Wissensmanagement für die Personalabteilung
Wie man im Betrieb ankommt, sollte nicht von einer einzigen Person abhängen
Onboarding-Schritte, Regelungen, Ansprechpersonen: Die Personalabteilung hält viel Wissen, das über Mails, Checklisten und Intranetseiten verteilt ist. Wir machen es mit Quelle auffindbar – für Ihr Team und, wo Sie wollen, für die Belegschaft.
Die Ausgangslage
Wenn jemand Neues anfängt, laufen viele Dinge parallel: Arbeitsplatz, Zugänge, Arbeitskleidung, Einführungstermine, Unterlagen zur Unterschrift. Für jede Stelle sieht das etwas anders aus. Die Checkliste dafür existiert oft in mehreren Fassungen, und die aktuellste ist die im Kopf der erfahrenen Kollegin.
Ähnlich verhält es sich mit Regelungen. Betriebsvereinbarungen, Richtlinien, Rundmails mit Ergänzungen – wer wissen will, was gilt, muss mehrere Quellen zusammenlesen. Und bei einem Wechsel in der Personalabteilung geht das Wissen um Sonderfälle und Absprachen leicht verloren.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Regelungen und Checklisten verbinden
Betriebsvereinbarungen, Richtlinien, Formulare und Onboarding-Listen werden angebunden, wo sie heute liegen. Es entsteht kein neues Handbuch.
Schritt 2
Fragen mit Fundstelle beantworten
Wer fragt, wie die Probezeitregelung für eine bestimmte Stelle aussieht, bekommt die Antwort mit Verweis auf die geltende Vereinbarung.
Schritt 3
Onboarding je Stelle zusammenstellen
Für eine neue Person entsteht aus den vorhandenen Listen eine Übersicht der nötigen Schritte und Zuständigkeiten. Ihr Team prüft und ergänzt.
Schritt 4
Übergaben vorbereiten
Wechselt die Betreuung eines Bereichs, entsteht eine Übersicht offener Vorgänge und vereinbarter Abläufe, jeweils mit Quelle. Persönliche Inhalte einzelner Mitarbeitender gehören nicht dazu.
Ein typischer Fall
Eine neue Mitarbeiterin im Lager fängt an, die zuständige Personalreferentin ist an diesem Tag nicht im Haus. Ihre Vertretung ruft die Onboarding-Übersicht für die Stelle auf: Sicherheitsunterweisung, Ausgabe der Arbeitskleidung, Zugang zum Zeiterfassungsterminal, Einführung durch die Schichtleitung. Jeder Punkt verweist auf die zugrundeliegende Checkliste. Die Vertretung stellt fest, dass eine Liste noch einen alten Ansprechpartner nennt, und markiert die Stelle zur Korrektur.
Wo der Mensch entscheidet
Personalakten, Gehaltsdaten, Krankmeldungen und Beurteilungen werden nicht angebunden. Das System verbindet allgemeine Regelungen und Abläufe, keine Informationen über einzelne Menschen. Es entsteht kein zweiter Datenbestand.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für die Personalabteilung
Wissensmanagement aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktKann die Belegschaft selbst Fragen stellen?
Wenn Sie das möchten, ja – beschränkt auf freigegebene Regelungen und mit Quelle in jeder Antwort. Persönliche Anliegen werden an die Personalabteilung weitergeleitet.
Was, wenn Regelungen sich widersprechen?
Dann zeigt das System beide Stellen mit Datum und markiert den Widerspruch. Welche gilt, entscheidet Ihre Personalabteilung.
Werden Personalakten durchsucht?
Nein. Personalakten und personenbezogene Unterlagen einzelner Mitarbeitender gehören nicht zu den angebundenen Quellen.