controlling
Datenanalyse aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktBrauchen wir dafür eine bestimmte ERP-Software?
Nein. Wichtig ist, dass Aufträge oder Projekte eine Kennung haben, über die sich Kommunikation zuordnen lässt. Welche Anbindung für Ihr System sinnvoll ist, klären wir im Einzelfall.
Wie zuverlässig ist die Erkennung von Ereignissen?
Das wird vor dem Start an Ihren eigenen Vorgängen gemessen. Jede Kennzeichnung verweist auf die Nachricht, so dass Sie sie prüfen können, statt ihr vertrauen zu müssen.
Wer sieht die Kommunikation, die einer Abweichung zugeordnet ist?
Wer auch heute Zugriff darauf hat. Für das Controlling kann eine Sicht vereinbart werden, die Ereignisse zeigt, ohne den vollständigen Mailinhalt offenzulegen.