Wissensmanagement für das Controlling
Wie wurde diese Kennzahl im letzten Jahr eigentlich berechnet?
Im Controlling hängt viel an Konventionen: wie eine Kennzahl abgegrenzt ist, wie ein Sonderfall behandelt wurde, warum eine Kostenstelle umgeschlüsselt wurde. Dieses Wissen steckt in Tabellen, Mails und Köpfen. Wir machen es mit Quelle auffindbar.
Die Ausgangslage
Viele Controlling-Abteilungen arbeiten mit gewachsenen Tabellen, deren Logik nur noch wenige verstehen. Definitionen sind in Kommentaren oder Formeln versteckt, Abgrenzungsentscheidungen wurden einmal per Mail mit der Geschäftsführung abgestimmt und nie zentral festgehalten.
Das zeigt sich bei Personalwechseln, beim Vorjahresvergleich und immer dann, wenn eine Zahl in zwei Berichten unterschiedlich aussieht. Dann beginnt die Suche nach der Begründung, und häufig endet sie mit einer Annahme.
Dazu kommen Sonderfälle: einmalige Erlöse, Umbuchungen nach einer Prüfung, besondere Vereinbarungen mit einzelnen Kunden. Wer sie damals bearbeitet hat, weiß, warum. Alle anderen müssen fragen.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Definitionen an ihrer Quelle erschließen
Kennzahldefinitionen, Bewertungsrichtlinien und Berichtsvorlagen werden verbunden und durchsuchbar gemacht. Sie bleiben in Ihren Ablagen.
Schritt 2
Abstimmungen auffindbar machen
Entscheidungen zu Abgrenzungen oder Umschlüsselungen, die per Mail oder im Protokoll gefallen sind, werden als solche erkannt und dem betroffenen Bericht oder Konto zugeordnet.
Schritt 3
Antworten mit Fundstelle
Fragt jemand, wie eine Kennzahl abgegrenzt ist oder warum ein Wert im Vorjahr anders aussah, erhält er eine Antwort mit Verweis auf die Definition oder die Abstimmung, aus der sie stammt.
Schritt 4
Widersprüche zwischen Berichten melden
Wird dieselbe Kennzahl in zwei Unterlagen unterschiedlich definiert, wird das markiert und an die zuständige Person gemeldet.
Ein typischer Fall
Eine neue Controllerin soll den Vorjahresvergleich für eine Sparte erstellen und stellt fest, dass eine Kostenstelle im Vorjahr deutlich niedriger lag. Die Suche ergibt eine Mail ihres Vorgängers an die Geschäftsführung, in der eine Umschlüsselung von Gemeinkosten begründet wird, samt der Tabelle mit den betroffenen Beträgen. Sie kann den Vergleich bereinigen und die Herkunft im Bericht vermerken.
Wo der Mensch entscheidet
Wir legen kein zweites Archiv neben Ihren Ablagen an. Welche Definition gilt, bestimmt das Controlling. Das System zeigt Fundstellen und Widersprüche, es entscheidet sie nicht.
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Wissensmanagement aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktKönnen auch Tabellenkalkulationen erschlossen werden?
Ja, soweit sie in angebundenen Ablagen liegen. Formeln und Kommentare können als Quelle dienen. Wie weit das bei komplexen Dateien trägt, prüfen wir an Beispielen.
Wer darf Definitionen ändern?
Wie bisher die zuständige Person im Controlling. Änderungen werden an der Quelle gemacht, nicht im System.
Wie gehen wir mit vertraulichen Abstimmungen um?
Berechtigungen werden übernommen. Was heute nur Geschäftsführung und Controlling sehen, bleibt auf diesen Kreis beschränkt.