OfficeHub
Branchenneutral
Alle Kanäle. Ein sauberer Vorgang.
Mehr dazu zu OfficeHub (öffnet in neuem Tab)Analyse & Projektmanagement für KI- und Digitalisierungsprojekte
Erst den Prozess verstehen. Dann die KI bauen.
KheepU analysiert, wie in Ihrem Betrieb tatsächlich gearbeitet wird – nicht wie es im Prozesshandbuch steht. Daraus entsteht ein System, das Kommunikation und Daten zusammenführt. Wir führen das Projekt bis in den laufenden Betrieb.
Technik ist heute selten das Problem. Das Problem ist, sie so einzubetten, dass sie im Alltag trägt.
Vier Kanäle, ein Eingang
Mail, Telefon, Nachricht und Dokument werden erfasst – ohne dass jemand das Werkzeug wechselt.
Partner und Förderer
Das eigentliche Problem
Unternehmen verlieren nicht Informationen, sondern Zusammenhänge
Das Unternehmen weiß noch, dass eine E-Mail existiert – aber nicht mehr, warum sie wichtig war, zu welchem Vorgang sie gehört und welche Entscheidung daraus entstand.
Die Technik ist nicht der Flaschenhals.
Prozessverständnis, Datenqualität und der Veränderungsmuskel der Organisation entscheiden über den Erfolg. Modelle und Werkzeuge sind heute austauschbar – ein sauber vorbereiteter Kontext ist es nicht.
Insellösungen funktionieren nicht.
Ein einzelnes System als Quick Win, ohne Datenanbindung, verschiebt die Tätigkeit nur. Der Mehrwert entsteht erst, wenn Vorgänge über Kanäle und Systeme hinweg zusammenlaufen.
Arbeit entsteht nicht durch Tasks.
Sie entsteht durch Trigger und Kommunikation. Wer Prozesse im Workshop modelliert, beschreibt den Wunschzustand. Wer die echte Kommunikation auswertet, sieht den Ist-Zustand.
Der Projektplan erklärt, was passieren sollte. Die Kommunikation erklärt, warum es tatsächlich passiert ist.
Reifegrad
Der höchste Nutzen liegt nicht bei maximaler Autonomie
Die meisten Betriebe, mit denen wir sprechen, stehen im zweiten Abschnitt. Sie haben Werkzeuge eingeführt und merken, dass die Produktivität nicht mitgewachsen ist. Klicken Sie sich durch die Kurve.
Phase
Erste Werkzeuge, erste Erfolge
Einzelne Teams probieren Chatassistenten und Automatisierungen aus. Das funktioniert, weil der Anwendungsfall klein und die Person motiviert ist. Der Nutzen ist echt, aber er bleibt persönlich.
- Ein bis drei Werkzeuge im Einsatz, meist ohne Freigabe
- Der Nutzen hängt an einzelnen Personen
- Ergebnisse werden nicht gemessen
Tal
Der Mitarbeiter wird zur Middleware
Jede Abteilung hat ihre eigene Lösung, keine kennt den Kontext der anderen. Menschen kopieren Ergebnisse zwischen Systemen hin und her. Genau das, was KI übernehmen sollte, macht jetzt der Mensch – nur mit mehr Systemen im Weg.
- Mehrere Werkzeuge im Haus, ohne dass die Produktivität mitgewachsen ist
- Mehr Zeit für das Koordinieren der Werkzeuge als für die eigentliche Arbeit
- Wiederkehrende Fehler, weil die Systeme den Vorgang nicht kennen
Optimum
Kontrollierte Orchestrierung
Die Werkzeuge sitzen an definierten Stellen im Ablauf, teilen sich einen gemeinsamen Kontext und schreiben Ergebnisse zurück. Der Mensch entscheidet, das System bereitet vor. Hier liegt der höchste Mehrwert – nicht bei maximaler Autonomie.
- Ein gemeinsamer Kontext statt vier getrennter Datenbestände
- Freigaben sind Teil der Architektur, nicht nachträglich angebaut
- Jede Automatisierung hat eine verantwortliche Person
Tal
Mehr Autonomie, weniger Nachvollziehbarkeit
Wer die Orchestrierung zu weit treibt, verliert die Spur. Entscheidungen entstehen, ohne dass jemand erklären kann, warum. Der Aufwand für Kontrolle wächst schneller als der Nutzen.
- Ergebnisse lassen sich nicht mehr auf eine Regel zurückführen
- Fehler werden spät entdeckt und teuer korrigiert
- Die Organisation traut dem System nicht mehr
Phase
Technisch möglich, betrieblich selten sinnvoll
Vollständig autonome Systeme sind machbar. Für einen Mittelstandsbetrieb sind sie in den meisten Prozessen weder nötig noch wirtschaftlich – und regulatorisch aufwendig.
- Hoher Aufwand für Absicherung und Nachweis
- Nutzen liegt unter dem der orchestrierten Stufe
- Sinnvoll nur in eng begrenzten, gut messbaren Abläufen
Einzelne Agenten sind Features. Orchestrierung ist das Produkt.
Analyse
Jedes Projekt beginnt bei der echten Kommunikation
Arbeit im Unternehmen entsteht nicht durch Aufgaben, sondern durch Auslöser und Kommunikation. Deshalb steht am Anfang kein Workshop, sondern eine Auswertung.
- 01
Realität erfassen
Wir werten die echte Kommunikation aus – Mail, Telefon, Tickets, Dokumente. Keine theoretischen Workshops, in denen jeder den Prozess beschreibt, den er beschreiben soll.
- 02
Trigger identifizieren
Was löst Arbeit aus? Eine Anfrage, eine Frist, eine Rückfrage, ein ausbleibender Antwortschritt. Diese Auslöser sind der eigentliche Taktgeber im Betrieb.
- 03
Muster erkennen
Welche Vorgänge wiederholen sich, wo bleiben Klärungen hängen, an welchen Schnittstellen bricht die Kette. Muster sind die Vorstufe jeder sinnvollen Automatisierung.
- 04
Workflow ableiten
Der Ablauf wird aus realen Daten extrahiert, nicht modelliert. Was dabei herauskommt, entspricht selten dem Organigramm – und ist deutlich belastbarer.
- 05
Agenten einsetzen
Gezielt an der Stelle im Workflow, an der sie wirken, mit dem passenden Kontext. Nicht isoliert und nicht überall gleichzeitig.
KI ohne Struktur verstärkt Chaos. Wir strukturieren Arbeit, damit KI sinnvoll wirken kann.
Das Herzstück
Die Intelligenz liegt im System, nicht im Modell
Ein Agentensystem ist kein Werkzeug, sondern ein Aufbau aus fünf Bausteinen. Fehlt einer, bleibt der Nutzen aus. Am häufigsten fehlt die Rückkopplung.
Baustein 01
Agent
Der Agent nimmt eine Aufgabe entgegen, wählt die passende Fähigkeit, lädt den nötigen Kontext und führt aus. Er ist bewusst das am wenigsten wertvolle Teil des Systems: Modelle wechseln, das System bleibt stabil.
Fehlt dieser Baustein
Ohne Agent bleibt alles Dokumentation. Regeln und Kontext existieren, aber niemand führt sie aus.
Im Alltag heißt das
Eine eingehende Anfrage wird geprüft, einem bestehenden Vorgang zugeordnet und mit einem Antwortentwurf zur Freigabe vorgelegt.
- Boot-Protokoll und Auswahl der passenden Fähigkeit
- Kontext laden, Freigabestufe prüfen, ausführen
- Ergebnis validieren und zurückschreiben
Baustein 02
Kontext
Die gemeinsame Datenbasis aus Wissen, Prozessen und Kundendaten. Mehr Kontext ist nicht besser – geladen wird nur, was explizit verknüpft ist. Drei Stufen: Kern immer, Aufgabenkontext je Fähigkeit, Hintergrund nur auf Anfrage.
Fehlt dieser Baustein
Ohne Kontext rät das System. Es antwortet plausibel und trifft trotzdem daneben, weil es die Vorgeschichte nicht kennt.
Im Alltag heißt das
Beim Anruf eines Lieferanten liegen alle offenen Punkte zu diesem Lieferanten vor – auch die, die Kolleginnen und Kollegen aufgemacht haben.
- Drei Kontextstufen: Kern, Aufgabe, Hintergrund
- Firmen-, Rollen- und Teamprofil als Fundament
- Der Agent schreibt zurück, das System pflegt sich mit
Baustein 03
Skills
Ein Skill ist eine dokumentierte Arbeitsanweisung, die so präzise ist, dass sie ohne Rückfragen ausgeführt werden kann. Er enthält alles: Anweisung, Kontext, Regeln und eine messbare Definition of Done. Ein Prompt ist einmalig, ein Skill ist wiederkehrend.
Fehlt dieser Baustein
Ohne Skills entsteht Promptfolklore. Jede Person arbeitet anders, Ergebnisse sind nicht vergleichbar, Wissen geht mit Personen.
Im Alltag heißt das
Angebotsprüfung: vier bis zehn Schritte, definierte Eingaben, drei ausdrückliche No-Gos, und ein Ergebnis, das gegen feste Kriterien geprüft wird.
- Fünf Module: Beschreibung, Startprotokoll, Ablauf, Kontext, Definition of Done
- Vor dem Produktivgang drei bis fünf Testläufe gegen die Kriterien
- Erst dann wird ein Skill aktiv geschaltet
Baustein 04
Regeln
Jede Fähigkeit trägt eine Freigabestufe. Grün läuft selbstständig, Gelb bereitet vor und ein Mensch prüft, Rot bleibt beim Menschen. Neue Fähigkeiten starten grundsätzlich auf Gelb. Die Stufe ist technisch erzwungen, nicht nur dokumentiert.
Fehlt dieser Baustein
Ohne Regeln entscheidet der Zufall, was nach außen geht. Ein einziger falsch versendeter Entwurf kostet mehr Vertrauen, als das Projekt an Zeit spart.
Im Alltag heißt das
Kein System sendet etwas nach außen ohne menschliche Prüfung. Im Zweifel eine Stufe strenger.
- Ampel je Fähigkeit: grün, gelb, rot
- Vier Datenklassen von öffentlich bis streng vertraulich
- Jede Fähigkeit hat eine namentlich verantwortliche Person
Baustein 05
Feedback
Erkenntnisse aus dem Betrieb fließen als Korrektur zurück in die Arbeitsanweisung – nicht in ein Protokoll, das niemand liest. Ausführen, prüfen, Rückmeldung geben, Anweisung nachschärfen. Dieser Kreis entscheidet, ob ein System besser wird oder stehen bleibt.
Fehlt dieser Baustein
Ohne Rückkopplung bleibt das System auf dem Stand des ersten Tages. Der Nutzen fällt, während die Erwartung steigt.
Im Alltag heißt das
Eine korrigierte Antwort wird nicht nur korrigiert, sondern erzeugt eine Anpassung der Anweisung – der gleiche Fehler tritt kein zweites Mal auf.
- Direkte Korrektur an der Anweisung
- Feedback-Sammlung für wiederkehrende Muster
- Gelerntes erzeugt einen Hinweis, niemals eine Vorgabe
Dieses Framework ist der Kern aller unserer Produkte. Was wir bei Ihnen aufbauen, betreiben wir selbst seit Jahren.
Framework im Detail →Wie daraus ein Betrieb wird
Projekt einmal. Betrieb dauerhaft.
Wir kommen über die Umsetzung herein – wir bringen KI-Projekte tatsächlich zum Laufen. Dabei sehen wir, wo im Alltag Klärungen hängenbleiben. Was daraus entsteht, führen wir in den laufenden Betrieb über.
Stufe 1
Analyse und Projekt
Reifegradcheck oder Potenzialanalyse, dann Umsetzung mit Projektleitung bis zur Abnahme. Einmaliger Aufwand, klar abgegrenzt, in der Analysephase förderfähig.
Leistungen ansehen →Stufe 2
Anwendung im Betrieb
Aus dem Projekt wird eine Anwendung, die weiterläuft: eine Vorgangsplattform, in der Kundenvorgänge und Aufgaben über alle Kanäle zusammenlaufen. Wiederkehrend, gewartet, weiterentwickelt.
Vorgangsplattformen ansehen →Das sind keine zwei Geschäfte. Stufe 1 ist der Weg zu Stufe 2.
Leistungen
Was wir für Sie übernehmen
Fünf Leistungen, die aufeinander aufbauen. Der Einstieg ist fast immer die Analyse – sie ist förderfähig und entscheidet, ob und wie es weitergeht.
Analysepartner für Reifegrade
Wir zeigen, wo Automatisierung heute tatsächlich trägt.
Digitaler Reifegradcheck oder Potenzialanalyse nach dem KMU.DIGITAL-Framework. Wir sprechen mit den Personen, die den Prozess täglich führen, und werten die reale Kommunikation aus. Ergebnis ist eine priorisierte Liste von Anwendungsfällen mit Aufwand und Nutzen – keine Wunschliste.
Förderfähig über KMU.DIGITAL
Umsetzungspartner
Wir führen Umsetzungs- und Transformationsprojekte bis zur Abnahme.
Projektleitung nach unserem zweiphasigen Delivery-Modell. Jeder Meilenstein wird gegen vereinbarte Akzeptanzkriterien abgenommen, die Übergabe erfolgt mit Protokoll. Wir koordinieren auch die Beteiligten, die nicht bei uns liegen: Lizenzgeber, Hausanbieter, interne IT.
Entwicklungspartner
Wir bauen Individualsysteme dort, wo es kein Standardprodukt gibt.
Das Standardprodukt ist der Startpunkt, nicht das Versprechen. Wo es nicht passt, entwickeln wir. KheepU analysiert, entwickelt und betreut fachlich; der Betrieb läuft auf einer europäischen Infrastruktur, die Datenhoheit bleibt bei Ihnen.
Schulungen
Wir befähigen Ihr Team, das System selbst weiterzuentwickeln.
Übergabe in den laufenden Betrieb, damit die Lösung nicht von uns abhängt. Ziel ist ein Team, das neue Anwendungsfälle selbst erkennt, beschreibt und in eine Arbeitsanweisung überführt.
Förderbar über Landesprogramme
Keynote
Wir sprechen offen über das, was in KI-Projekten wirklich schiefgeht.
Ein Vortrag aus der Projektpraxis, nicht aus dem Prospekt. Warum Insellösungen scheitern, warum Prozess- und Datenqualität über den Nutzen entscheiden und wie aus einem Betrieb ein lernendes Unternehmen wird.
Der Beweis
Wir reden nicht über KI, wir betreiben sie selbst
Aus den Projekten sind Vorgangsplattformen entstanden. Ein Kundenvorgang bündelt alles, was zu einer Sache gehört – über Mail, Telefon, Nachricht und Dokument hinweg. Aufgaben hängen am Vorgang, nicht in einem zweiten Werkzeug.
VINCORO
Autohäuser und Werkstätten
Das Herz aller Fahrzeugprozesse
Mehr dazu zu VINCORO (öffnet in neuem Tab)TARA-Concierge
Apotheken
Verwaltungslast runter, Zeit für den Kundenkontakt rauf
Mehr dazu zu TARA-Concierge (öffnet in neuem Tab)verwalta
Haus- und Eigenverwaltungen
Jedes Objekt ein Vorgang
Mehr dazu zu verwalta (öffnet in neuem Tab)Es sind nicht vier Produkte, sondern ein Framework in vier Branchenausprägungen.
Alle Vorgangsplattformen →Wer dahintersteckt
Aus der Projektleitung entstanden, nicht aus der Softwarebranche
KheepU kommt aus Projektmanagement, Administration und Datenanalyse. Patrick Leutgeb hat über 15 Jahre internationale Projekte geleitet – dort, wo ein eigener Manager nichts anderes tut, als Schnittstellen zwischen Gewerken zu koordinieren.
Aus dieser Arbeit stammt die Beobachtung, auf der das Unternehmen aufbaut: Der Projektplan erklärt, was passieren sollte. Die Kommunikation erklärt, warum es tatsächlich passiert ist.
Wir verkaufen keine Software. Wir lösen organisatorische Probleme mithilfe von Software.
Mehr über KheepU →- Gegründet
- 2022
- Standort
- Linz, factory300
- Sprache
- Deutsch, Projekte auch international
Förderung
Gefördert starten
Die Analysephase ist über KMU.DIGITAL förderfähig. Wir begleiten den Antrag und liefern die Unterlagen, die dafür gebraucht werden. Welche Quote in Ihrem Fall gilt, klären wir im Erstgespräch – abhängig von Bundesland, Unternehmensgröße und Programmstand.
Der geförderte Einstieg
- Status- und Potenzialanalyse nach KMU.DIGITAL
- Strategieberatung für den Umsetzungsweg
- Landesprogramme für Qualifizierung und Schulung
- Wir begleiten den Antrag und liefern die Unterlagen
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
Die Fragen, die im Erstgespräch fast immer kommen. Ist Ihre nicht dabei, schreiben Sie uns einfach.
KontaktWas macht KheepU konkret?
Wir analysieren, wie in Ihrem Betrieb tatsächlich gearbeitet wird, und leiten daraus ab, welche Abläufe sich lohnen zu automatisieren. Anschließend setzen wir das Projekt mit Projektleitung um – bis zur Abnahme und in den laufenden Betrieb. Als Umsetzungspartner, nicht als Lieferant eines fertigen Werkzeugs.
Wie unterscheidet sich das von einem KI-Assistenten oder Copilot?
Ein Assistent findet, was geschrieben wurde. Wir arbeiten an dem, was nie geschrieben wurde: die offene Rückfrage, die unbeantwortete Zusage, der Vorgang, der zwischen zwei Kanälen liegen geblieben ist. Rückwärts bekommen Sie Themen, vorwärts bekommen Sie Verpflichtungen.
Müssen wir unsere bestehenden Systeme ablösen?
Nein. CRM, ERP, Mail und Telefonie bleiben, wie sie sind. Adapter verbinden diese Systeme, statt sie zu ersetzen. Genau dieser Punkt entscheidet darüber, ob am Ende mehr Nutzen entsteht oder nur eine weitere Insel.
Was passiert mit unseren Daten?
Die Datenhoheit bleibt bei Ihnen. Verarbeitet wird in Europa. Sensible Inhalte werden maskiert und erst dann aufgelöst, wenn sie für eine Auswertung tatsächlich gebraucht werden. Welches Modell einen Inhalt sehen darf, entscheidet nicht die Auswahl im Menü, sondern die Datenklasse.
Wie viel Zeit kostet uns das intern?
In der Analysephase sind es einige Stunden Interviewzeit mit den Personen, die den Prozess täglich führen. In der Umsetzung braucht es eine Ansprechperson und regelmäßige kurze Abstimmungen. Veränderung lässt sich nicht delegieren.
Wann sehen wir die ersten Ergebnisse?
Der erste Durchstich entsteht bewusst früh, noch bevor entwickelt wird, und läuft am echten Datenbestand. Belastbar wird es in der Messphase, wenn das System im Alltag mitläuft und wir vergleichen, was es vorgeschlagen hätte.
Was kostet ein Projekt?
Das hängt vom Umfang ab und wird nach der Analysephase beziffert, nicht davor. Die Analyse selbst ist förderfähig, damit die Entscheidung über die Umsetzung auf einer belastbaren Grundlage fällt.
Wir haben es schon einmal probiert und es hat nicht funktioniert.
Das ist der häufigste Ausgangspunkt. Meist lag es nicht am Werkzeug, sondern daran, dass es ohne Anbindung an die übrigen Systeme lief. Wir sehen uns zuerst an, woran es damals gescheitert ist – das ist die nützlichste Vorarbeit, die es gibt.