Anwendungsfall · Rechtsanwaltskanzleien
Fristrelevante Eingänge kennzeichnen
Zustellungen mit Fristbezug erkennen und der Fristenkontrolle vorlegen.
Das Problem
Fristen entstehen im Posteingang. Ein Urteil, ein Verbesserungsauftrag, eine Aufforderung zur Stellungnahme: Jedes dieser Schriftstücke kann eine Frist auslösen, und es muss erkannt werden, bevor es in einer Akte verschwindet. In vielen Kanzleien liegt diese Verantwortung bei wenigen erfahrenen Personen im Sekretariat.
Das Risiko ist weniger der einzelne Eingang als die Häufung: viele Zustellungen an einem Tag, eine Vertretung, die das Postfach nicht kennt, ein Anhang, der als Kopie für die Gegenseite gedacht war und in Wahrheit ein Beschluss ist.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Eingang lesen und einordnen
Elektronische Zustellungen und gescannte Post werden nach Art des Schriftstücks eingeordnet und der Akte zugeordnet. Schriftstücke, die typischerweise eine Frist auslösen, werden gekennzeichnet.
Schritt 2
Vorlage zur Fristnotierung
Gekennzeichnete Eingänge erscheinen gesammelt bei der Person, die Fristen notiert, mit der Stelle im Dokument, auf die sich der Hinweis stützt. Eine Fristberechnung nimmt das System nicht vor.
Schritt 3
Bestätigung und Eintragung
Die Kanzlei prüft, berechnet die Frist nach ihren Regeln und trägt sie im Fristenbuch ein. Erst dann gilt der Eingang als bearbeitet.
Schritt 4
Abgleich offener Kennzeichnungen
Gekennzeichnete Eingänge ohne Eintrag im Fristenbuch bleiben sichtbar, bis jemand sie bearbeitet oder bewusst als nicht fristrelevant verwirft.
Was sich ändert
- Fristrelevante Schriftstücke werden nicht erst beim Durchblättern der Akte entdeckt
- Vertretungen sehen, welche Eingänge noch auf Notierung warten
- Die Entscheidung über jede Frist bleibt nachvollziehbar bei einem Menschen
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Der Ablauf bleibt intern, aber ein Irrtum kann ein Verfahren kosten. Deshalb gilt die Kennzeichnung nur als Vorschlag, den ein Mensch bestätigt oder verwirft.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Rechtsanwaltskanzleien
Weitere Anwendungsfälle in der Anwaltskanzlei
Mandatsanlage aus der Erstanfrage vorbereiten
Beteiligte und Sachverhalt aus der Erstanfrage erfassen und mit früheren Akten abgleichen.
Sachstandsanfragen von Mandanten vorbereiten
Antwortentwürfe auf Standfragen aus dem Verlauf der Akte, freigegeben von der Anwältin.
Schreiben der Gegenseite aufbereiten
Neue Behauptungen der Gegenseite gegen die eigene Akte legen – mit Fundstelle, ohne Antwortentwurf.
Stillstehende Akten erkennen
Akten ohne Bewegung trotz offener Anfrage als internen Hinweis melden.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktBerechnet das System die Frist?
Nein. Es kennzeichnet Eingänge, die eine Frist auslösen könnten, und zeigt die Textstelle. Die Berechnung und Eintragung nehmen Sie vor.
Ersetzt das unsere Fristenkontrolle?
Nein. Ihr Fristenbuch und Ihre Kontrollregeln bleiben unverändert. Die Kennzeichnung ist eine zusätzliche Aufmerksamkeitsstufe davor.