Kommunikation für das Controlling
Ihre Rückfrage an den Fachbereich sollte nicht im Postfach versanden
Das Controlling lebt von Auskünften aus anderen Abteilungen. Diese Kommunikation ist oft mühsam: Fragen gehen an die falsche Person, Antworten kommen ohne Bezug, Klärungen ziehen sich über den Monatsabschluss hinaus. Wir bringen Ordnung hinein.
Die Ausgangslage
Zum Monats- oder Quartalsabschluss häufen sich die Rückfragen: Warum ist diese Rechnung noch nicht gestellt, was steckt hinter dieser Gutschrift, wann kommt die Teilzahlung, warum ist die Kostenstelle überzogen? Jede Frage geht als einzelne Mail hinaus, und das Nachhalten erfolgt über eine Liste, die nur im Controlling existiert.
Die Fachbereiche empfinden diese Fragen oft als Störung, weil sie zur ungünstigsten Zeit kommen und ohne Kontext gestellt werden. Das Controlling wiederum empfindet die Antworten als unvollständig. Beide Seiten haben recht.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Rückfragen mit Kontext vorbereiten
Zu einer auffälligen Position entsteht ein Entwurf der Rückfrage, der Auftrag, Betrag und bereits bekannte Kommunikation nennt. Der Fachbereich muss nicht erst suchen, worum es geht. Sie prüfen und senden.
Schritt 2
An die zuständige Person
Wer für Auftrag oder Kostenstelle zuständig ist, ergibt sich aus der Zuordnung. Die Frage geht nicht an einen Verteiler, sondern an die Person, die antworten kann.
Schritt 3
Antworten richtig zuordnen
Die Antwort wird der Position zugeordnet, zu der gefragt wurde, auch wenn sie ohne Betreff oder als Weiterleitung kommt. Ihre Abschlussliste füllt sich nebenbei.
Schritt 4
Offene Klärungen nachhalten
Was bis zur vereinbarten Frist nicht beantwortet ist, bleibt sichtbar, und ein Erinnerungsentwurf steht bereit.
Ein typischer Fall
Im Monatsabschluss fallen dem Controller mehrere Aufträge auf, die abgeschlossen, aber nicht fakturiert sind. Statt einer Sammelmail an den Vertrieb liegen für jeden Auftrag kurze Rückfragen an die jeweilige Projektverantwortliche bereit, mit Hinweis auf die letzte Kundenkommunikation. Zwei Antworten kommen per Telefon, der Controller notiert sie am Vorgang. Die Abschlussliste zeigt am Ende, welche Klärung noch fehlt.
Wo der Mensch entscheidet
Rückfragen gehen erst nach Ihrer Prüfung hinaus. Das System bucht nichts um, korrigiert keine Kontierung und gibt keine Rechnungen frei. Diese Schritte bleiben bei den zuständigen Personen.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für das Controlling
Kommunikation aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMüssen die Fachbereiche ein neues Werkzeug nutzen?
Nein. Sie bekommen eine Mail oder Nachricht wie bisher und antworten auf dem gewohnten Weg.
Funktioniert das auch für wiederkehrende Fragen?
Gerade dort. Fragen, die jeden Abschluss in ähnlicher Form wiederkommen, lassen sich als Vorlage hinterlegen und mit den aktuellen Werten vorbereiten.
Werden Antworten automatisch in unsere Systeme übernommen?
Nein. Antworten werden zugeordnet und sichtbar gemacht. Was daraus in Buchhaltung oder Kostenrechnung folgt, setzen die zuständigen Personen um.