Datenanalyse für Datenschutzbeauftragte
Eine Auswertung von Kommunikation braucht einen engen Zweck
Wenn Mails und Anrufnotizen ausgewertet werden, liegt eine Frage nahe: Wird hier überwacht? Unsere Antwort ist strukturell – ausgewertet werden Vorgänge, und für Leistungsauswertungen einzelner Personen gibt es keine Funktion.
Die Ausgangslage
Kommunikationsdaten enthalten fast immer personenbezogene Daten, und zwar von zwei Seiten: von Kunden oder Bürgern, die schreiben, und von Mitarbeitenden, die antworten. Eine Auswertung, die beides vermischt, wird schnell zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle, auch wenn das niemand beabsichtigt hat.
Für die Datenschutzbeauftragte ist deshalb weniger die Technik entscheidend als die Frage, welches Ergebnis überhaupt entstehen soll. „Wir wollen sehen, wo Anfragen liegen bleiben“ ist ein anderer Zweck als „wir wollen sehen, wer langsam antwortet“ – auch wenn die Rohdaten dieselben sind.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Zweck je Ablauf schriftlich festhalten
Bevor eine Quelle angebunden wird, steht fest, welche Fragestellung der Ablauf beantwortet. Diese Beschreibung können Sie für Ihr Verarbeitungsverzeichnis heranziehen.
Schritt 2
Nur den nötigen Ausschnitt verarbeiten
Das Sprachmodell bekommt nicht ganze Postfächer, sondern den Ausschnitt, den ein Vorgang braucht. Welche Felder für die Zuordnung herangezogen werden, legen wir gemeinsam fest.
Schritt 3
Ergebnisse auf Vorgangsebene
Auswertungen zeigen Vorgangsarten, Liegezeiten und Häufungen. Ranglisten oder Kennzahlen je Mitarbeitender werden nicht gebaut.
Schritt 4
Speicherdauer festlegen
Was für die Analyse zwischengespeichert wird, hat eine festgelegte Frist und wird danach gelöscht, auf Ihre Weisung auch früher.
Ein typischer Fall
Eine Verwaltung möchte wissen, warum Anfragen zu einem bestimmten Thema lange offen bleiben. Die Datenschutzbeauftragte verlangt, dass die Auswertung nur Themen und Bearbeitungsstände zeigt, keine Sachbearbeiternamen. Der Zweck wird so festgehalten, die Zuordnung entsprechend eingeschränkt. Als später die Abteilungsleitung eine Auswertung nach Person wünscht, liegt die schriftliche Zweckbeschreibung vor, und die Anfrage wird abgelehnt.
Wo der Mensch entscheidet
Wir beurteilen nicht, ob eine Auswertung in Ihrem Haus zulässig ist; das ist Ihre Aufgabe und die des Verantwortlichen. Wir sorgen dafür, dass das System den festgelegten Zweck technisch abbildet und keine Funktion zur Leistungskontrolle enthält.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für Datenschutzbeauftragte
Datenanalyse aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktKann eine Auswertung nachträglich auf Personen umgestellt werden?
Eine solche Funktion ist nicht vorgesehen. Eine neue Fragestellung wäre ein neuer Ablauf mit neuer Zweckbeschreibung, über den Sie vorab informiert werden.
Werden Inhalte aus Mails dauerhaft gespeichert?
Nein. Die Inhalte bleiben in Ihrem Mailsystem. Zwischengespeichertes für die Analyse hat eine festgelegte Speicherdauer.
Ist der Betriebsrat einzubinden?
Das ist eine Frage Ihrer internen Regelungen, die wir nicht beantworten können. Wir stellen gern die Ablaufbeschreibung zur Verfügung, die dafür nötig ist.