Wissensmanagement für Projektleitungen
Monate später fragt jemand: Warum haben wir das so gemacht?
Projekte erzeugen eine Menge Entscheidungen, von denen nur ein Teil im Protokoll landet. Wenn eine Nachtragsforderung kommt, ein Mangel auftritt oder ein ähnliches Projekt startet, brauchen Sie die Gründe. Wir helfen, sie wiederzufinden.
Die Ausgangslage
Die meisten Projektentscheidungen fallen nicht in formellen Sitzungen, sondern im Laufe der Abstimmung: in einer Mail, in der eine Variante bevorzugt wird, in einem Telefonat, nach dem ein Gewerk anders ausführt, in einer kurzen Nachricht, die eine Freigabe enthält. Das Ergebnis steht im Plan. Der Weg dorthin nicht.
Solange alle Beteiligten im Projekt sind, ist das kein Problem. Es wird zum Problem, wenn die Bauleitung wechselt, wenn ein Projekt nach längerer Pause wieder aufgenommen wird oder wenn bei einer Auseinandersetzung belegt werden muss, wer was gewünscht hat.
Erfahrene Projektleitungen wissen außerdem, dass das nächste Projekt oft ähnliche Fragen aufwirft. Die Antworten aus dem letzten liegen irgendwo im Archiv, aber niemand sucht danach.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Entscheidungen markieren
Wird in einer Nachricht oder einem Protokoll etwas festgelegt, freigegeben oder verworfen, schlägt das System vor, es als Entscheidung zu markieren: wer, wann, was, mit Verweis auf die Quelle.
Schritt 2
Entscheidungslog je Projekt
Aus diesen Markierungen entsteht ein Verlauf je Projekt und Arbeitspaket. Er ersetzt kein Protokoll, macht aber sichtbar, was zwischen den Sitzungen beschlossen wurde.
Schritt 3
Übergaben aus dem Log
Wechselt die Zuständigkeit, liegen die getroffenen Entscheidungen und offenen Punkte mit Begründung bereit. Die neue Person beginnt nicht bei null.
Schritt 4
Wissen über Projekte hinweg
Bei einem neuen Projekt lässt sich nachsehen, wie eine ähnliche Frage früher gelöst wurde und warum. Die Quellen bleiben in den Ablagen der früheren Projekte.
Ein typischer Fall
Nach Abschluss eines Projekts macht der Auftraggeber geltend, eine bestimmte Ausführung sei nicht vereinbart gewesen. Die Projektleiterin findet im Entscheidungslog den Eintrag, in dem der Auftraggeber die Variante per Mail ausgewählt hatte, zusammen mit der Planung, auf die er sich bezog. Die Diskussion verkürzt sich auf die Frage, wie mit der Mail umzugehen ist, statt darauf, ob es sie gibt.
Wo der Mensch entscheidet
Das Entscheidungslog ist ein Arbeitsmittel, kein Beweisarchiv. Ihre Projektablage und Ihre Protokolle bleiben führend. Ob eine Mail eine verbindliche Entscheidung darstellt, ist eine fachliche und gegebenenfalls rechtliche Frage, die wir nicht beantworten.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für Projektleitungen
Wissensmanagement aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMuss jemand jede Entscheidung manuell eintragen?
Nein. Das System schlägt Einträge vor, die Projektleitung oder das Team bestätigt sie. Nachgetragen wird nur, was mündlich passiert ist und Gewicht hat.
Wird dabei Projektdokumentation kopiert?
Nein. Das Log verweist auf die Quellen in Ihrer Ablage. Die Dokumente bleiben, wo sie sind.
Können wir Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten nutzen?
Ja, sofern die Ablagen angebunden sind. Bei älteren Projekten beginnen wir meist mit einer Auswahl, die für laufende Vorhaben relevant ist.