Assistenz der Geschäftsführung
Sie halten der Geschäftsführung den Rücken frei. Wer hält Ihnen den Überblick?
Die Assistenz kennt den Kalender, die offenen Zusagen und die Vorgeschichte fast jedes Gesprächs. Dieses Wissen ist über Postfach, Notizen und Gedächtnis verteilt. Wir bringen es dorthin, wo Sie es im richtigen Moment brauchen.
Alltag
Wo Zeit und Überblick verloren gehen
Termine ohne Vorgeschichte
Morgen um neun kommt ein Geschäftspartner. Worum ging es beim letzten Treffen, was wurde zugesagt, welche Unterlagen fehlen noch? Die Antwort steckt in einem Dutzend Mails, die Sie am Vorabend zusammensuchen.
Zusagen, die im Gespräch fallen
„Ich schicke Ihnen das nächste Woche.“ Solche Sätze sagt die Geschäftsführung oft, aufgeschrieben werden sie selten. Wenn die Gegenseite nachfragt, ist es schon spät.
Das Postfach der Geschäftsführung
Sie sichten stellvertretend, was wichtig ist und was warten kann. Dabei müssen Sie Prioritäten einschätzen, die oft nur im Kopf Ihrer Chefin oder Ihres Chefs existieren.
Abstimmungen über viele Kanäle
Ein Termin wird per Mail angefragt, per Telefon verschoben und per Chat bestätigt. Am Ende steht im Kalender etwas anderes als in der letzten Nachricht.
Vier Themen
Was KheepU für die Assistenz bedeutet
Jedes Thema hat aus Ihrer Sicht eine eigene Seite.
Datenanalyse
Wie voll der Kalender ist, sieht jeder. Wie viel daran hängt, sieht niemand.
Hinter jedem Termin stehen Vorbereitung, Nachbereitung und Zusagen. Die Assistenz spürt diese Last, bevor sie sichtbar wird. Eine Auswertung macht sie greifbar – für Sie und für die Geschäftsführung.
Kommunikation
Ein Termin, ein Vorgang – egal über wie viele Kanäle er abgestimmt wird
Die Assistenz spricht im Namen der Geschäftsführung, oft über mehrere Kanäle gleichzeitig. Wir halten die Fäden zusammen und bereiten Antworten vor, die Sie nur noch prüfen und abschicken.
Wissensmanagement
Die Vorgeschichte eines Termins in einer Übersicht, mit Quellen
Die Assistenz ist oft die einzige Person, die weiß, was bei einem früheren Treffen besprochen wurde. Wir sorgen dafür, dass dieses Wissen nicht nur in Ihrem Kopf liegt, sondern mit Fundstelle abrufbar ist.
Wissen validieren
Eine Zusammenfassung ist nur so gut wie der Beleg dahinter
Wenn die Geschäftsführung auf Ihre Vorbereitung vertraut, muss sie stimmen. Deshalb nennt jede Aussage ihre Quelle, und Sie entscheiden, was als gesichert gilt.
Was Sie vor dem Start wissen sollten
- Sieht das System Inhalte, die nur die Geschäftsführung und ich sehen dürfen, und wer sonst noch?
- Werden Mails im Namen der Geschäftsführung ohne mein Zutun verschickt?
- Bleiben Kalender und Postfach in den Werkzeugen, die wir heute nutzen?
- Wie gehe ich damit um, wenn eine erkannte Zusage nicht stimmt?
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktLiest das System das gesamte Postfach der Geschäftsführung?
Nur das, was Sie gemeinsam freigeben. Bestimmte Ordner, Absender oder Themen lassen sich ausnehmen. Das legen wir vor dem Start fest, nicht im Nachhinein.
Kann das System Termine selbstständig zusagen?
Termine schlägt es vor, eine Zusage nach außen geben Sie frei. Interne Einträge, etwa ein Vorbereitungsblock vor einem Termin, können auf Wunsch direkt angelegt werden.
Was ist, wenn die Geschäftsführung anders arbeitet als ich?
Die Abläufe richten sich nach Ihrer Zusammenarbeit, nicht umgekehrt. Ob die Geschäftsführung selbst auf die Übersichten zugreift oder nur Sie, entscheiden Sie beide.
Womit fangen wir an?
Oft mit der Terminvorbereitung, weil sie gut abgrenzbar ist und sofort zeigt, ob die Zusammenfassungen brauchbar sind. Zuerst im Mitlesemodus, ohne dass sich an Ihrer Arbeit etwas ändert.