Anwendungsfall · Apotheken
Rückstände und Lieferantenmeldungen ordnen
Lieferantenmeldungen als Vorgänge führen und offene Klärungen sichtbar machen.
Das Problem
Großhandel und Hersteller melden sich auf allen Wegen: Rückstandslisten im Bestellsystem, Mails zu Lieferausfällen, Rückfragen zu Retouren, Konditionsänderungen. Diese Nachrichten liegen zwischen Kundenanfragen und Newslettern und werden von der Person bearbeitet, die sie gerade findet.
Ob eine Retoure gutgeschrieben wurde oder ein Rückstand endlich geliefert ist, weiß oft nur, wer die Sache begonnen hat.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Lieferantenpost erkennen
Nachrichten von Großhandel, Herstellern und Dienstleistern werden aus dem allgemeinen Eingang herausgelöst und als Vorgang je Thema angelegt: Rückstand, Retoure, Reklamation, Kondition.
Schritt 2
Zusammengehöriges verbinden
Folgemeldungen zum selben Rückstand oder zur selben Retoure werden dem bestehenden Vorgang zugeordnet, statt einen neuen zu eröffnen.
Schritt 3
Antworten vorbereiten
Für Rückfragen des Lieferanten entsteht ein Entwurf aus dem bisherigen Verlauf. Das Team prüft und versendet.
Schritt 4
Offenes auswerten
Welche Vorgänge sind ungewöhnlich lange offen, bei welchen Lieferanten häufen sich Reklamationen? Diese Übersicht geht an die Leitung.
Was sich ändert
- Lieferantenthemen gehen nicht zwischen Kundenanfragen unter
- Gutschriften und Nachlieferungen werden nachgehalten
- Die Leitung sieht, wo sich Klärungsaufwand mit einzelnen Lieferanten häuft
Themen: Kommunikation in der Apotheke · Datenanalyse in der Apotheke
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Das Ordnen ist intern, Antworten an Lieferanten gehen nach außen und können Konditionen berühren. Deshalb gibt bei Antworten ein Mensch frei.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Apotheken
Weitere Anwendungsfälle in der Apotheke
Abholbereitschaft von Vorbestellungen melden
Abholhinweise zu Vorbestellungen vorbereiten – über die Referenz, nicht über den Inhalt.
Routineauskünfte mit Quelle vorbereiten
Organisatorische Fragen aus freigegebenen Quellen beantworten – mit Stand und Freigabe.
Schichtübergabe und Teamwissen
Offene Punkte und interne Abläufe für die nächste Schicht zusammenstellen.
Beratungsanliegen erkennen und weitergeben
Alles Fachliche geht unbearbeitet und ohne Umweg an das pharmazeutische Personal.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktErsetzt das die Rückstandsliste im Bestellsystem?
Nein. Die Liste bleibt die Quelle. Wir ordnen die Kommunikation, die um einen Rückstand herum entsteht.
Werden Konditionen automatisch verhandelt?
Nein. Preise und Konditionen bleiben vollständig bei der Apothekenleitung.