Wozu die Dokumentation dient
Wenn eine Rückfrage kommt – vom Kunden, aus dem Team, von der Geschäftsführung –, will man rekonstruieren können, wie eine Antwort zustande kam. Ohne Aufzeichnung bleibt nur Vermutung. Zudem zeigt eine gute Dokumentation über die Zeit, ob ein Ablauf stabil arbeitet oder ob sich Probleme häufen.
Was je Vorgang festgehalten werden sollte
Sinnvoll sind die herangezogenen Quellen mit ihrem Stand, die Version der Konfiguration, der ursprüngliche Entwurf, die freigegebene Fassung und wer wann freigegeben hat. Der Unterschied zwischen Entwurf und Freigabe ist besonders aufschlussreich, weil er zeigt, wo Menschen korrigieren mussten.
Prüfungen und Abnahmen dokumentieren
Neben den einzelnen Vorgängen gehören die übergreifenden Prüfungen festgehalten: welches Goldset verwendet wurde, nach welchen Kriterien bewertet wurde, wer bewertet hat, wie das Ergebnis ausfiel und welche Entscheidung daraus folgte. Ebenso Änderungen an Freigabestufen und Zuständigkeiten, jeweils mit Datum und kurzer Begründung.
Datensparsamkeit beachten
Dokumentation kann selbst zum Risiko werden, wenn sie mehr Daten sammelt als nötig. Die Inhalte der Vorgänge liegen meist ohnehin in den führenden Systemen; die Dokumentation kann darauf verweisen, statt alles erneut zu speichern. Bei KheepU bleiben Ihre Systeme die führende Ablage, wir verarbeiten und verweisen. Welche Aufbewahrung für Sie angemessen ist, klären Sie mit Ihrer Datenschutzverantwortung.
Grenzen der Nachvollziehbarkeit
Auch eine vollständige Dokumentation erklärt nicht, warum ein Sprachmodell eine bestimmte Formulierung gewählt hat. Sie zeigt, was hineinging, was herauskam und wer entschieden hat. Für die Praxis genügt das meist, weil es die Frage beantwortet, ob die Antwort durch eine Quelle gedeckt und ordnungsgemäß freigegeben war.