Datenanalyse in der Anwaltskanzlei
Welche Akte gerade still liegt, zeigt die Korrespondenz
Das Fristenbuch sagt, wann etwas fällig ist. Es sagt nicht, welche Akte seit längerem niemand angefasst hat, obwohl der Mandant zweimal nachgefragt hat. Diese Lücke lässt sich schließen.
Die Ausgangslage
Kanzleisoftware bildet Akten, Fristen, Termine und Leistungen ab. Was sie kaum zeigt, ist der Zustand der Kommunikation: ob die Gegenseite auf das letzte Schreiben reagiert hat, ob eine Mandantenanfrage unbeantwortet im Sekretariat liegt, ob ein Vergleichsvorschlag ohne Rückmeldung geblieben ist.
Bei vielen parallel laufenden Akten entsteht so ein blinder Fleck. Die Fristen sind sauber notiert, doch zwischen zwei Fristen kann ein Mandat still werden – bis der Mandant verärgert anruft oder die Gegenseite die Initiative ergreift.
Dazu kommt die wirtschaftliche Seite. Pauschal abgerechnete Mandate und Stundensatzmandate binden sehr unterschiedlich viel Korrespondenz. Wie viel davon außerhalb der erfassten Leistung passiert, bleibt in den meisten Kanzleien eine Schätzung der Partner.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Korrespondenz an die Akte
Mails, elektronische Zustellungen, eingescannte Post und Gesprächsnotizen werden der Akte zugeordnet. Das System schlägt die Zuordnung vor, das Sekretariat bestätigt oder korrigiert sie.
Schritt 2
Bewegung je Akte sichtbar machen
Wann ist zuletzt etwas eingegangen, wann hinausgegangen, wer wartet auf wen? Daraus entsteht für jede Akte ein Stand, der sich ohne Durchblättern lesen lässt.
Schritt 3
Auffälligkeiten melden
Eine Akte ohne Ausgang trotz offener Mandantenfrage, ein Schreiben der Gegenseite ohne Reaktion, eine Häufung ähnlicher Erstanfragen zu einem Rechtsgebiet: Solche Muster erscheinen als Hinweis bei der zuständigen Person.
Schritt 4
Neben die Abrechnung legen
Auf Wunsch wird der Korrespondenzaufwand je Mandat neben die erfasste Leistung gestellt. Ob daraus eine andere Honorarvereinbarung, ein Prozess oder ein Gespräch folgt, entscheidet die Kanzleileitung.
Ein typischer Fall
Eine Kanzlei mit arbeitsrechtlichem Schwerpunkt hat den Eindruck, dass Mandanten in laufenden Verfahren häufiger anrufen als früher. Die zugeordnete Korrespondenz zeigt, dass die Anrufe sich in der Phase zwischen Klagseinbringung und erster Verhandlung ballen, in der aus Sicht der Kanzlei nichts geschieht. Die Kanzlei führt an diesem Punkt eine kurze Sachstandsnachricht ein, die das Sekretariat vorbereitet und die zuständige Anwältin freigibt.
Wo der Mensch entscheidet
Ausgewertet werden Akten und Abläufe, nicht die Arbeitsweise einzelner Anwältinnen, Anwälte oder Mitarbeitender. Inhaltliche Bewertungen wie Erfolgsaussichten oder Prozessrisiko liefert die Auswertung nicht. Sie zeigt, wo Kommunikation stockt; was daraus folgt, entscheidet die Kanzlei.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe in der Anwaltskanzlei
Weitere Themen in der Anwaltskanzlei
- Kommunikation →Vier Absender, ein Verfahren, eine Akte
- Wissensmanagement →Die beste Vorlage ist oft ein eigener Schriftsatz aus einem früheren Verfahren
- Wissen validieren →Eine erfundene Fundstelle ist schlimmer als keine
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWird die rechtliche Qualität einer Akte bewertet?
Nein. Betrachtet wird nur der Verlauf der Kommunikation: Eingänge, Ausgänge, offene Anfragen. Ob ein Schriftsatz überzeugt, beurteilt kein System.
Brauchen wir dafür eine lückenlose Leistungserfassung?
Nein. Die Auswertung stützt sich auf die Korrespondenz selbst. Liegen Leistungsdaten vor, lassen sie sich danebenlegen, Voraussetzung sind sie nicht.
Sieht die Kanzleileitung dadurch, wer wie schnell antwortet?
Das ist ausdrücklich nicht das Ziel. Hinweise beziehen sich auf die Akte und ihren Stand. Leistungsvergleiche zwischen Personen werden nicht gebaut.