Anwendungsfall · Gemeinden und öffentliche Verwaltung
Gemeinderatsbeschlüsse wiederfinden
Beschlüsse nach Thema finden, mit Verweis auf Protokoll und Tagesordnungspunkt.
Das Problem
Wurde der Grundtausch damals beschlossen, und zu welchen Bedingungen? Gibt es einen Beschluss zur Förderung von Photovoltaik für Vereine? Solche Fragen kommen von Bürgermeister, Gemeinderäten, Bürgern und Behörden. Die Antwort steht in einem Sitzungsprotokoll, aber in welchem?
Gesucht wird heute über Erinnerung, Volltextsuche in Dateien oder Durchblättern. Bei eingescannten älteren Protokollen versagt auch die Volltextsuche oft.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Protokolle anbinden
Sitzungsprotokolle und Beschlussauszüge werden aus Ihrer Ablage oder dem Sitzungsmanagement verbunden, auch eingescannte, sofern sie lesbar sind.
Schritt 2
Nach Thema suchen
Die Suche nach Grundstück, Verein, Straße oder Thema liefert die passenden Beschlüsse mit Sitzung, Tagesordnungspunkt und Zitat.
Schritt 3
Änderungen und Aufhebungen zeigen
Gibt es spätere Beschlüsse, die einen früheren ändern oder aufheben, werden sie gemeinsam angezeigt und markiert.
Was sich ändert
- Beschlüsse sind nach Thema auffindbar statt nur nach Sitzungsdatum
- Jede Fundstelle verweist auf Protokoll und Tagesordnungspunkt
- Spätere Änderungen eines Beschlusses werden nicht übersehen
Themen: Wissensmanagement in der Gemeindeverwaltung · Wissen validieren in der Gemeindeverwaltung
Läuft selbstständig – intern, mit eindeutigem Ergebnis.
Die Suche ist intern und liefert Fundstellen, keine Auslegung. Sie darf selbstständig laufen. Wird ein Beschluss nach außen zitiert, gibt ein Mensch die Auskunft frei.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Gemeinden und öffentliche Verwaltung
Weitere Anwendungsfälle in der Gemeindeverwaltung
Bürgeranfragen dem richtigen Fachbereich zuordnen
Anfragen an die Gemeindeadresse einordnen und an den richtigen Fachbereich geben.
Vorabfragen ans Bauamt vorbereiten
Allgemeine Bauanfragen mit Quelle vorbereiten – die Beurteilung bleibt beim Bauamt.
Veranstaltungsanmeldungen vollständig machen
Anmeldungen von Festen und Saalreservierungen auf Vollständigkeit prüfen.
Wissen bei Pensionierung übergeben
Offene Vorgänge und Vereinbarungen vor einer Pensionierung mit Quelle übergeben.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktLegt das System Beschlüsse aus?
Nein. Es findet und zitiert sie mit Fundstelle. Was ein Beschluss im Einzelfall bedeutet, beurteilt das Amt.
Wie wird geprüft, ob die Suche zuverlässig findet?
Vor dem Einsatz über ein Goldset: reale Fragen aus der Gemeinde, bei denen der richtige Beschluss bekannt ist. Erst wenn die Suche diese findet, geht sie in Betrieb.