Haus- und Eigenverwaltungen
Jedes Objekt ein Vorgang. Jede Meldung an der richtigen Stelle.
Eine Hausverwaltung kommuniziert gleichzeitig mit Mietern, Eigentümern, Beiräten, Handwerkern und Versorgern – oft über dasselbe Postfach. Wir ordnen das je Objekt und Einheit, damit sichtbar ist, wer wem gerade was schuldet.
Alltag
Wo in der Hausverwaltung Zeit verloren geht
Der Wasserschaden kommt per Messenger
Ein Foto von einem feuchten Fleck an der Decke, ohne Adresse, ohne Top-Nummer, am Freitagabend. Bis klar ist, welches Objekt betroffen ist, wer darüber wohnt und welche Versicherung zuständig ist, vergehen mehrere Telefonate.
Handwerker, Mieter und Verwaltung finden keinen gemeinsamen Termin
Der Installateur schlägt einen Vormittag vor, der Mieter ist dann in der Arbeit, der Hausmeister hat den Schlüssel. Die Abstimmung läuft über drei Kanäle, und ob der Termin am Ende stattgefunden hat, erfährt die Verwaltung oft erst mit der Rechnung.
Beschlüsse sind gefasst, aber schwer zu finden
Was die Eigentümer vor einigen Jahren zur Fassadensanierung oder zur Nutzung des Innenhofs beschlossen haben, steht in einem Protokoll. Welches Protokoll das war und ob ein späterer Beschluss etwas geändert hat, weiß meist nur die zuständige Sachbearbeitung.
Die Abrechnung erzeugt eine Welle von Rückfragen
Kaum ist die Jahres- oder Betriebskostenabrechnung verschickt, kommen Fragen zu einzelnen Positionen, Wünsche nach Belegeinsicht und Einwände. Jede davon muss dem Objekt, der Einheit und der Position zugeordnet werden.
Vier Themen
Wo wir ansetzen
Datenanalyse, Kommunikation, Wissensmanagement und die Prüfung von Wissen hängen zusammen. Jedes Thema hat für Ihre Branche eine eigene Seite.
Datenanalyse
Welches Haus Ihnen gerade Sorgen macht, steht in Ihrem Postfach
Die Verwaltungssoftware kennt Buchungen und Verträge. Sie zeigt nicht, dass aus demselben Stiegenhaus zum dritten Mal Feuchtigkeit gemeldet wird oder dass ein Auftrag seit Wochen auf eine Rückmeldung wartet. Diese Signale holen wir hervor.
Kommunikation
Drei Parteien, ein Schaden, ein Vorgang
Bei einem Schaden sprechen Mieter, Eigentümer, Hausmeister, Handwerker und manchmal die Versicherung miteinander, aber selten alle mit allen. Wir halten den Verlauf an einer Stelle zusammen, damit niemand fragen muss, was schon passiert ist.
Wissensmanagement
Die Geschichte eines Hauses sollte nicht mit der Sachbearbeiterin in Pension gehen
Welcher Installateur die Anlage kennt, warum der Fahrradraum so aufgeteilt ist und was die Eigentümer zur Dachsanierung beschlossen haben: Dieses Wissen liegt in Protokollen, Mails und Köpfen. Wir verbinden es mit dem Objekt.
Wissen validieren
Eine Auskunft an Eigentümer braucht ein Protokoll, auf das sie sich stützt
In der Hausverwaltung ist eine falsche Auskunft schnell ein Streitfall. Deshalb bereitet KI bei uns nur vor, was sich auf einen Beschluss, einen Vertrag oder eine Abrechnung zurückführen lässt – und die Sachbearbeitung gibt frei.
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe zum Einstieg
Wir beginnen mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet. Erst wenn er trägt, kommt der nächste dazu.
Schadensmeldungen vollständig aufnehmen
Schäden zuordnen, fehlende Angaben nachfragen und den Auftrag vorbereiten.
Handwerkertermine zwischen allen Beteiligten koordinieren
Terminabstimmung in einem Vorgang – erledigt erst, wenn beide Seiten bestätigen.
Auffälligkeiten je Objekt früh erkennen
Häufungen von Meldungen je Objekt und Gewerk sichtbar machen.
Auskünfte zu Beschlüssen und Hausordnung mit Quelle
Antwortentwürfe zu Beschlüssen und Hausordnung – nur mit Fundstelle.
Rückfragen zur Abrechnung bündeln und vorbereiten
Abrechnungsfragen nach Einheit und Position ordnen und mit Beleg beantworten.
Ihre Werkzeuge bleiben
Wir lösen keine Systeme ab, die in der Hausverwaltung gut funktionieren. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir an; wo nicht, klären wir in der Analysephase, was möglich ist und mit welchem Aufwand.
Wie Integrationen ablaufen →In der Branche verbreitet
- Hausverwaltungssoftware
- Objektbuchhaltung
- Eigentümer- und Mieterportale
- Messenger wie WhatsApp
- Telefonanlage
- Microsoft 365
Die Nennung bedeutet nicht, dass für jedes dieser Systeme schon eine fertige Anbindung besteht.
Haus- und Eigenverwaltungen
verwalta: Jedes Objekt ein Vorgang
Administrative Aufwände je Objekt und Phase im Blick, ohne dass etwas im Postfach liegen bleibt. Wer wem was schuldet, ist an jeder Stelle ablesbar.
Erstgespräch
Sehen wir uns an, wo in der Hausverwaltung bei Ihnen Zeit verloren geht.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenBleibt unsere Verwaltungssoftware führend?
Ja. Objekte, Einheiten, Verträge, Buchhaltung und Abrechnungen bleiben in Ihrem Verwaltungsprogramm. Wir ordnen die Kommunikation, die um diese Daten herum entsteht, und hängen sie an das richtige Objekt.
Was ist verwalta?
verwalta ist unsere Lösung für Haus- und Eigenverwaltungen, aufgebaut auf OfficeHub. Jedes Objekt wird zum Vorgang, Fristen und offene Klärungen werden sichtbar, und Dokumente hängen am Vorgang statt in einem Ordner.
Passt das auch für kleine Verwaltungen oder Eigentümer, die selbst verwalten?
Gerade dort, wo wenige Personen viele Einheiten betreuen, fällt jede verlorene Meldung ins Gewicht. Ob es sich für Ihren Bestand rechnet, klären wir im Erstgespräch an einem konkreten Ablauf.
Womit fangen Verwaltungen meistens an?
Oft mit der Aufnahme von Schadensmeldungen oder mit der Koordination von Handwerkerterminen, weil dort am meisten nachgefragt wird. Erst wenn dieser Ablauf trägt, kommt der nächste dazu.