Anwendungsfall · Rechtsanwaltskanzleien
Mandatsanlage aus der Erstanfrage vorbereiten
Beteiligte und Sachverhalt aus der Erstanfrage erfassen und mit früheren Akten abgleichen.
Das Problem
Eine Erstanfrage kommt selten geordnet. Ein Interessent schildert per Mail oder am Telefon einen Streit mit dem Vermieter, nennt die Gegenseite mal mit Firmennamen, mal nur mit dem Namen des Geschäftsführers, und hängt einen Teil der Korrespondenz an. Bevor die Kanzlei überhaupt entscheiden kann, ob sie das Mandat übernimmt, muss jemand die Beteiligten herausschreiben und prüfen, ob sie in früheren Akten schon einmal vorkamen.
Diese Vorarbeit liegt meist im Sekretariat und passiert unter Zeitdruck, weil der Interessent eine rasche Rückmeldung erwartet. Fehler an dieser Stelle ziehen sich durch die ganze Akte.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Anfrage auslesen
Aus Mail, Anhängen oder Telefonnotiz werden Mandant, Gegenseite, weitere Beteiligte, Rechtsgebiet und Kurzsachverhalt herausgezogen und als Entwurf für die Mandatsanlage dargestellt.
Schritt 2
Mit früheren Akten abgleichen
Die Namen werden mit dem Bestand der Kanzlei abgeglichen. Treffer – etwa eine frühere Akte, in der die Gegenseite Ihr Mandant war – werden mit Fundstelle angezeigt, ohne Bewertung.
Schritt 3
Entscheidung durch die Anwältin oder den Anwalt
Ob eine Interessenkollision vorliegt und ob das Mandat angenommen wird, entscheidet ausschließlich die Kanzlei. Das System liefert nur die Grundlage dafür.
Schritt 4
Rückmeldung an den Interessenten
Für die Antwort an den Interessenten – Terminvorschlag, Bitte um Unterlagen oder höfliche Absage – liegt ein Entwurf bereit, der vor dem Versand geprüft wird.
Was sich ändert
- Die Mandatsanlage beginnt mit einem vorausgefüllten Entwurf statt mit Abtippen
- Frühere Berührungspunkte mit Beteiligten werden sichtbar, bevor das Mandat angenommen ist
- Interessenten erhalten eine geordnete Rückmeldung statt einer Zwischennachricht
Themen: Kommunikation in der Anwaltskanzlei · Wissensmanagement in der Anwaltskanzlei
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Die Anlage greift in die Aktenstruktur ein und die Rückmeldung geht nach außen. Das System bereitet beides vor; die Kollisionsentscheidung selbst ist Sache der Anwältin oder des Anwalts und bleibt auf Rot.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Rechtsanwaltskanzleien
Weitere Anwendungsfälle in der Anwaltskanzlei
Fristrelevante Eingänge kennzeichnen
Zustellungen mit Fristbezug erkennen und der Fristenkontrolle vorlegen.
Sachstandsanfragen von Mandanten vorbereiten
Antwortentwürfe auf Standfragen aus dem Verlauf der Akte, freigegeben von der Anwältin.
Schreiben der Gegenseite aufbereiten
Neue Behauptungen der Gegenseite gegen die eigene Akte legen – mit Fundstelle, ohne Antwortentwurf.
Stillstehende Akten erkennen
Akten ohne Bewegung trotz offener Anfrage als internen Hinweis melden.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktErsetzt das die Kollisionsprüfung der Kanzlei?
Nein. Es zeigt Treffer aus Ihrem Bestand mit Fundstelle. Ob daraus ein Konflikt folgt, beurteilen Sie nach Ihren berufsrechtlichen Regeln.
Was passiert mit Anfragen, die abgelehnt werden?
Wie lange und in welcher Form solche Anfragen aufbewahrt werden, richtet sich nach Ihren Vorgaben. Das System legt keinen eigenen Bestand an.