Wissensmanagement für das Office-Management
Das Office weiß, wie der Betrieb funktioniert. Meist steht es nirgends.
Welcher Handwerker für die Heizung kommt, wer die Firmenwagen verwaltet, wie neue Visitenkarten bestellt werden: Dieses Wissen hält den Betrieb am Laufen. Wir machen es auffindbar, wo es heute schon liegt.
Die Ausgangslage
In vielen Betrieben ist das Office das inoffizielle Gedächtnis. Hier weiß man, welcher Dienstleister welchen Vertrag hat, wie die Postvollmacht geregelt ist und dass der Wartungstermin für die Klimaanlage immer im Frühjahr ansteht. Aufgeschrieben ist das in alten Mails, in einer Excel-Liste mit Kontakten und in Ordnern, deren Namen nur eine Person deuten kann.
Fällt diese Person aus, wird schnell sichtbar, wie viel an ihr hängt. Die Vertretung ruft an, fragt nach, sucht – und das Office bekommt trotz Urlaub Anrufe.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Vorhandene Quellen verbinden
Postfach, Kontaktlisten, Verträge in der Ablage und interne Rundmails werden angebunden, nicht in eine neue Datenbank übertragen. Das Wissen bleibt, wo es ist.
Schritt 2
Fragen mit Fundstelle beantworten
Wer fragt „Wer wartet unseren Drucker?“, bekommt eine Antwort mit Verweis auf den Vertrag oder die letzte Mail des Dienstleisters – nicht nur eine Behauptung.
Schritt 3
Ablage durchsuchbar machen
Dokumente werden nach Inhalt gefunden, nicht nur nach Dateiname. Die gewachsene Ordnerstruktur muss dafür nicht umgebaut werden.
Schritt 4
Vertretung vorbereiten
Vor einem Urlaub entsteht eine Übersicht: laufende Vorgänge, anstehende Termine mit Dienstleistern, offene Bestellungen – jeweils mit Quelle.
Ein typischer Fall
Die Office-Managerin ist im Urlaub, als im Besprechungsraum der Beamer ausfällt. Die Kollegin aus dem Vertrieb fragt im internen Chat, wer dafür zuständig ist. Die Antwort nennt den IT-Dienstleister, verweist auf die letzte Servicemail mit der Störungsnummer und auf den Wartungsvertrag in der Ablage. Die Office-Managerin erfährt davon erst nach ihrer Rückkehr – aus der Übersicht, nicht aus einem Anruf am Strand.
Wo der Mensch entscheidet
Es entsteht kein zweiter Datenbestand und kein Wiki, das gepflegt werden muss. Antworten ohne Quelle gibt das System nicht; findet es nichts, sagt es das. Vertrauliche Unterlagen bleiben nur für die Personen sichtbar, die heute schon Zugriff haben.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für das Office-Management
Wissensmanagement aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMüssen wir unsere Ablage vorher aufräumen?
Nein. Aufräumen schadet nicht, ist aber keine Voraussetzung. Oft zeigt sich erst durch die Suche, welche Ordner doppelt oder veraltet sind.
Wer darf welche Antworten bekommen?
Jede Person sieht nur, worauf sie heute schon Zugriff hat. Ein Vertrag aus dem Ordner der Geschäftsführung taucht in der Antwort für das ganze Team nicht auf.
Was, wenn die Information veraltet ist?
Antworten zeigen das Datum ihrer Quelle. Widersprechen sich zwei Quellen, wird das markiert, damit Sie klären können, welche gilt.