Personal / HR
Weniger Standardfragen beantworten. Mehr Zeit für die Menschen dahinter.
Wie viele Urlaubstage habe ich noch, wo finde ich das Formular für die Elternzeit, ist meine Bewerbung angekommen? Ein großer Teil der Personalarbeit sind Fragen, die sich wiederholen. Wir helfen beim Beantworten und Ordnen – bewertet werden Menschen dabei nie.
Alltag
Wo Zeit und Überblick verloren gehen
Dieselben Fragen über alle Kanäle
Urlaubsregelung, Reisekosten, Formular für die Adressänderung, Ansprechperson für das Dienstrad: Die Fragen kommen per Mail, im Chat, am Telefon und im Flur. Die Antworten stehen in Betriebsvereinbarungen und Intranetseiten, die kaum jemand findet.
Bewerbungen über viele Wege
Jobportal, Website-Formular, direkte Mail an die Abteilungsleitung, Initiativbewerbung im Sammelpostfach. Allein der Überblick, was eingegangen ist und wer eine Eingangsbestätigung bekommen hat, kostet Zeit.
Onboarding als Gedächtnisleistung
Laptop bestellen, Zugänge anlegen, Schlüssel ausgeben, Einführung planen. Welche Schritte für welche Stelle nötig sind, weiß meist eine Person – und die ist nicht immer da, wenn jemand Neues anfängt.
Übergaben ohne Unterlagen
Wechselt jemand im Team oder geht in Elternzeit, wandert die Übergabe in eine lange Mail. Was mit einzelnen Kolleginnen und Kollegen besprochen wurde, bleibt oft unklar.
Vier Themen
Was KheepU für die Personalabteilung bedeutet
Jedes Thema hat aus Ihrer Sicht eine eigene Seite.
Datenanalyse
Ausgewertet werden Fragen, nicht die Menschen, die sie stellen
Wenn jede zweite Anfrage die Reisekosten betrifft, liegt das selten an den Mitarbeitenden, sondern an der Regelung. Eine Auswertung der Anliegen zeigt, wo Information fehlt – ohne irgendjemanden zu durchleuchten.
Kommunikation
Antworten vorbereiten, Eingänge bestätigen – Entscheidungen bleiben bei Ihnen
Die Personalabteilung kommuniziert mit Mitarbeitenden, Bewerbenden und Führungskräften. Wir übernehmen die Vorarbeit bei Standardanliegen. Wo es um Menschen und Entscheidungen geht, bleibt die Kommunikation vollständig in Ihrer Hand.
Wissensmanagement
Wie man im Betrieb ankommt, sollte nicht von einer einzigen Person abhängen
Onboarding-Schritte, Regelungen, Ansprechpersonen: Die Personalabteilung hält viel Wissen, das über Mails, Checklisten und Intranetseiten verteilt ist. Wir machen es mit Quelle auffindbar – für Ihr Team und, wo Sie wollen, für die Belegschaft.
Wissen validieren
Eine Auskunft zu Urlaub oder Arbeitszeit muss sich auf die geltende Regelung stützen
Wer der Personalabteilung eine Frage stellt, verlässt sich auf die Antwort. Deshalb entstehen Entwürfe nur aus Regelungen, die Sie als gültig festgelegt haben, und eine zuständige Person prüft sie.
Was Sie vor dem Start wissen sollten
- Trifft das System eine Vorauswahl unter Bewerbenden oder bewertet es sie?
- Werden Leistung oder Verhalten von Mitarbeitenden ausgewertet?
- Welche Personalunterlagen sieht das System, und welche bleiben ausdrücklich außen vor?
- Wie binden wir Betriebsrat oder Belegschaftsvertretung frühzeitig ein?
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWählt die KI Bewerbende aus?
Nein. Bewertung und Vorauswahl von Bewerbungen sind bei uns Stufe „Rot“: Das macht ausschließlich ein Mensch. Das System hilft beim Eingang – Bestätigung, Zuordnung zur Stelle, Terminabstimmung –, nicht bei der Entscheidung.
Werden Mitarbeitende überwacht oder bewertet?
Nein. Es gibt keine Auswertung von Leistung, Verhalten oder Erreichbarkeit einzelner Personen. Ausgewertet werden höchstens Themen von Anfragen, etwa wie oft nach der Reisekostenregelung gefragt wird.
Was ist mit Krankmeldungen und ähnlich sensiblen Unterlagen?
Krankmeldungen, ärztliche Bescheinigungen und vergleichbare Unterlagen bleiben außen vor. Welche Ordner und Postfächer angebunden werden, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.
Womit fangen wir an?
Meist mit den wiederkehrenden Fragen der Belegschaft, weil sie sich aus vorhandenen Regelungen beantworten lassen und keine Personalentscheidungen berühren. Zuerst im Mitlesemodus.