Wissensmanagement im Lebensmittelhandel
Das richtige Datenblatt ist das aktuelle Datenblatt
Im Lebensmittelhandel gibt es zu fast jedem Artikel ein Dokument: Spezifikation, Produktdatenblatt, Zutatenliste, Herkunftsnachweis. Das Problem ist selten, dass es fehlt, sondern dass niemand weiß, welche Fassung gilt.
Die Ausgangslage
Lieferanten schicken Produktdatenblätter per Mail, laden sie in ein Portal oder hängen sie an eine Preisliste. Bei Rezepturänderungen kommt eine neue Fassung, manchmal mit Hinweis, manchmal ohne. Im Ordner der Qualitätssicherung liegen dann zwei Versionen, im Postfach des Verkaufs eine dritte.
Daneben gibt es Wissen über Kunden: welche Großküche nur bestimmte Gebindegrößen nimmt, welches Hotel eine Herkunftsangabe auf dem Lieferschein braucht, mit welchem Händler ein Sonderpreis für die Saison vereinbart wurde. Dieses Wissen steckt beim Außendienst und in alten Mails.
Wechselt jemand im Verkauf oder ist im Urlaub, wird beides zur Suche. Und gerade bei Produktfragen ist ein Treffer in einer alten Fassung schlimmer als gar keiner.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Quellen anbinden, nicht umziehen
Ablage der Qualitätssicherung, Lieferantenportale, sofern zugänglich, und Postfächer werden verbunden. Die Dokumente bleiben, wo sie sind.
Schritt 2
Fassungen erkennen
Zu einem Artikel werden alle bekannten Datenblätter mit Datum und Herkunft angezeigt. Welche Fassung gilt, legt die Qualitätssicherung fest; ältere werden als solche markiert.
Schritt 3
Kundenabsprachen am Kunden
Vereinbarungen zu Gebinden, Kennzeichnung oder Lieferzeiten werden aus der Kommunikation erkannt und nach Bestätigung beim Kunden angezeigt, mit der ursprünglichen Nachricht als Quelle.
Schritt 4
Wissen im Vorgang
Wer eine Bestellung, Anfrage oder Reklamation bearbeitet, sieht dazu das gültige Datenblatt und die bekannten Absprachen, ohne in Ordnern zu suchen.
Ein typischer Fall
Ein Lieferant ändert die Rezeptur eines Fertigdressings und schickt das neue Datenblatt an die Einkäuferin, die gerade im Urlaub ist. Als einige Tage später eine Kantine nach den Zutaten fragt, zeigt das System zum Artikel zwei Datenblätter mit unterschiedlichem Datum und markiert, dass die neuere Fassung noch nicht von der Qualitätssicherung als gültig bestätigt wurde. Der Verkauf beantwortet die Frage erst, nachdem die Qualitätssicherung die neue Fassung geprüft hat.
Wo der Mensch entscheidet
Ablage, PIM und Warenwirtschaft bleiben die Orte, an denen Produktdaten gepflegt werden. Wir legen keinen zweiten Bestand an und entscheiden nicht, welche Fassung gilt – das tut Ihre Qualitätssicherung.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe im Lebensmittelhandel
Allergen- und Zutatenanfragen vorbereiten
Allergenauskünfte nur aus freigegebenen Datenblättern, mit Quelle und Prüfung durch Menschen.
Neue Produktdatenblätter erkennen und zuordnen
Neue Datenblätter von Lieferanten erkennen und der Qualitätssicherung zur Bestätigung vorlegen.
Weitere Themen im Lebensmittelhandel
- Datenanalyse →Reklamationen erzählen mehr als die Gutschrift
- Kommunikation →Die Küche bestellt, wann und wie sie Zeit hat
- Wissen validieren →Bei Allergenen gibt es keine plausible Antwort, nur eine belegte
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktErsetzt das ein Produktinformationssystem?
Nein. Ein PIM pflegt Produktdaten strukturiert. Wir verbinden es, soweit möglich, mit der Kommunikation und mit Dokumenten, die noch nicht im PIM gelandet sind.
Müssen wir alle Datenblätter vorher sortieren?
Nein. Wir beginnen mit den Artikeln, zu denen am häufigsten gefragt wird. Wo Fassungen fehlen oder sich widersprechen, wird das sichtbar und kann gezielt bereinigt werden.
Wer darf welche Dokumente sehen?
Die Berechtigungen folgen Ihren bestehenden Ablagen. Vertrauliche Lieferantenkonditionen bleiben bei denen, die sie heute schon sehen dürfen.