Datenanalyse für die Assistenz
Wie voll der Kalender ist, sieht jeder. Wie viel daran hängt, sieht niemand.
Hinter jedem Termin stehen Vorbereitung, Nachbereitung und Zusagen. Die Assistenz spürt diese Last, bevor sie sichtbar wird. Eine Auswertung macht sie greifbar – für Sie und für die Geschäftsführung.
Die Ausgangslage
Ein Kalender zeigt Termine, aber nicht, was zwischen ihnen passiert. Ob nach einem Gespräch drei Unterlagen nachzureichen sind oder keine, ob ein Termin bereits zum dritten Mal verschoben wurde, ob eine Anfrage seit Wochen auf Antwort wartet – das weiß nur, wer das Postfach und die Notizen im Blick hat.
Für die Assistenz ist das eine schwierige Lage. Sie merkt, dass zu viel offen ist, kann es aber kaum belegen. Und die Geschäftsführung entscheidet über neue Termine, ohne zu sehen, was aus den alten noch aussteht.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Zusagen aus der Kommunikation erfassen
Formulierungen wie „wir melden uns“ oder „schicke ich Ihnen“ werden aus Mails und Gesprächsnotizen erkannt und als offene Punkte vorgeschlagen. Sie bestätigen, was wirklich eine Zusage ist.
Schritt 2
Termine mit ihrem Umfeld verbinden
Zu jedem Termin wird sichtbar, welche Vorbereitung fehlt und welche Nachbereitung offen ist. So zeigt sich, welche Gesprächsarten besonders viel Folgearbeit erzeugen.
Schritt 3
Verschiebungen und Wartezeiten zählen
Wie oft wird ein Termin verlegt, wie lange wartet eine Anfrage auf Rückmeldung der Geschäftsführung? Daraus entsteht ein Bild, das über das Bauchgefühl hinausgeht.
Schritt 4
Wochenrückblick für das Gespräch mit der Chefin oder dem Chef
Eine kurze Übersicht der offenen Zusagen und der Termine der kommenden Woche ist eine gute Grundlage für das regelmäßige Abstimmungsgespräch.
Ein typischer Fall
Eine Assistentin hat den Eindruck, dass nach Messebesuchen viel liegen bleibt. Die Auswertung zeigt: Nach jeder Messe entstehen zahlreiche Zusagen für Unterlagen und Rückrufe, von denen ein großer Teil erst nach mehreren Nachfragen der Interessenten erledigt wird. Gemeinsam mit dem Geschäftsführer vereinbart sie, nach jeder Messe einen festen Nachbereitungsblock einzuplanen und die Unterlagen gesammelt zu verschicken.
Wo der Mensch entscheidet
Die Auswertung betrifft Termine, Zusagen und Vorgänge, nicht die Arbeitsleistung der Geschäftsführung oder der Assistenz. Was daraus folgt – andere Terminregeln, Delegation, Absagen –, entscheiden Sie gemeinsam.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für die Assistenz
Datenanalyse aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktErkennt das System jede Zusage?
Nicht jede, und nicht jede erkannte Formulierung ist eine echte Zusage. Deshalb schlägt es vor, und Sie bestätigen. Mit der Zeit werden die Vorschläge treffender, weil Ihre Korrekturen in die Regeln einfließen.
Sieht die Geschäftsführung die Auswertung automatisch?
Nur wenn Sie das so vereinbaren. Viele Assistenzen nutzen die Übersicht zunächst für sich und teilen sie dann gezielt.
Werden private Termine ausgewertet?
Nein. Als privat markierte Einträge bleiben außen vor. Welche Kalender und Kategorien einbezogen werden, legen Sie fest.