Datenanalyse für Projektleitungen
Ein Projekt kippt selten über Nacht. Es kündigt sich in Nebensätzen an.
Wenn ein Lieferant schreibt „wir versuchen es“ statt „wir liefern“, wenn ein Planer zum dritten Mal um Klärung bittet, wenn der Auftraggeber beginnt, alles in Kopie an seine Geschäftsführung zu schicken: Das sind Signale. Wir helfen, sie rechtzeitig zu sehen.
Die Ausgangslage
Projektsteuerung stützt sich auf Pläne, Meilensteine und Kostenverfolgung. Diese Instrumente vergleichen Soll und Ist, und sie tun das zuverlässig. Ihr Nachteil: Sie melden eine Abweichung, wenn sie eingetreten ist. Die Ursache lag meist Wochen davor in der Kommunikation, verteilt auf viele Absender und Kanäle.
Eine Projektleiterin mit mehreren laufenden Projekten kann nicht jede Mail im Detail lesen. Sie verlässt sich auf Rückmeldungen ihrer Bauleiter oder Teilprojektleiter und auf ihr Gespür. Das funktioniert, solange die Zahl der Projekte überschaubar ist und niemand ausfällt.
Was fehlt, ist eine Verbindung zwischen der Planwelt und der Gesprächswelt: Zu welchem Arbeitspaket gehört diese Mail, und was bedeutet sie für den Termin?
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Kommunikation den Arbeitspaketen zuordnen
Eingehende Nachrichten, Protokollpunkte und Gesprächsnotizen werden Projekt und Arbeitspaket zugeordnet. Die Zuordnung schlägt das System vor, die Projektleitung oder das Team bestätigt sie.
Schritt 2
Zusagen und offene Fragen verfolgen
Liefertermine, zugesagte Freigaben, offene Klärungen: Was jemand verspricht oder schuldig ist, wird als Punkt am Arbeitspaket geführt, mit Verweis auf die Nachricht.
Schritt 3
Signale gegen den Plan legen
Eine offene Klärung bei einem Paket, das bald auf dem kritischen Pfad liegt, ist anders zu bewerten als eine bei einem Paket mit Puffer. Die Gewichtung folgt Ihrem Terminplan.
Schritt 4
Kurze Lage je Projekt
Statt alle Mails zu lesen, sehen Sie je Projekt, wo sich etwas verschiebt und warum, jeweils mit der Quelle. Was Sie daraus machen, entscheiden Sie.
Ein typischer Fall
In einem Bauprojekt fragt die Elektroplanung zweimal nach der endgültigen Lage eines Technikraums, beide Male ohne Antwort, weil die Frage an eine allgemeine Adresse ging. Gleichzeitig bestätigt der Lieferant für die Verteilung einen Termin, der auf der alten Planung beruht. Die Lage für die Projektleiterin zeigt die offene Klärung beim Arbeitspaket Technikraum mit beiden Anfragen und dem Liefertermin daneben. Sie klärt die Frage mit dem Auftraggeber, bevor bestellt wird.
Wo der Mensch entscheidet
Die Analyse bewertet Vorgänge im Projekt, nicht die Arbeit einzelner Personen oder Partnerfirmen. Der Terminplan bleibt in Ihrer Projektsoftware. Ob ein Signal eine Maßnahme rechtfertigt, entscheidet die Projektleitung.
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Datenanalyse aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMuss jede Mail im Betreff eine Projektnummer tragen?
Nein. Die Zuordnung stützt sich auf Absender, Inhalt und Verlauf. Eine Projektnummer hilft, ist aber keine Voraussetzung.
Wie gehen wir mit Baubesprechungen um, die nur mündlich stattfinden?
Liegt ein Protokoll vor, werden seine Punkte wie Nachrichten behandelt. Gibt es keines, kann eine kurze Notiz der Projektleitung genügen, um Zusagen festzuhalten.
Wer sieht die Lage eines Projekts?
Wer heute auch Zugriff auf das Projekt hat. Die Berechtigungen richten sich nach Ihrer Projektorganisation.