Datenanalyse in der Hausverwaltung
Welches Haus Ihnen gerade Sorgen macht, steht in Ihrem Postfach
Die Verwaltungssoftware kennt Buchungen und Verträge. Sie zeigt nicht, dass aus demselben Stiegenhaus zum dritten Mal Feuchtigkeit gemeldet wird oder dass ein Auftrag seit Wochen auf eine Rückmeldung wartet. Diese Signale holen wir hervor.
Die Ausgangslage
In einer Hausverwaltung liegt viel Wissen über den Zustand eines Objekts in der Kommunikation: Meldungen von Mietern, Fotos des Hausmeisters, Rückfragen von Handwerkern, Hinweise des Beirats. Einzeln betrachtet ist jede Meldung erledigt, sobald jemand reagiert hat. Zusammen ergeben sie ein Bild, das niemand sieht.
Wiederkehrende Probleme werden deshalb oft erst spät erkannt. Ein Abfluss, der mehrfach verstopft, eine Heizung, die jeden Winter ausfällt, ein Aufzug, der regelmäßig steht. Für die Eigentümerversammlung wäre genau das die richtige Grundlage für eine Entscheidung über eine Sanierung.
Ähnlich verhält es sich mit dem Aufwand. Manche Objekte laufen fast von selbst, andere binden einen Großteil der Zeit. Ohne Auswertung bleibt das ein Eindruck, der sich in Honorargesprächen schwer belegen lässt.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Meldungen dem Objekt zuordnen
Mails, Anrufnotizen, Messengernachrichten und Fotos werden Objekt, Stiege und Einheit zugeordnet. Bei Unsicherheit schlägt das System vor, die Sachbearbeitung bestätigt.
Schritt 2
Gewerke und Ursachen einordnen
Jede Meldung bekommt eine Kategorie wie Wasser, Heizung, Elektrik, Aufzug oder Reinigung. So lassen sich Häufungen je Objekt und Gewerk erkennen.
Schritt 3
Hängende Vorgänge sichtbar machen
Aufträge ohne Rückmeldung des Handwerkers, Meldungen ohne Antwort an den Mieter, Rückfragen von Eigentümern, die länger offen sind als üblich, werden markiert.
Schritt 4
Grundlage für Entscheidungen
Die Auswertung wird zur Unterlage für die Eigentümerversammlung oder das Gespräch mit dem Eigentümer, mit Verweis auf die einzelnen Meldungen.
Ein typischer Fall
Eine Verwaltung betreut eine größere Wohnanlage. Die Zuordnung der Kommunikation zeigt, dass sich in einer Stiege über den Winter Meldungen zu kalten Heizkörpern häufen, jeweils einzeln behoben durch Entlüften. Die Verwaltung legt die gesammelten Meldungen der nächsten Eigentümerversammlung vor und lässt eine Überprüfung der gesamten Anlage anbieten, statt weiter Einzelaufträge zu vergeben.
Wo der Mensch entscheidet
Ausgewertet werden Objekte, Meldungen und Abläufe, nicht Mieter, Eigentümer oder Mitarbeitende als Personen. Wer häufig meldet, wird nicht bewertet. Welche Konsequenz aus einer Auswertung folgt, entscheiden die Verwaltung und die Eigentümer.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe in der Hausverwaltung
Weitere Themen in der Hausverwaltung
- Kommunikation →Drei Parteien, ein Schaden, ein Vorgang
- Wissensmanagement →Die Geschichte eines Hauses sollte nicht mit der Sachbearbeiterin in Pension gehen
- Wissen validieren →Eine Auskunft an Eigentümer braucht ein Protokoll, auf das sie sich stützt
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktBrauchen wir dafür eine saubere Objektstruktur?
Eine Liste der Objekte und Einheiten aus Ihrer Verwaltungssoftware genügt für die Zuordnung. Wo die Struktur Lücken hat, zeigt die Zuordnung das auf.
Werden Messengernachrichten der Mieter mitausgewertet?
Nur, wenn der Kanal angebunden ist und das vorab festgelegt wurde. Für die Auswertung zählen Objekt, Kategorie und Zustand der Meldung, nicht persönliche Angaben.
Können wir die Auswertung Eigentümern zeigen?
Als Unterlage ja, in aufbereiteter Form je Objekt. Was weitergegeben wird, entscheidet die Verwaltung; personenbezogene Inhalte von Mietern gehören nicht hinein.