Wissen validieren für Projektleitungen
Eine Auskunft nach altem Planstand ist schlimmer als keine
In Projekten ändert sich der Stand ständig. Wer einem Gewerk oder dem Auftraggeber eine Antwort gibt, muss wissen, auf welche Fassung sie sich stützt. Bevor eine KI Antworten vorbereitet, legen Sie fest, woraus sie das darf.
Die Ausgangslage
Projektunterlagen gibt es in vielen Versionen: Pläne mit Indexständen, Leistungsverzeichnisse mit Nachträgen, Terminpläne mit Fortschreibungen. Ein Sprachmodell kann diese Fassungen nicht von selbst unterscheiden. Ohne Rahmen zitiert es, was es findet, und klingt dabei überzeugend.
Für die Projektleitung ist das riskant. Eine Auskunft, die auf einem überholten Stand beruht, kann Mehrkosten auslösen, ein Gewerk falsch arbeiten lassen oder später als Zusage ausgelegt werden. Deshalb muss klar sein, dass eine Antwort eine Quelle hat und diese Quelle gilt.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Gültige Stände festlegen
Welche Plan- und Dokumentenstände als Quelle zulässig sind, bestimmt die Projektleitung. Überholte Fassungen werden nicht herangezogen, sondern als solche gekennzeichnet.
Schritt 2
Antwort nur mit Fundstelle
Jeder Entwurf nennt das Dokument und den Stand, auf den er sich stützt. Gibt es keine passende Quelle, sagt der Entwurf das, statt eine Angabe zu erfinden.
Schritt 3
Abnahme mit echten Projektfragen
Aus abgeschlossenen oder laufenden Projekten werden reale Fragen mit der richtigen Antwort und Quelle gesammelt. Daran nimmt Ihr Team den Ablauf ab, nicht wir. Eine erfundene Antwort führt zum Ausschluss.
Schritt 4
Widersprüche an Zuständige
Widersprechen sich zwei Unterlagen, etwa Plan und Leistungsverzeichnis, wird das markiert und an die namentlich zuständige Person gemeldet. Bis zur Klärung bleibt die Frage offen.
Ein typischer Fall
Ein Subunternehmer fragt nach der Ausführungshöhe einer Zwischendecke. Der Antwortentwurf stützt sich auf den aktuellen Plan und nennt den Indexstand. Gleichzeitig weist er darauf hin, dass das Leistungsverzeichnis noch eine andere Höhe nennt. Der Projektleiter klärt den Widerspruch mit dem Planer, ergänzt die Antwort und gibt sie frei. Die Klärung wird im Entscheidungslog festgehalten.
Wo der Mensch entscheidet
Auskünfte an Auftraggeber und Partner laufen über die Freigabe einer verantwortlichen Person. Wir entscheiden nicht, welcher Stand vertraglich gilt, und wir nehmen die eigene Konfiguration nicht selbst ab.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für Projektleitungen
Wissen validieren aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWie erkennt das System, welcher Planstand aktuell ist?
Nach den Regeln, die Sie festlegen, etwa über den Index im Dateinamen oder die Ablage für freigegebene Pläne. Wo das nicht eindeutig ist, wird nachgefragt.
Wer nimmt den Ablauf ab?
Fachleute aus Ihrem Projektteam, getrennt von denen, die ihn eingerichtet haben. So bleibt die Bewertung unabhängig.
Kann das auch bei Fragen von Behörden helfen?
Vorbereiten ja, mit Quelle und Stand. Antworten an Behörden sind aber typischerweise ein Fall, den nur Menschen bearbeiten, und gehören in die rote Freigabestufe.