Wissen validieren in der Hausverwaltung
Eine Auskunft an Eigentümer braucht ein Protokoll, auf das sie sich stützt
In der Hausverwaltung ist eine falsche Auskunft schnell ein Streitfall. Deshalb bereitet KI bei uns nur vor, was sich auf einen Beschluss, einen Vertrag oder eine Abrechnung zurückführen lässt – und die Sachbearbeitung gibt frei.
Die Ausgangslage
Viele Fragen an eine Verwaltung lassen sich aus Unterlagen beantworten: Was sagt die Hausordnung zur Grillnutzung am Balkon? Wurde die Erneuerung der Gegensprechanlage beschlossen? Nach welchem Schlüssel wird der Lift verteilt? Gerade diese Fragen eignen sich auf den ersten Blick für eine KI.
Der Haken liegt in der Aktualität und in der Verbindlichkeit. Eine Hausordnung gibt es oft in mehreren Fassungen, Beschlüsse werden geändert, Verteilerschlüssel per Beschluss angepasst. Ein Sprachmodell, das die ältere Fassung findet, antwortet trotzdem überzeugt und liefert damit möglicherweise den Anlass für den nächsten Konflikt in der Eigentümergemeinschaft.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Maßgebliche Quellen bestimmen
Je Objekt wird festgelegt, welche Unterlagen eine Antwort stützen dürfen: aktuelle Hausordnung, Beschlusssammlung, Verwaltervertrag, freigegebene Abrechnung.
Schritt 2
Fassungen und Widersprüche prüfen
Liegen mehrere Fassungen vor oder widersprechen sich zwei Beschlüsse, entsteht kein Entwurf, sondern ein Hinweis an die Sachbearbeitung.
Schritt 3
Goldset mit echten Anfragen
Gemeinsam mit Ihrem Team sammeln wir reale Fragen von Mietern und Eigentümern samt Sollantwort und Fundstelle. Daran wird der Ablauf geprüft, bevor er in Betrieb geht.
Schritt 4
Freigabe durch die Sachbearbeitung
Antwortentwürfe laufen auf der Stufe „Gelb“. Fragen mit rechtlicher Tragweite, etwa zu Anfechtung oder Haftung, bleiben beim Menschen.
Ein typischer Fall
Ein Eigentümer fragt, ob er auf seiner Terrasse eine Markise montieren darf. Im Bestand gibt es einen älteren Beschluss mit einheitlicher Farbvorgabe und ein späteres Protokoll, in dem die Vorgabe für einen Teil der Anlage gelockert wurde. Das System erzeugt keinen Entwurf, sondern zeigt beide Fundstellen und den Widerspruch. Die Sachbearbeitung prüft, welche Regel für die Einheit gilt, und antwortet mit Verweis auf den maßgeblichen Beschluss.
Wo der Mensch entscheidet
Wir liefern ein Verfahren, das Auskünfte prüfbar macht, keine Rechtsauskunft. Die Auslegung von Beschlüssen und Verträgen und die Verantwortung für jede Auskunft bleiben bei der Verwaltung.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe in der Hausverwaltung
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- Kommunikation →Drei Parteien, ein Schaden, ein Vorgang
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Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktKann das System rechtliche Fragen der Eigentümer beantworten?
Nein. Es bereitet Antworten vor, die durch Ihre Unterlagen gedeckt sind. Fragen mit rechtlicher Tragweite gehen an die zuständige Person.
Was steht in einem Goldset für eine Verwaltung?
Reale Fragen aus Ihrem Alltag, etwa zur Hausordnung, zu Beschlüssen oder zu Abrechnungspositionen, jeweils mit richtiger Antwort und Fundstelle. Es wird mit Ihrem Team erhoben.
Was passiert, wenn keine Unterlage passt?
Dann entsteht kein Entwurf. Die Anfrage wird als offen markiert und an die Sachbearbeitung gegeben.