Anwendungsfall · Gemeinden und öffentliche Verwaltung
Veranstaltungsanmeldungen vollständig machen
Anmeldungen von Festen und Saalreservierungen auf Vollständigkeit prüfen.
Das Problem
Vereine, Pfarren und Private melden Feste, Märkte, Umzüge und Saalnutzungen bei der Gemeinde an. Die Anmeldungen kommen per Mail, Formular oder beim Gespräch mit dem Bürgermeister. Häufig fehlen Angaben: erwartete Besucherzahl, verantwortliche Person, Ausschank, Absperrungen, Lautsprecher.
Das Amt fragt nach, wartet und fragt noch einmal. Kurz vor dem Termin wird es dann hektisch, weil Auflagen oder Abstimmungen mit Bauhof und Feuerwehr noch offen sind.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Anmeldung erfassen
Veranstalter, Datum, Ort, Art der Veranstaltung und gemachte Angaben werden aus der Nachricht gelesen und als Vorgang angelegt.
Schritt 2
Vollständigkeit prüfen
Die Angaben werden mit der Checkliste der Gemeinde für diese Art von Veranstaltung verglichen. Fehlendes wird aufgelistet.
Schritt 3
Nachfrage vorbereiten
Für den Veranstalter entsteht eine Nachfrage mit genau den fehlenden Punkten. Das Amt prüft und versendet.
Schritt 4
Abstimmungen sichtbar halten
Offene Punkte mit Bauhof, Feuerwehr oder anderen Stellen bleiben am Vorgang sichtbar, bis sie erledigt sind.
Was sich ändert
- Anmeldungen sind früher vollständig
- Veranstalter werden einmal gezielt nachgefragt statt mehrmals
- Offene Abstimmungen fallen vor dem Termin auf, nicht am Vortag
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Die Nachfrage geht an Veranstalter, also nach außen, und wird vom Amt freigegeben. Ob und mit welchen Auflagen eine Veranstaltung stattfinden darf, entscheidet die Gemeinde; das steht auf Rot.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Gemeinden und öffentliche Verwaltung
Weitere Anwendungsfälle in der Gemeindeverwaltung
Bürgeranfragen dem richtigen Fachbereich zuordnen
Anfragen an die Gemeindeadresse einordnen und an den richtigen Fachbereich geben.
Vorabfragen ans Bauamt vorbereiten
Allgemeine Bauanfragen mit Quelle vorbereiten – die Beurteilung bleibt beim Bauamt.
Wissen bei Pensionierung übergeben
Offene Vorgänge und Vereinbarungen vor einer Pensionierung mit Quelle übergeben.
Gemeinderatsbeschlüsse wiederfinden
Beschlüsse nach Thema finden, mit Verweis auf Protokoll und Tagesordnungspunkt.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktPrüft das System, ob eine Veranstaltung zulässig ist?
Nein. Es prüft nur, ob die Angaben laut Checkliste der Gemeinde vollständig sind. Zulässigkeit und Auflagen beurteilt das Amt.
Wer legt die Checkliste fest?
Die Gemeinde. Sie kann je Art der Veranstaltung unterschiedlich sein und jederzeit angepasst werden.