Wissensmanagement in der Gemeindeverwaltung
Wenn der Amtsleiter in Pension geht, sollte sein Wissen bleiben
In vielen Gemeinden hängt das Verwaltungsgedächtnis an wenigen erfahrenen Personen. Wir verbinden Akten, Protokolle und Korrespondenz so, dass dieses Wissen auch ohne sie auffindbar ist, ohne einen neuen Bestand anzulegen.
Die Ausgangslage
Ein Gemeindeamt arbeitet über Jahrzehnte mit denselben Grundstücken, Straßen, Vereinen und Gemeindebürgern. Wer lange im Haus ist, kennt die Zusammenhänge: welche Dienstbarkeit für den Wasserleitungsstrang gilt, warum ein bestimmter Bauplatz nie bebaut wurde, was mit dem Verein für die Nutzung des Saals vereinbart ist.
Diese Zusammenhänge sind auf Akten, Protokolle, alte Mails und eingescannte Schriftstücke verteilt. Die Verbindung zwischen ihnen stellt die erfahrene Person im Kopf her. Steht ihre Pensionierung an, wird in vielen Gemeinden gerade erst bewusst, wie viel davon fehlt.
Neu eingestellte Bedienstete stehen dann vor der Aufgabe, sich dieses Wissen aus Ordnern zu erarbeiten, und fragen bei jeder Unklarheit nach, solange noch jemand da ist, der antworten kann.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Quellen verbinden statt umziehen
Elektronischer Akt, Ablage, Postfächer und Sitzungsprotokolle werden angebunden. Sie bleiben in Ihren Systemen und werden nicht in einen neuen Bestand kopiert.
Schritt 2
Nach Grundstück, Straße oder Thema finden
Wer zu einem Grundstück, einem Verein oder einer Straße sucht, findet die zugehörigen Akten, Beschlüsse und Schriftwechsel gemeinsam, jeweils mit Fundstelle.
Schritt 3
Übergabe vor der Pensionierung
Für die Themen einer ausscheidenden Person entsteht eine Übersicht offener Vorgänge und bekannter Vereinbarungen mit Verweis auf die Quelle. Sie wird gemeinsam mit der Nachfolge durchgegangen und ergänzt, solange beide noch im Haus sind.
Schritt 4
Zugriff nach bestehender Berechtigung
Wer eine Akte heute nicht einsehen darf, findet sie auch über die Suche nicht. Die Zugriffsregeln der Gemeinde gelten weiter.
Ein typischer Fall
Der langjährige Amtsleiter einer Gemeinde geht in absehbarer Zeit in Pension. Für die Themen, die er betreut hat, entsteht eine Übersicht: laufende Verfahren, bekannte Vereinbarungen mit Grundeigentümern, Verweise auf die zugehörigen Beschlüsse. Gemeinsam mit seiner Nachfolgerin geht er sie durch, korrigiert zwei Zuordnungen und ergänzt eine mündliche Absprache, die er daraufhin als Aktenvermerk festhält.
Wo der Mensch entscheidet
Gefundene Unterlagen sind Arbeitsgrundlage, keine rechtliche Bewertung. Ob eine alte Vereinbarung noch gilt, beurteilt das Amt. Das Wissen bleibt in Ihren Systemen, wir legen keinen zweiten Aktenbestand an.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe in der Gemeindeverwaltung
Weitere Themen in der Gemeindeverwaltung
- Datenanalyse →Was Bürgerinnen und Bürger wirklich fragen, steht im Postfach
- Kommunikation →Jede Anfrage beim richtigen Fachbereich, auch wenn sie an die allgemeine Adresse geht
- Wissen validieren →Eine Auskunft des Amts muss stimmen und belegbar sein
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktFunktioniert das auch mit eingescannten Altakten?
Grundsätzlich ja, sofern die Scans lesbar sind. Wie weit zurück es sinnvoll ist, legen wir gemeinsam für den jeweiligen Zweck fest.
Ersetzt das den elektronischen Akt?
Nein. Der Akt bleibt, wo er ist. Wir verbinden ihn mit Protokollen und Korrespondenz, damit Zusammenhänge sichtbar werden.
Was, wenn die Übersicht etwas falsch zuordnet?
Jede Angabe zeigt ihre Quelle. Fehler werden bei der gemeinsamen Durchsicht korrigiert, bevor die Übersicht als Grundlage dient.