Compliance
Was das System vorbereitet, soll sich später erklären lassen
Für Compliance ist nicht entscheidend, ob KI im Betrieb eingesetzt wird, sondern ob sich im Nachhinein rekonstruieren lässt, wer auf welcher Grundlage was entschieden hat. Darauf ist unser Aufbau ausgerichtet: Quellenpflicht, Freigabestufen im System, eine benannte Person je Fähigkeit.
Alltag
Wo Zeit und Überblick verloren gehen
Entscheidungen stehen in Mails
Eine Ausnahme vom Standardvertrag, eine Kulanz über der üblichen Grenze, ein Lieferant, der trotz offener Prüfung beauftragt wurde. Begründet wurde das in einem Mailverlauf, den nach einem Jahr niemand mehr zusammenbekommt.
Richtlinien und Praxis laufen auseinander
Die interne Richtlinie sagt das eine, die eingespielte Praxis in der Abteilung etwas anderes. Auffällig wird das erst bei einer Prüfung oder wenn etwas schiefgeht.
Werkzeuge ohne Freigabeweg
Mitarbeitende lassen Texte mit frei verfügbaren KI-Werkzeugen formulieren. Ob die Antwort an einen Geschäftspartner von einem Menschen geprüft wurde, ist nicht festgehalten.
Zuständigkeit ist diffus
Bei automatisierten Abläufen fühlt sich niemand für das Ergebnis verantwortlich: die IT nicht, weil sie nur betreibt, die Fachabteilung nicht, weil sie nur nutzt.
Vier Themen
Was KheepU für Compliance-Verantwortliche bedeutet
Jedes Thema hat aus Ihrer Sicht eine eigene Seite.
Datenanalyse
Wo Praxis und Richtlinie auseinanderlaufen, zeigt die Kommunikation
Stichproben finden, was jemand vermutet. Eine Auswertung der Vorgänge zeigt auch, was niemand vermutet hat: Ausnahmen, die zur Regel geworden sind, und Freigaben, die stillschweigend übersprungen werden.
Kommunikation
Jede Nachricht nach außen hat einen Menschen, der sie freigegeben hat
Wenn KI Antworten vorbereitet, verschiebt sich die Frage: nicht mehr „wer hat das geschrieben“, sondern „wer hat das geprüft und freigegeben“. Bei uns ist das für jede ausgehende Nachricht festgehalten.
Wissensmanagement
Die gültige Regel muss leichter zu finden sein als die alte
Richtlinien, Freigabegrenzen und frühere Grundsatzentscheidungen existieren meist in mehreren Fassungen. Wer im Alltag nachschlägt, nimmt die, die er zuerst findet. Wir sorgen dafür, dass die gültige mit Quelle und Stand vorne steht.
Wissen validieren
Ein Ablauf geht erst in Betrieb, wenn er nachweislich trägt
Compliance will vor dem Start wissen, wie ein KI-Ablauf geprüft wurde und wer ihn verantwortet. Unsere Antwort ist ein festes Verfahren: Abnahme an realen Fragen, Quellenpflicht und eine benannte Person je Fähigkeit.
Was Sie vor dem Start wissen sollten
- Lässt sich für jede vorbereitete Antwort nachvollziehen, aus welchen Quellen sie entstanden ist und wer sie freigegeben hat?
- Welche Freigabestufe gilt für welche Fähigkeit, und ist sie im System hinterlegt oder nur beschrieben?
- Wer ist für das Ergebnis einer Fähigkeit namentlich zuständig?
- Wie werden die Fragen unserer Prüfer zur Verarbeitung beantwortet?
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktErfüllt die Lösung unsere regulatorischen Anforderungen?
Das können wir pauschal nicht zusagen, weil es von Ihren Anforderungen und Abläufen abhängt. Wir beschreiben, was das System tut und dokumentiert, und beantworten Ihre konkreten Fragen schriftlich. Die Bewertung liegt bei Ihnen.
Kann das System selbstständig Entscheidungen treffen?
Nur in Abläufen ohne Außenwirkung und mit eindeutigem Ergebnis, Stufe Grün. Alles, was nach außen geht, läuft mindestens auf Gelb: Das System bereitet vor, ein Mensch gibt frei.
Sind die Freigabestufen nur eine Konvention?
Nein. Sie sind im System hinterlegt. Was auf Rot steht, ist funktional abgeschaltet, und im Zweifel gilt die strengere Stufe.
Womit sollten wir beginnen?
Mit einem Ablauf, bei dem heute unklar ist, wer was freigegeben hat. Dort zeigt sich am schnellsten, ob die Nachvollziehbarkeit im Alltag trägt.