Wissen validieren für die Assistenz
Eine Zusammenfassung ist nur so gut wie der Beleg dahinter
Wenn die Geschäftsführung auf Ihre Vorbereitung vertraut, muss sie stimmen. Deshalb nennt jede Aussage ihre Quelle, und Sie entscheiden, was als gesichert gilt.
Die Ausgangslage
Die Versuchung ist groß, ein Sprachmodell einfach die letzten Mails zusammenfassen zu lassen. Das Ergebnis klingt meist überzeugend. Ob die genannte Zusage tatsächlich gemacht wurde oder nur angedeutet war, ob ein Termin bestätigt oder nur vorgeschlagen ist, erkennt man an der glatten Formulierung nicht.
Für die Assistenz ist das heikel. Geht die Geschäftsführung mit einer falschen Annahme in ein Gespräch, fällt das auf die Vorbereitung zurück – und damit auf Sie.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Jede Aussage mit Fundstelle
In der Gesprächsvorbereitung steht hinter jeder Zusage und jeder Vereinbarung ein Verweis auf die Mail, die Notiz oder das Dokument, aus dem sie stammt. Ohne Quelle keine Aussage.
Schritt 2
Goldset aus echten Vorbereitungen
Gemeinsam mit Ihnen sammeln wir reale Fälle: frühere Termine, zu denen Sie wissen, was wirklich vereinbart war. Daran wird geprüft, ob die Übersichten stimmen, bevor sie im Alltag genutzt werden. Erfundene Zusagen führen zum Ausschluss.
Schritt 3
Unklares und Widersprüchliches markieren
Wird ein Termin in einer Mail bestätigt und in einer späteren wieder offen gelassen, zeigt die Übersicht beides und markiert den Widerspruch, statt eine Version zu wählen.
Schritt 4
Freigabe vor der Weitergabe
Vorbereitungen und Antwortentwürfe laufen über Stufe „Gelb“: Das System bereitet vor, Sie als namentlich zuständige Person prüfen und geben weiter.
Ein typischer Fall
Vor einer Verhandlung fasst das System die bisherige Korrespondenz zusammen. Ein Satz lautet zunächst, dass ein Preisnachlass zugesagt wurde. Die verknüpfte Quelle zeigt jedoch, dass die Geschäftsführung nur geschrieben hatte, sie werde einen Nachlass prüfen. Im Goldset war genau diese Art von Unterscheidung enthalten; der Ablauf markiert solche Stellen deshalb als „in Aussicht gestellt“, nicht als „zugesagt“. Die Assistentin prüft die Stelle und gibt die Vorbereitung frei.
Wo der Mensch entscheidet
Das System trifft keine Einschätzung, wie ernst eine Aussage gemeint war; es zeigt, was geschrieben wurde. Die Verantwortung für die Vorbereitung bleibt bei der Assistenz, die Entscheidungen im Gespräch bei der Geschäftsführung.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für die Assistenz
Wissen validieren aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWer bewertet, ob eine Zusammenfassung stimmt?
Sie oder eine andere Person aus Ihrem Betrieb, die die Fälle kennt. Wer den Ablauf einrichtet, bewertet ihn nicht selbst.
Was passiert, wenn das Goldset nicht bestanden wird?
Dann geht der Ablauf nicht in den Alltag oder bleibt im Mitlesemodus, bis die Ursache gefunden und behoben ist.
Muss ich jede Quelle selbst öffnen?
Nein. Sie öffnen sie dort, wo eine Aussage wichtig oder ungewöhnlich ist. Der Verweis ist da, damit Sie es jederzeit können.