Datenanalyse für die IT-Leitung
Auswertungen ermöglichen, ohne ein zweites Datenlager zu betreiben
Die Fachabteilungen wollen wissen, wo Vorgänge hängen. Die IT will nicht noch einen Datenbestand absichern. Beides passt zusammen, wenn die Analyse liest, statt zu kopieren.
Die Ausgangslage
Die Bitte kommt regelmäßig: Der Vertrieb möchte sehen, welche Anfragen unbeantwortet bleiben, der Kundendienst, welche Reklamationen sich häufen. Die Daten dafür liegen verteilt im Postfach, im Ticketsystem, im ERP. Der übliche Weg ist ein Export in eine Tabelle oder ein Data-Warehouse-Projekt, das mehr Zeit für Datenmodellierung als für Erkenntnisse braucht.
Für die IT bedeutet jeder Export eine neue Kopie, die irgendwo liegt, nicht gelöscht wird und Berechtigungen umgeht, die im Quellsystem sorgfältig gepflegt sind. Je mehr solcher Auszüge kursieren, desto weniger lässt sich sagen, wer was gesehen hat.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Lesend anbinden
Die Analyse bekommt nur Lesezugriff auf die Quellen, die der vereinbarte Ablauf braucht. Was gelesen, was verarbeitet und was zurückgeschrieben werden darf, wird je System festgelegt und dokumentiert.
Schritt 2
Wenig zwischenspeichern
Für die Auswertung werden Vorgänge mit Metadaten versehen und zugeordnet. Zwischengespeichertes hat eine festgelegte Speicherdauer und wird danach gelöscht; die Bestände bleiben in Ihren Systemen.
Schritt 3
Berechtigungen respektieren
Wer im CRM nur seine eigenen Kunden sieht, sieht in der Auswertung nicht mehr. Die Rechte der Quellsysteme werden übernommen, nicht neu erfunden.
Schritt 4
Ergebnisse dorthin, wo gearbeitet wird
Ein Hinweis auf einen liegengebliebenen Vorgang landet als Aufgabe im bestehenden System – sobald Sie dafür das Schreiben freigegeben haben. Bis dahin bleibt es beim Vorschlag.
Ein typischer Fall
Die Vertriebsleitung bittet die IT um eine wöchentliche Liste aller Angebotsanfragen ohne Antwort. Statt eines Exports aus drei Postfächern wird das gemeinsame Vertriebspostfach lesend angebunden, die Anfragen werden den Kunden im CRM zugeordnet. Die IT legt fest, dass das System nichts zurückschreibt. Nach der Messphase entscheidet sie, ob offene Anfragen künftig als Aufgabe im CRM erscheinen dürfen.
Wo der Mensch entscheidet
Wir bauen kein Data Warehouse und keine Schattenkopie Ihrer Systeme. Ausgewertet werden Vorgänge, nicht Mitarbeitende: Auswertungen zur Leistung einzelner Personen entstehen nicht, auch nicht auf Wunsch einer Abteilung. Die Entscheidung über jede zusätzliche Schreibberechtigung bleibt bei Ihrer IT.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für die IT-Leitung
Datenanalyse aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktBrauchen wir eine eigene Datenbank für die Auswertung?
Nein. Die Kontextschicht hält nur, was für die Zuordnung nötig ist. Ihre Systeme bleiben die Quelle, aus der gelesen wird.
Wie wird verhindert, dass die Auswertung Rechte umgeht?
Die Berechtigungen der angebundenen Systeme gelten weiter. Wie das für Ihre konkreten Systeme umgesetzt wird, klären wir vor der Anbindung schriftlich mit Ihrer IT.
Können wir die Anbindung jederzeit abschalten?
Ja. Jede Anbindung hat einen eigenen Zustand, von aus über mitlesend bis aktiv. Sie lässt sich einzeln zurückstufen, ohne die anderen zu berühren.