Wissensmanagement für die Assistenz
Die Vorgeschichte eines Termins in einer Übersicht, mit Quellen
Die Assistenz ist oft die einzige Person, die weiß, was bei einem früheren Treffen besprochen wurde. Wir sorgen dafür, dass dieses Wissen nicht nur in Ihrem Kopf liegt, sondern mit Fundstelle abrufbar ist.
Die Ausgangslage
Vor einem wichtigen Termin stellt die Assistenz meist eine kleine Mappe zusammen: letzte Korrespondenz, offene Punkte, Gesprächsnotizen vom vorigen Mal, vielleicht eine Präsentation. Das kostet Zeit, und je länger die Beziehung zum Gegenüber zurückreicht, desto mehr muss gesucht werden.
Noch schwieriger wird es, wenn Absprachen nie schriftlich festgehalten wurden. Ein Rabatt, der mündlich in Aussicht gestellt wurde, eine Vereinbarung am Rande einer Veranstaltung – davon erfährt man oft erst, wenn sich die Gegenseite darauf beruft.
Und wenn die Assistenz selbst wechselt oder länger fehlt, geht dieses Wissen mit. Die Geschäftsführung merkt dann, wie viel sie stillschweigend vorausgesetzt hat.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Quellen je Kontakt verbinden
Mails, Kalendereinträge, Gesprächsnotizen und Dokumente werden je Geschäftspartner zusammengeführt, ohne sie zu kopieren. Sie bleiben in Postfach und Ablage.
Schritt 2
Gesprächsvorbereitung erzeugen
Vor einem Termin entsteht eine Übersicht: letzte Kontakte, offene Zusagen beider Seiten, zuletzt ausgetauschte Unterlagen – jeweils mit Verweis auf die Quelle.
Schritt 3
Absprachen festhalten
Nach einem Termin können Sie Notizen ergänzen. Erkannte Vereinbarungen werden vorgeschlagen, Sie bestätigen sie, damit sie beim nächsten Mal auftauchen.
Schritt 4
Übergabe ermöglichen
Muss eine Vertretung übernehmen, findet sie zu jedem Kontakt den Stand, ohne Sie anrufen zu müssen.
Ein typischer Fall
Die Geschäftsführerin trifft einen langjährigen Kunden, mit dem es zuletzt Ärger über eine Lieferung gab. Die Vorbereitung zeigt die Reklamation, die damals angebotene Gutschrift und den Hinweis aus einer Mail, dass der Kunde für das neue Jahr ein größeres Projekt plant. Die Assistentin ergänzt eine eigene Notiz aus einem Telefonat und legt die Übersicht in den Termin. Die Geschäftsführerin geht vorbereitet ins Gespräch, ohne am Vorabend selbst Mails durchsuchen zu müssen.
Wo der Mensch entscheidet
Die Übersicht entsteht aus Ihren vorhandenen Quellen; sie ersetzt kein CRM und legt keinen zweiten Datenbestand an. Was nicht dokumentiert ist, kann das System nicht wissen – es zeigt dann ehrlich, dass es nichts gefunden hat.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für die Assistenz
Wissensmanagement aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktBrauchen wir dafür ein CRM?
Nein. Vorhandene Systeme werden angebunden, wenn es sie gibt. Wenn nicht, reichen Postfach, Kalender und Ablage als Quellen.
Kann die Geschäftsführung die Vorbereitung selbst abrufen?
Wenn Sie das möchten, ja. Viele Assistenzen prüfen die Übersicht trotzdem kurz, bevor sie sie weitergeben.
Was passiert mit Notizen, die nur für mich gedacht sind?
Persönliche Notizen lassen sich als solche kennzeichnen und erscheinen nicht in Übersichten für andere.