Rechtsanwaltskanzleien
Die Akte sollte wissen, was im Postfach steht
Viel Arbeit in der Kanzlei passiert zwischen den Schriftsätzen: Zustellungen zuordnen, Fristen erkennen, Mandanten auf dem Laufenden halten, das passende Muster aus einem früheren Verfahren wiederfinden. Genau dort setzen wir an. Rechtliche Einschätzungen bleiben ausschließlich bei Ihnen.
Alltag
Wo in der Anwaltskanzlei Zeit verloren geht
Eingänge ohne Aktenzeichen
Die Gegenseite schreibt ohne Ihr Zeichen, der Mandant leitet eine Mail mit drei Anhängen weiter, das Gericht stellt elektronisch zu, die Post wird eingescannt. Bevor jemand liest, muss jemand suchen, wohin das Schriftstück gehört.
Fristen beginnen im Posteingang
Ob eine Frist läuft, ergibt sich aus dem Schriftstück selbst. Erkannt, berechnet und eingetragen wird sie von Menschen, kontrolliert von einem zweiten. Diese Sorgfalt ist richtig und kostet Aufmerksamkeit, die im Sekretariat ohnehin knapp ist.
Mandanten fragen nach dem Stand
Hat die Gegenseite schon reagiert, wann ist die Verhandlung, muss ich etwas tun? Jede dieser Fragen unterbricht die Arbeit an einem Schriftsatz, obwohl die Antwort meist längst in der Akte steht.
Gute Argumentationen liegen in alten Akten
Zu einem wiederkehrenden Problem gab es schon einmal einen tragfähigen Schriftsatz. Wer ihn geschrieben hat, erinnert sich vielleicht an das Verfahren, aber selten an den Ablageort – und wenn diese Person die Kanzlei verlassen hat, ist das Wissen praktisch weg.
Vier Themen
Wo wir ansetzen
Datenanalyse, Kommunikation, Wissensmanagement und die Prüfung von Wissen hängen zusammen. Jedes Thema hat für Ihre Branche eine eigene Seite.
Datenanalyse
Welche Akte gerade still liegt, zeigt die Korrespondenz
Das Fristenbuch sagt, wann etwas fällig ist. Es sagt nicht, welche Akte seit längerem niemand angefasst hat, obwohl der Mandant zweimal nachgefragt hat. Diese Lücke lässt sich schließen.
Kommunikation
Vier Absender, ein Verfahren, eine Akte
In einem gewöhnlichen Zivilverfahren schreiben Gericht, Gegenseite, Mandant und oft eine Rechtsschutzversicherung, jeweils auf eigenem Weg. Wir sorgen dafür, dass alles bei derselben Akte ankommt und nichts ungeprüft hinausgeht.
Wissensmanagement
Die beste Vorlage ist oft ein eigener Schriftsatz aus einem früheren Verfahren
Kanzleiwissen steckt selten in der Mustersammlung. Es steckt in abgeschlossenen Akten, in Mails zwischen Partnern und in der Erinnerung derer, die ein Verfahren geführt haben. Wir machen es auffindbar, ohne es umzuziehen.
Wissen validieren
Eine erfundene Fundstelle ist schlimmer als keine
Sprachmodelle können Zitate und Entscheidungen hervorbringen, die echt aussehen und es nicht sind. In der Kanzlei ist das kein Schönheitsfehler. Deshalb darf bei uns nur verwendet werden, was eine überprüfbare Quelle in Ihrem eigenen Bestand hat.
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe zum Einstieg
Wir beginnen mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet. Erst wenn er trägt, kommt der nächste dazu.
Mandatsanlage aus der Erstanfrage vorbereiten
Beteiligte und Sachverhalt aus der Erstanfrage erfassen und mit früheren Akten abgleichen.
Fristrelevante Eingänge kennzeichnen
Zustellungen mit Fristbezug erkennen und der Fristenkontrolle vorlegen.
Sachstandsanfragen von Mandanten vorbereiten
Antwortentwürfe auf Standfragen aus dem Verlauf der Akte, freigegeben von der Anwältin.
Schreiben der Gegenseite aufbereiten
Neue Behauptungen der Gegenseite gegen die eigene Akte legen – mit Fundstelle, ohne Antwortentwurf.
Stillstehende Akten erkennen
Akten ohne Bewegung trotz offener Anfrage als internen Hinweis melden.
Ihre Werkzeuge bleiben
Wir lösen keine Systeme ab, die in der Anwaltskanzlei gut funktionieren. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir an; wo nicht, klären wir in der Analysephase, was möglich ist und mit welchem Aufwand.
Wie Integrationen ablaufen →In der Branche verbreitet
- Kanzleisoftware
- Elektronischer Rechtsverkehr
- Fristenbuch
- Microsoft 365
- Diktiersoftware
- Rechtsdatenbanken
- Dokumentenmanagement
Die Nennung bedeutet nicht, dass für jedes dieser Systeme schon eine fertige Anbindung besteht.
Branchenneutral
OfficeHub: Alle Kanäle. Ein sauberer Vorgang.
Die Basis-Vorgangsplattform. Kommunikation, Anfragen und Aufgaben laufen zentral zusammen. Sie starten mit Vorgängen; wenn das Geschäft komplexer wird, wächst die Struktur mit, ohne dass Sie etwas umbauen. Es sind dieselben Vorgänge.
Erstgespräch
Sehen wir uns an, wo in der Anwaltskanzlei bei Ihnen Zeit verloren geht.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenErteilt die KI Rechtsauskünfte?
Nein. Sie ordnet Eingänge, findet Stellen in Ihren eigenen Akten und bereitet Entwürfe für Routineschreiben vor. Jede rechtliche Einschätzung und jede Aussage gegenüber Mandanten, Gericht oder Gegenseite kommt von Ihnen.
Was bedeutet das für die anwaltliche Verschwiegenheit?
Die Verschwiegenheit bleibt Ihre Pflicht und Ihre Entscheidung. KheepU arbeitet als Auftragsverarbeiter nach Ihrer Weisung und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Welche Akten und Postfächer angebunden werden und wer was sehen darf, legen Sie fest; wie das zu Ihren berufsrechtlichen Vorgaben passt, beurteilt die Kanzlei.
Bleibt unsere Kanzleisoftware führend?
Ja. Akten, Fristenbuch, Termine und Leistungserfassung bleiben, wo sie sind. Ob eine Anbindung an Ihr Programm möglich ist oder mit Exporten gearbeitet wird, klären wir an Ihrem konkreten System, nicht vorab im Prospekt.
Wo beginnt man sinnvollerweise?
Meistens bei der Zuordnung des Posteingangs zu den Akten, weil alles Weitere darauf aufbaut. Erst wenn dieser Schritt im Alltag verlässlich funktioniert, kommen Sachstandsentwürfe oder die Suche in früheren Schriftsätzen dazu.