Anwendungsfall · Apotheken
Abholbereitschaft von Vorbestellungen melden
Abholhinweise zu Vorbestellungen vorbereiten – über die Referenz, nicht über den Inhalt.
Das Problem
Vorbestellungen kommen per Telefon, App oder Mail. Wenn die Ware eintrifft, muss jemand Bescheid geben, und genau das bleibt im Tagesgeschäft oft liegen. Die Folge sind Rückfragen am Telefon und volle Abholfächer.
Schon der Name eines bestellten Präparats kann Rückschlüsse auf die Gesundheit zulassen. Ein Abholhinweis braucht diesen Inhalt aber nicht: Es genügt die Information, dass etwas zur Abholung bereitliegt.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Referenz statt Inhalt
Jede Vorbestellung wird über eine Bestellreferenz und den gewünschten Kontaktweg geführt. Was bestellt wurde, bleibt in der Warenwirtschaft.
Schritt 2
Eingang erkennen
Meldet die Warenwirtschaft oder das Team den Eingang, wird die zugehörige Vorbestellung als abholbereit markiert, soweit eine Anbindung besteht, sonst per Bestätigung durch das Team.
Schritt 3
Hinweis vorbereiten
Es entsteht ein kurzer Abholhinweis mit Referenz und Abholzeiten, ohne Angaben zum Inhalt. Ein Teammitglied gibt frei.
Schritt 4
Liegengebliebenes sehen
Bleibt eine Abholung länger aus als vereinbart, erscheint ein Hinweis im Team, damit nachgefragt oder zurückgelegt werden kann.
Was sich ändert
- Kunden erfahren zuverlässig, wann sie kommen können
- Weniger Rückfragen am Telefon zum Stand der Bestellung
- Das Abholfach wird übersichtlicher, weil Liegengebliebenes auffällt
Themen: Kommunikation in der Apotheke
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Der Hinweis geht nach außen. Auch ohne Inhaltsangabe gibt deshalb ein Mensch frei, bevor er versendet wird.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Apotheken
Weitere Anwendungsfälle in der Apotheke
Rückstände und Lieferantenmeldungen ordnen
Lieferantenmeldungen als Vorgänge führen und offene Klärungen sichtbar machen.
Routineauskünfte mit Quelle vorbereiten
Organisatorische Fragen aus freigegebenen Quellen beantworten – mit Stand und Freigabe.
Schichtübergabe und Teamwissen
Offene Punkte und interne Abläufe für die nächste Schicht zusammenstellen.
Beratungsanliegen erkennen und weitergeben
Alles Fachliche geht unbearbeitet und ohne Umweg an das pharmazeutische Personal.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktSteht im Hinweis, was bestellt wurde?
Nein. Inhalte mit Gesundheitsbezug werden nur nach gesonderter schriftlicher Vereinbarung und mit erhöhter Schutzstufe verarbeitet. Für den Abholhinweis reicht die Referenz.
Funktioniert das ohne Anbindung an die Warenwirtschaft?
Ja. Dann bestätigt das Team den Wareneingang mit einem Klick, und der Hinweis wird daraus vorbereitet. Eine Anbindung ist eine Erleichterung, keine Voraussetzung.