Das Problem mit dem fehlenden Warum
In vielen Betrieben ist das Ergebnis einer Entscheidung sichtbar – der Lieferant wurde gewechselt, der Preis angepasst, ein Produkt eingestellt –, die Begründung aber nicht. Jahre später fragt jemand, ob man zum alten Lieferanten zurückkehren könnte, und niemand weiß mehr, warum man gewechselt hat. Im schlimmsten Fall wird derselbe Fehler zweimal gemacht.
Was ein Entscheidungsvermerk enthalten sollte
Bewährt hat sich ein kurzes, immer gleiches Format: Worum ging es? Was wurde entschieden? Warum? Welche Alternativen lagen auf dem Tisch und weshalb wurden sie verworfen? Wer hat entschieden, und ab wann gilt es? In der Softwareentwicklung heißt so etwas Architecture Decision Record; das Prinzip lässt sich auf jede betriebliche Entscheidung übertragen.
Wo Entscheidungen abgelegt werden
Ein zentrales Entscheidungsregister ist sinnvoll für Grundsatzfragen, etwa Preispolitik oder Lieferantenauswahl. Entscheidungen zu einem einzelnen Auftrag oder Kunden gehören dagegen an den jeweiligen Vorgang. Wichtig ist, dass beide auffindbar sind: Wer zum Kunden sucht, sollte die dort getroffene Kulanzentscheidung sehen, und wer zum Thema sucht, die übergreifende Regel.
Veraltete Entscheidungen kennzeichnen
Entscheidungen werden revidiert. Dann sollte die alte nicht einfach verschwinden, sondern als abgelöst markiert werden, mit Verweis auf die neue. So bleibt nachvollziehbar, was zu welchem Zeitpunkt galt. Gerade bei wiederkehrenden Diskussionen hilft das: Man sieht, dass das Thema schon einmal entschieden wurde und mit welchen Argumenten.
Grenzen
Nicht jede Entscheidung braucht einen Vermerk; das würde den Alltag lähmen. Sinnvoll ist er dort, wo eine Entscheidung länger wirkt, Geld oder Kundenbeziehungen betrifft oder wahrscheinlich wieder hinterfragt wird. Und ein Vermerk gibt nur die Sicht zum Zeitpunkt der Entscheidung wieder – ob sie richtig war, zeigt sich erst später.