Was ein Dashboard leistet
Ein Dashboard bündelt Kennzahlen auf einer Seite: Auftragseingang, offene Anfragen, Durchlaufzeiten, Reklamationen. Es ist gut für Besprechungen, Monatsrückblicke und für Menschen, deren Aufgabe der Überblick ist. Seine Stärke ist der Zusammenhang: Man sieht mehrere Größen nebeneinander und kann Entwicklungen erkennen. Seine Schwäche: Es wartet darauf, angesehen zu werden.
Warum viele Dashboards ungelesen bleiben
Im Tagesgeschäft hat kaum jemand Zeit, aktiv nach Auffälligkeiten zu suchen. Dashboards werden mit Begeisterung eingeführt und nach einigen Wochen nur noch vor dem Monatsgespräch geöffnet. Dazu kommt, dass Auffälligkeiten zwischen vielen unauffälligen Zahlen untergehen. Ein einzelner Vorgang, der kritisch wird, ist in einer aggregierten Kennzahl oft gar nicht zu sehen.
Was einen guten Hinweis ausmacht
Ein Hinweis kommt zur Person, statt dass sie ihn suchen muss. Damit er nicht zur Störung wird, braucht er drei Eigenschaften: Er ist selten genug, um ernst genommen zu werden. Er ist konkret, nennt also den Vorgang und was auffällt. Und er belegt sich selbst, indem er auf die Nachrichten oder Daten verweist, aus denen er abgeleitet ist. Ein Hinweis wie „Auftrag X: Kunde hat zweimal nach dem Liefertermin gefragt, keine Antwort seit der letzten Nachricht“ ist brauchbar. „Kundenzufriedenheit gesunken“ ist es nicht.
Die Gefahr der Hinweisflut
Zu viele Hinweise wirken wie gar keine. Wer täglich Dutzende Meldungen bekommt, ignoriert sie bald alle. Deshalb sollten Schwellen anfangs eher hoch angesetzt und nach Erfahrung nachjustiert werden. Hilfreich ist, Hinweise nach Dringlichkeit zu trennen und weniger dringende gesammelt zu einem festen Zeitpunkt zuzustellen. Die Zuständigen sollten außerdem sagen können, ob ein Hinweis nützlich war, damit die Regeln besser werden.
Beides an der richtigen Stelle
Sinnvoll ist meist eine Kombination: Hinweise für das, was schnell eine Reaktion braucht, ein schlanker Überblick für die regelmäßige Rückschau. KheepU legt den Schwerpunkt auf Hinweise mit Quellenangabe, weil Früherkennung im Alltag nur wirkt, wenn sie die richtige Person erreicht. Was daraufhin geschieht, entscheidet diese Person.