Anwendungsfall · Apotheken
Schichtübergabe und Teamwissen
Offene Punkte und interne Abläufe für die nächste Schicht zusammenstellen.
Das Problem
Zwischen Früh- und Spätschicht, zwischen Werktag und Notdienst wird viel mündlich übergeben. Was nicht gesagt wird, weil gerade eine Kundin wartet, fehlt danach: der zugesagte Rückruf an den Großhandel, die Retoure, die heute noch abgeholt wird, das Gerät, das gewartet werden muss.
Hinzu kommt Wissen, das nur selten gebraucht wird und deshalb nie jemand aufgeschrieben hat.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Offene Vorgänge sammeln
Vor dem Schichtwechsel werden organisatorische Vorgänge zusammengestellt, die offen sind oder eine Zusage enthalten.
Schritt 2
Passendes Wissen anhängen
Zu jedem Punkt erscheint, wie er zuletzt gelöst wurde und wer Ansprechperson ist, mit Verweis auf die Quelle.
Schritt 3
Übergabe bestätigen
Die übernehmende Schicht sieht die Liste, ergänzt, was nur im Kopf war, und bestätigt die Übernahme.
Was sich ändert
- Weniger Zusagen, die zwischen zwei Schichten verloren gehen
- Seltene Abläufe lassen sich auch ohne die erfahrenste Kollegin abwickeln
- Die Übergabe dauert kürzer, weil sie mit einer Liste beginnt
Läuft selbstständig – intern, mit eindeutigem Ergebnis.
Die Übersicht ist intern, enthält keine Kundendaten mit Gesundheitsbezug und wird gelesen, bevor daraus etwas folgt. Sie darf selbstständig erstellt werden.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Apotheken
Weitere Anwendungsfälle in der Apotheke
Abholbereitschaft von Vorbestellungen melden
Abholhinweise zu Vorbestellungen vorbereiten – über die Referenz, nicht über den Inhalt.
Rückstände und Lieferantenmeldungen ordnen
Lieferantenmeldungen als Vorgänge führen und offene Klärungen sichtbar machen.
Routineauskünfte mit Quelle vorbereiten
Organisatorische Fragen aus freigegebenen Quellen beantworten – mit Stand und Freigabe.
Beratungsanliegen erkennen und weitergeben
Alles Fachliche geht unbearbeitet und ohne Umweg an das pharmazeutische Personal.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktStehen Kundennamen auf der Übergabeliste?
Nur, wenn es organisatorisch nötig ist, etwa bei einem zugesagten Rückruf zu einer Abholung. Inhalte mit Gesundheitsbezug stehen dort nicht.
Ersetzt das die mündliche Übergabe?
Nein. Sie bleibt wichtig. Die Liste sorgt dafür, dass sie mit dem vollständigen Stand beginnt.