Zwei Welten, die selten zusammenkommen
Im ERP oder in der Buchhaltung stehen Umsätze, Liefertermine und Reklamationsquoten. In den Postfächern steht, warum ein Auftrag später kam, weshalb ein Kunde reklamiert hat oder wieso ein Angebot nicht angenommen wurde. Beide Quellen werden meist getrennt ausgewertet: die Zahlen im Monatsbericht, die Kommunikation gar nicht. Wer eine Abweichung verstehen will, muss sich die Hintergründe dann mühsam zusammensuchen.
Der Vorgang als gemeinsamer Schlüssel
Die Verbindung gelingt über einen Bezugspunkt, den beide Welten kennen: Auftragsnummer, Kundennummer, Projektkürzel oder Vorgangsnummer. Je konsequenter dieser Bezug in der Kommunikation auftaucht, desto leichter fällt die Zuordnung. Wo er fehlt, muss aus Absender, Betreff und Inhalt erschlossen werden, zu welchem Vorgang eine Nachricht gehört. Das ist machbar, aber fehleranfällig; eine Prüfung durch Menschen bei unsicheren Zuordnungen bleibt sinnvoll.
Was die Verbindung zeigt
Ein typischer Fall: Die Durchlaufzeit von Aufträgen steigt. Die Zahl allein lässt offen, ob es an der Fertigung, am Einkauf oder an fehlenden Kundenangaben liegt. Ordnet man die Kommunikation zu, wird sichtbar, dass sich bei bestimmten Produktgruppen Rückfragen zu technischen Details häufen, bevor überhaupt gefertigt werden kann. Aus einer Zahl wird so eine Ursache, an der man ansetzen kann – etwa ein besseres Anfrageformular.
Häufige Fehler
Ein Fehler ist, zu viele Kennzahlen gleichzeitig verbinden zu wollen. Besser ist eine einzige Zahl, die heute Fragen aufwirft. Ein zweiter: aus der Kommunikation neue Kennzahlen abzuleiten, ohne zu prüfen, ob sie stabil sind. Die Zahl der Mails pro Vorgang etwa hängt stark davon ab, wie einzelne Menschen schreiben. Drittens wird gern vergessen, dass Kommunikation auch über Kanäle läuft, die nicht ausgewertet werden, und die Verbindung deshalb lückenhaft bleibt.
Wo KheepU ansetzt
KheepU ordnet Nachrichten Vorgängen zu und legt sie neben die Zahlen, die bereits in Ihren Systemen stehen. Wir übernehmen dabei keine Rolle als neues Datenlager, sondern verbinden, was vorhanden ist, und verweisen bei jedem Hinweis auf die Quelle.