Datenanalyse für die Buchhaltung
Der Abschluss verzögert sich selten bei der Buchung, sondern davor
Die Buchhaltungssoftware kennt jede Buchung. Sie weiß nicht, wie oft für einen Beleg nachgefragt wurde oder welche Rechnung seit Wochen in Klärung ist. Genau das lässt sich aus der Kommunikation ablesen.
Die Ausgangslage
Wer in der Buchhaltung arbeitet, weiß ungefähr, welche Abteilungen ihre Belege spät abgeben und welche Lieferanten regelmäßig Rechnungen mit Fehlern schicken. Belegen lässt sich das selten, weil die Nachfragen über Mail, Telefon und Zuruf laufen und nirgends gezählt werden.
Dabei hängt an diesem Wissen viel: ob ein Lieferant auf saubere Rechnungen angesprochen werden sollte, ob eine Kreditkartenregelung im Außendienst neu besprochen werden muss oder ob der Abschlusstermin realistisch ist.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Kommunikation den Vorgängen zuordnen
Nachfragen zu Belegen, Klärungen zu Rechnungen und Anfragen von Lieferanten werden dem passenden Beleg, Kreditor oder Debitor zugeordnet. Das System schlägt vor, Sie bestätigen.
Schritt 2
Wiederkehrende Abweichungen erkennen
Welche Lieferanten schicken häufig Rechnungen ohne Bestellnummer oder mit abweichenden Preisen? Welche Kostenstellen reichen Belege meist spät ein? Die Muster werden sichtbar.
Schritt 3
Klärungsdauer sichtbar machen
Wie lange liegt eine Rechnung in Klärung, und bei wem wartet sie gerade? Eine Übersicht zeigt offene Klärungen nach Alter und Zuständigkeit.
Schritt 4
Grundlage für Gespräche
Aus der Auswertung wird ein konkreter Anlass: ein Gespräch mit dem Lieferanten, eine Erinnerung an eine Abteilung, ein angepasster Abschlussplan.
Ein typischer Fall
Eine Buchhalterin hat das Gefühl, dass der Monatsabschluss jedes Mal an denselben Stellen stockt. Die Zuordnung der Nachfragen zeigt, dass ein Großteil der fehlenden Belege aus Onlinebestellungen stammt, bei denen die Rechnung nur im Kundenkonto des Shops abrufbar ist. Gemeinsam mit dem Einkauf wird vereinbart, dass bei diesen Bestellungen die Rechnung direkt an die Buchhaltungsadresse gehen soll. Im nächsten Abschluss lässt sich prüfen, ob das wirkt.
Wo der Mensch entscheidet
Ausgewertet werden Belege, Rechnungen und Klärungsvorgänge, nicht einzelne Mitarbeitende. Es entsteht keine Rangliste säumiger Kolleginnen und Kollegen. Welche Konsequenzen aus der Auswertung folgen, entscheidet die Leitung der Buchhaltung.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für die Buchhaltung
Datenanalyse aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWerden Buchungsdaten aus unserer Software übernommen?
Nur so viel, wie für die Zuordnung nötig ist, etwa Lieferantennummer oder offener Betrag. Der Datenbestand bleibt in Ihrer Buchhaltungssoftware.
Brauchen wir dafür zusätzliche Erfassung?
Nein. Die Auswertung stützt sich auf die Kommunikation, die ohnehin stattfindet. Ihr Team bestätigt nur die vorgeschlagenen Zuordnungen.
Ab wann sind die Ergebnisse aussagekräftig?
Meist nach einigen Monatsabschlüssen, weil sich dann Muster von Zufällen unterscheiden lassen. Das hängt von Ihrem Rhythmus und Ihrem Volumen ab.