Gemeinden und öffentliche Verwaltung
Das Gemeindeamt weiß viel. Es steht nur an vielen Stellen.
In einer Gemeinde landet alles am selben Amt: die Frage nach dem Abfuhrtermin, die Anfrage zum Zubau, die Anmeldung des Feuerwehrfests, die Suche nach einem Beschluss von vor vielen Jahren. Wenige Mitarbeitende decken ein breites Spektrum ab. Wir ordnen die Kommunikation und machen Wissen auffindbar – die Entscheidungen trifft weiterhin das Amt.
Alltag
Wo in der Gemeindeverwaltung Zeit verloren geht
Ein Postfach für alles
Über die allgemeine Gemeindeadresse kommen Fragen zu Müllabfuhr, Hundeabgabe, Meldewesen, Kindergartenplätzen und Bauvorhaben, dazu Rechnungen, Einladungen und Werbung. Wer das Postfach betreut, verteilt den halben Vormittag.
Bauamt zwischen Beratung und Verfahren
Viele Anfragen ans Bauamt sind Vorabfragen: Brauche ich für das Gartenhaus etwas, was gilt für den Zaun, wo bekomme ich den Bebauungsplan? Sie sind wichtig, aber sie konkurrieren mit den laufenden Verfahren um dieselbe Zeit.
Wissen geht mit in Pension
Der Amtsleiter, der seit Jahrzehnten im Haus ist, weiß, warum eine Straße so gewidmet wurde, welche Vereinbarung mit dem Nachbargrundstück besteht und welcher Beschluss dazu gefasst wurde. Ein großer Teil davon steht in keinem Akt so, dass ihn jemand anderer findet.
Beschlüsse sind protokolliert, aber schwer zu finden
Gemeinderatsprotokolle liegen vor, oft als eingescannte Verhandlungsschriften über viele Jahre. Wer wissen will, was zu einem Grundstück oder einer Förderung beschlossen wurde, liest Protokoll für Protokoll.
Vier Themen
Wo wir ansetzen
Datenanalyse, Kommunikation, Wissensmanagement und die Prüfung von Wissen hängen zusammen. Jedes Thema hat für Ihre Branche eine eigene Seite.
Datenanalyse
Was Bürgerinnen und Bürger wirklich fragen, steht im Postfach
Eine Gemeinde kennt ihre Einwohnerzahl, ihre Budgets und ihre Projekte. Welche Anliegen das Amt Woche für Woche beschäftigen, ist meist nur ein Gefühl. Die Kommunikation macht es messbar.
Kommunikation
Jede Anfrage beim richtigen Fachbereich, auch wenn sie an die allgemeine Adresse geht
Bürgerinnen und Bürger schreiben an das Gemeindeamt, nicht an einen Fachbereich. Wir sorgen dafür, dass jede Anfrage beim richtigen Menschen landet und Informationsfragen mit einem vorbereiteten Entwurf ankommen.
Wissensmanagement
Wenn der Amtsleiter in Pension geht, sollte sein Wissen bleiben
In vielen Gemeinden hängt das Verwaltungsgedächtnis an wenigen erfahrenen Personen. Wir verbinden Akten, Protokolle und Korrespondenz so, dass dieses Wissen auch ohne sie auffindbar ist, ohne einen neuen Bestand anzulegen.
Wissen validieren
Eine Auskunft des Amts muss stimmen und belegbar sein
Was das Gemeindeamt sagt, hat für Bürgerinnen und Bürger Gewicht. Deshalb darf ein KI-Entwurf bei uns nur entstehen, wenn er sich auf eine gültige Unterlage der Gemeinde stützt. Freigegeben wird er von einer Person im Amt.
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe zum Einstieg
Wir beginnen mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet. Erst wenn er trägt, kommt der nächste dazu.
Bürgeranfragen dem richtigen Fachbereich zuordnen
Anfragen an die Gemeindeadresse einordnen und an den richtigen Fachbereich geben.
Vorabfragen ans Bauamt vorbereiten
Allgemeine Bauanfragen mit Quelle vorbereiten – die Beurteilung bleibt beim Bauamt.
Veranstaltungsanmeldungen vollständig machen
Anmeldungen von Festen und Saalreservierungen auf Vollständigkeit prüfen.
Wissen bei Pensionierung übergeben
Offene Vorgänge und Vereinbarungen vor einer Pensionierung mit Quelle übergeben.
Gemeinderatsbeschlüsse wiederfinden
Beschlüsse nach Thema finden, mit Verweis auf Protokoll und Tagesordnungspunkt.
Ihre Werkzeuge bleiben
Wir lösen keine Systeme ab, die in der Gemeindeverwaltung gut funktionieren. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir an; wo nicht, klären wir in der Analysephase, was möglich ist und mit welchem Aufwand.
Wie Integrationen ablaufen →In der Branche verbreitet
- Gemeindesoftware
- Elektronischer Akt
- Sitzungsmanagement
- Gemeinde-Website und Bürgerservice-Formulare
- Microsoft 365
- Geoinformationssystem
Die Nennung bedeutet nicht, dass für jedes dieser Systeme schon eine fertige Anbindung besteht.
Branchenneutral
OfficeHub: Alle Kanäle. Ein sauberer Vorgang.
Die Basis-Vorgangsplattform. Kommunikation, Anfragen und Aufgaben laufen zentral zusammen. Sie starten mit Vorgängen; wenn das Geschäft komplexer wird, wächst die Struktur mit, ohne dass Sie etwas umbauen. Es sind dieselben Vorgänge.
Erstgespräch
Sehen wir uns an, wo in der Gemeindeverwaltung bei Ihnen Zeit verloren geht.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
Was in der Gemeindeverwaltung vor dem Start am häufigsten gefragt wird.
KontaktTrifft die KI Entscheidungen oder erstellt sie Bescheide?
Nein. Bescheide, Bewilligungen und alle Verwaltungsentscheidungen stehen auf der Stufe Rot: Sie bleiben ausschließlich bei den zuständigen Organen und Mitarbeitenden. Das System ordnet Anfragen, findet Unterlagen und bereitet Antworten auf Informationsfragen vor.
Bleibt unsere Gemeindesoftware führend?
Ja. Register, Akten, Abgaben und Sitzungsunterlagen bleiben in Ihren bestehenden Systemen. Ob sich diese anbinden lassen oder mit Exporten gearbeitet wird, klären wir an Ihrer konkreten Ausstattung.
Wer ist für die Daten der Bürgerinnen und Bürger verantwortlich?
Die Gemeinde. KheepU arbeitet als Auftragsverarbeiter nach Ihrer Weisung und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Welche Postfächer und Ablagen angebunden werden und wer was sehen darf, legen Sie fest.
Ist das auch für kleine Gemeinden sinnvoll?
Gerade in kleinen Ämtern, in denen wenige Personen alle Bereiche abdecken, fällt jede Suche ins Gewicht. Ob sich der Einsatz lohnt, klären wir im Erstgespräch an einem konkreten Ablauf Ihres Amts.