Delivery
Verstehen, bauen, messen, übergeben
Wir arbeiten in fünf Phasen. Jede endet mit einem Ergebnis, über das Sie entscheiden können – nicht mit einem Statusbericht.
Ablauf
Die fünf Phasen
Phase 1 ist einzeln beauftragbar und förderfähig. Erst danach entscheiden Sie über die Umsetzung.
Phase 1
Verstehen, bevor gebaut wird
Wir klären, wo im Betrieb tatsächlich Zeit verloren geht und welche Anwendungsfälle sich lohnen. Wahlweise als Reifegradcheck mit Vier-Augen-Interviews oder als Potenzialanalyse nach dem KMU.DIGITAL-Framework.
- Interviews mit den Personen, die den Prozess täglich führen
- Auswertung der realen Kommunikation
- Priorisierte Anwendungsfälle mit Aufwand und Nutzen
Ergebnis: Ein strukturierter Bericht, auf dessen Basis Sie entscheiden – förderfähig.
Messphase
Der Kunde kauft keine Zusage, sondern eine Messung
Der häufigste Grund, warum Automatisierungsprojekte scheitern, ist ein Vertrauensvorschuss: Niemand kennt den Ist-Zustand in Zahlen. Wie viele Anfragen welcher Art täglich eingehen, wie lange die Bearbeitung dauert, wie oft nachgearbeitet werden muss – das ist geschätzt, nicht gemessen.
Die Lösung läuft zuerst mit, ohne einzugreifen. Vier Betriebsstufen führen von der bloßen Verbindung bis zum freigegebenen Schreibbetrieb – jede weitere Stufe wird von Ihnen freigegeben, nicht von uns gesetzt.
- 01
Aus
Die Anbindung existiert, ist aber nicht aktiv. Nichts wird gelesen, nichts geschrieben.
- 02
Registriert
Das System kennt die Quelle und ihre Struktur, greift aber noch nicht zu.
- 03
Mitlesend
Das System liest mit und schlägt vor. Es schreibt nichts. Hier wird gemessen.
- 04
Aktiv
Erst nach belegter Trefferquote über eine ausreichende Zahl realer Vorgänge wird das Schreiben freigegeben.
Das dreht die Risikofrage um. Sie entscheiden über den Schreibbetrieb, wenn Sie Zahlen haben – nicht davor.
Zusammenarbeit
Wer wofür geradesteht
Die meisten Konflikte in Umsetzungsprojekten entstehen nicht an der Technik, sondern an ungeklärter Zuständigkeit. Deshalb regeln wir das vorher.
Abnahme gegen Kriterien
Was als Fehler gegen die vereinbarten Akzeptanzkriterien gilt, beheben wir ohne Mehrkosten. Was eine neue Anforderung ist, wird getrennt bewertet. Diese Trennung wird vorher festgelegt, nicht im Streitfall.
Verantwortung an der Schnittstelle
Jede Systemgrenze bekommt einen festen Vertrag darüber, welche Daten in welcher Form fließen. Fällt etwas aus, ist ablesbar, auf welcher Seite es lag – das ist eine Abfrage, keine Meinung.
Namentliche Zuständigkeit
Auf beiden Seiten gibt es eine benannte Person mit Kontakt. „Die IT“ ist kein Ansprechpartner. Das klingt kleinlich und ist der häufigste Grund, warum Projekte liegen bleiben.
Übergabe statt Abgabe
Zum Go-Live gehören Schulung, Protokoll und eine geregelte Weiterentwicklung. Ziel ist ein Team, das ohne uns weiterarbeiten kann – auch wenn wir gerne bleiben.
Erstgespräch
Wie sähe Phase 1 bei Ihnen aus?
Wir sehen uns an, welche Kanäle in Ihrem Betrieb Arbeit auslösen und was eine Analyse konkret liefern würde. Unverbindlich, in einer knappen Stunde.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
Die Fragen, die im Erstgespräch fast immer kommen. Ist Ihre nicht dabei, schreiben Sie uns einfach.
KontaktWas macht KheepU konkret?
Wir analysieren, wie in Ihrem Betrieb tatsächlich gearbeitet wird, und leiten daraus ab, welche Abläufe sich lohnen zu automatisieren. Anschließend setzen wir das Projekt mit Projektleitung um – bis zur Abnahme und in den laufenden Betrieb. Als Umsetzungspartner, nicht als Lieferant eines fertigen Werkzeugs.
Wie unterscheidet sich das von einem KI-Assistenten oder Copilot?
Ein Assistent findet, was geschrieben wurde. Wir arbeiten an dem, was nie geschrieben wurde: die offene Rückfrage, die unbeantwortete Zusage, der Vorgang, der zwischen zwei Kanälen liegen geblieben ist. Rückwärts bekommen Sie Themen, vorwärts bekommen Sie Verpflichtungen.
Müssen wir unsere bestehenden Systeme ablösen?
Nein. CRM, ERP, Mail und Telefonie bleiben, wie sie sind. Adapter verbinden diese Systeme, statt sie zu ersetzen. Genau dieser Punkt entscheidet darüber, ob am Ende mehr Nutzen entsteht oder nur eine weitere Insel.
Was passiert mit unseren Daten?
Die Datenhoheit bleibt bei Ihnen. Verarbeitet wird in Europa. Sensible Inhalte werden maskiert und erst dann aufgelöst, wenn sie für eine Auswertung tatsächlich gebraucht werden. Welches Modell einen Inhalt sehen darf, entscheidet nicht die Auswahl im Menü, sondern die Datenklasse.
Wie viel Zeit kostet uns das intern?
In der Analysephase sind es einige Stunden Interviewzeit mit den Personen, die den Prozess täglich führen. In der Umsetzung braucht es eine Ansprechperson und regelmäßige kurze Abstimmungen. Veränderung lässt sich nicht delegieren.
Wann sehen wir die ersten Ergebnisse?
Der erste Durchstich entsteht bewusst früh, noch bevor entwickelt wird, und läuft am echten Datenbestand. Belastbar wird es in der Messphase, wenn das System im Alltag mitläuft und wir vergleichen, was es vorgeschlagen hätte.
Was kostet ein Projekt?
Das hängt vom Umfang ab und wird nach der Analysephase beziffert, nicht davor. Die Analyse selbst ist förderfähig, damit die Entscheidung über die Umsetzung auf einer belastbaren Grundlage fällt.
Wir haben es schon einmal probiert und es hat nicht funktioniert.
Das ist der häufigste Ausgangspunkt. Meist lag es nicht am Werkzeug, sondern daran, dass es ohne Anbindung an die übrigen Systeme lief. Wir sehen uns zuerst an, woran es damals gescheitert ist – das ist die nützlichste Vorarbeit, die es gibt.