Anwendungsfall · Gemeinden und öffentliche Verwaltung
Wissen bei Pensionierung übergeben
Offene Vorgänge und Vereinbarungen vor einer Pensionierung mit Quelle übergeben.
Das Problem
Geht eine Amtsleiterin oder ein Bauamtsleiter nach langer Zeit in Pension, endet in vielen Gemeinden ein Stück Verwaltungsgedächtnis. Was zu einem Grundstück vereinbart wurde, warum ein Vertrag mit einem Verein so formuliert ist, welche Zusagen an Anrainer gemacht wurden, steht verteilt in Akten, Protokollen und alten Mails.
Die Übergabe besteht dann oft aus einigen Gesprächen und einer Liste aus dem Gedächtnis. Was darin fehlt, fällt erst Jahre später auf.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Themen festlegen
Gemeinsam mit der ausscheidenden Person werden die Themen und Bereiche bestimmt, für die eine Übergabe nötig ist.
Schritt 2
Quellen sichten
Akten, Protokolle und Korrespondenz zu diesen Themen werden auf offene Vorgänge, Vereinbarungen und Zusagen durchgesehen.
Schritt 3
Übersicht mit Fundstellen
Es entsteht eine Übersicht je Thema, in der jede Angabe auf ihre Quelle verweist.
Schritt 4
Gemeinsam prüfen und ergänzen
Ausscheidende Person und Nachfolge gehen die Übersicht durch, korrigieren und ergänzen, was nur mündlich bekannt war, als Aktenvermerk.
Was sich ändert
- Die Nachfolge startet mit einer belegten Übersicht statt mit Ordnern
- Mündliches Wissen wird festgehalten, solange es noch erfragt werden kann
- Zusagen der Gemeinde gehen beim Personalwechsel nicht verloren
Läuft selbstständig – intern, mit eindeutigem Ergebnis.
Die Übersicht ist intern, wird von Menschen gelesen und geprüft, bevor daraus etwas folgt, und hat keine Außenwirkung. Sie darf selbstständig erstellt werden.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Gemeinden und öffentliche Verwaltung
Weitere Anwendungsfälle in der Gemeindeverwaltung
Bürgeranfragen dem richtigen Fachbereich zuordnen
Anfragen an die Gemeindeadresse einordnen und an den richtigen Fachbereich geben.
Vorabfragen ans Bauamt vorbereiten
Allgemeine Bauanfragen mit Quelle vorbereiten – die Beurteilung bleibt beim Bauamt.
Veranstaltungsanmeldungen vollständig machen
Anmeldungen von Festen und Saalreservierungen auf Vollständigkeit prüfen.
Gemeinderatsbeschlüsse wiederfinden
Beschlüsse nach Thema finden, mit Verweis auf Protokoll und Tagesordnungspunkt.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWie früh sollte man damit beginnen?
So früh, dass die ausscheidende Person die Übersicht noch in Ruhe mit der Nachfolge durchgehen kann. Den Zeitpunkt legt die Gemeinde fest.
Werden private Inhalte aus Postfächern gelesen?
Nur die Quellen, die für die Amtsarbeit angebunden werden. Welche das sind, bestimmt die Gemeinde.