Wissensmanagement in der Apotheke
Wie die Apotheke funktioniert, sollte nicht an einer Schicht hängen
Wer weiß, wie die Retoure an den Großhandel läuft, wen man beim Ausfall des Kommissionierers anruft und was beim Notdienstwechsel zu tun ist? Meist eine oder zwei Personen. Wir verbinden dieses Wissen mit den Abläufen, die es brauchen.
Die Ausgangslage
Apotheken arbeiten in Schichten, oft mit Teilzeitkräften und wechselnden Besetzungen. Organisatorisches Wissen wird mündlich weitergegeben: an der Tara, beim Schichtwechsel, im Pausenraum. Was davon schriftlich existiert, liegt verstreut in Mails, Ordnern und Notizzetteln.
Das funktioniert, solange die erfahrenen Kolleginnen und Kollegen da sind. Fällt jemand aus oder verlässt das Team, merkt man erst beim nächsten Sonderfall, was fehlt: die Ansprechperson beim Hersteller für eine bestimmte Rückrufaktion, die Absprache mit dem Pflegeheim über Lieferzeiten, der Weg, wie eine Fehllieferung reklamiert wird.
Ein Wiki würde helfen, wenn es jemand pflegte. In der Praxis ist dafür keine Zeit, und eine veraltete Anleitung ist im Ernstfall schlechter als gar keine.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Organisatorische Quellen anbinden
Mails mit Lieferanten, interne Anleitungen, Notizen zum Notdienst und Gerätedokumentation werden angebunden, nicht in eine neue Ablage kopiert.
Schritt 2
Wissen am Ablauf zeigen
Wird ein Rückstand gemeldet oder steht eine Retoure an, erscheint dazu, wie es zuletzt gelöst wurde und wer Ansprechperson war, mit Verweis auf die Quelle.
Schritt 3
Schichtübergabe stützen
Offene Lieferantenvorgänge, zugesagte Rückmeldungen und Besonderheiten des Tages werden für die nächste Schicht zusammengestellt.
Schritt 4
Veraltetes erkennen
Ändert sich eine Ansprechperson oder ein Ablauf, wird die ältere Fundstelle markiert, damit niemand nach einer überholten Anleitung arbeitet.
Ein typischer Fall
Ein Hersteller kündigt per Mail die Rücknahme einer bestimmten Charge an. Die Kollegin, die sich sonst um solche Meldungen kümmert, ist im Urlaub. Zum Vorgang zeigt das System, wie die letzte vergleichbare Meldung abgewickelt wurde, welche Schritte im Team dafür vereinbart sind und an wen die Rückmeldung damals ging. Die Vertretung arbeitet die Meldung danach ab und ergänzt, was sich seitdem geändert hat.
Wo der Mensch entscheidet
Wir verbinden organisatorisches Wissen, wir legen keine pharmazeutische Wissensdatenbank an. Fachinformationen und Beratungsgrundlagen bleiben in den Quellen, die Ihr Fachpersonal dafür nutzt. Das System ersetzt keine Unterweisung und keine fachliche Verantwortung.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe in der Apotheke
Weitere Themen in der Apotheke
- Datenanalyse →Wo der Betrieb hinter der Tara Zeit verliert, lässt sich zeigen
- Kommunikation →Die Frage nach dem Notdienst sollte keine Beratung unterbrechen
- Wissen validieren →Auch eine organisatorische Auskunft muss stimmen
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMüssen wir dafür Anleitungen neu schreiben?
Nein. Wir starten mit dem, was es gibt, auch wenn es nur Mails und Notizen sind. Wo Lücken sind, zeigen wir sie auf.
Sieht jede Teilzeitkraft alles?
Nein. Wer was sehen darf, folgt den Rollen in Ihrer Apotheke. Die Berechtigungen der Quellsysteme werden übernommen.
Gehören Kundendaten zu diesem Wissen?
Nein. Es geht um Abläufe, Ansprechpersonen und Absprachen mit Lieferanten und Partnern, nicht um einzelne Kundinnen und Kunden.