Datenanalyse für Compliance-Verantwortliche
Wo Praxis und Richtlinie auseinanderlaufen, zeigt die Kommunikation
Stichproben finden, was jemand vermutet. Eine Auswertung der Vorgänge zeigt auch, was niemand vermutet hat: Ausnahmen, die zur Regel geworden sind, und Freigaben, die stillschweigend übersprungen werden.
Die Ausgangslage
Compliance-Prüfungen arbeiten meist mit Stichproben und Selbstauskünften. Das ist aufwendig und liefert ein Bild zu einem Stichtag. Was zwischen den Prüfungen passiert, bleibt im Tagesgeschäft verborgen – etwa, dass ein bestimmter Rabatt immer häufiger ohne die vorgesehene zweite Unterschrift gewährt wird.
Die Information dazu ist vorhanden. Sie steht in Mails, Freigabeanfragen und Notizen, nur nicht in einer Form, die sich auswerten lässt. Und sobald jemand vorschlägt, Kommunikation systematisch zu analysieren, steht zu Recht die Frage im Raum, ob daraus eine Mitarbeiterüberwachung wird.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Prüffrage als Ablauf formulieren
Statt „alles auswerten“ steht eine konkrete Frage am Anfang, etwa: Welche Sonderkonditionen wurden ohne dokumentierte Freigabe zugesagt? Daraus ergibt sich, welche Quellen gebraucht werden.
Schritt 2
Vorgänge zuordnen und einordnen
Kommunikation wird Vorgängen zugeordnet und mit Metadaten versehen: Art, Betrag, beteiligte Stellen, vorhandene oder fehlende Freigabe. Die Zuordnung schlägt das System vor, Ihr Team bestätigt.
Schritt 3
Abweichungen statt Personen melden
Gemeldet wird ein Vorgang, der vom vorgesehenen Weg abweicht. Ranglisten oder Profile einzelner Mitarbeitender entstehen nicht.
Schritt 4
Erkenntnis in den Prozess zurückgeben
Häufen sich Abweichungen, liegt die Ursache oft im Ablauf selbst. Das Ergebnis wird zur Frage an die Prozessverantwortlichen, nicht zur Akte über eine Person.
Ein typischer Fall
Im Großhandel sollen Sonderpreise über einer bestimmten Grenze von der Vertriebsleitung bestätigt werden. Die Auswertung der Angebotskommunikation zeigt, dass diese Bestätigung bei Folgeaufträgen regelmäßig fehlt, weil der erste Sonderpreis als Vorlage weiterverwendet wird. Compliance und Vertrieb passen daraufhin die Regel an, statt einzelne Verkäufer zur Rede zu stellen.
Wo der Mensch entscheidet
Analysiert werden Vorgänge, nicht Personen, und wir bauen keine Werkzeuge zur Leistungskontrolle. Ob und welche Konsequenzen eine Abweichung hat, entscheiden Sie. Unsere Auswertung ersetzt keine interne Untersuchung.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für Compliance-Verantwortliche
Datenanalyse aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktIst das eine dauerhafte Überwachung der Kommunikation?
Nein. Ausgewertet wird für eine festgelegte Prüffrage, mit festgelegtem Umfang. Eine neue Frage ist ein neuer Ablauf, der eigens vereinbart wird.
Können wir Ergebnisse für eine Prüfung verwenden?
Die Auswertung verweist auf die Vorgänge in Ihren Systemen. Die maßgeblichen Belege bleiben dort, wo sie heute liegen.
Wer sieht die gemeldeten Abweichungen?
Der Personenkreis, den Sie für den Ablauf festlegen. Die Berechtigungen der Quellsysteme gelten weiter.