Zum Inhalt springen
Made in Austria

Kommunikation in der Hausverwaltung

Drei Parteien, ein Schaden, ein Vorgang

Bei einem Schaden sprechen Mieter, Eigentümer, Hausmeister, Handwerker und manchmal die Versicherung miteinander, aber selten alle mit allen. Wir halten den Verlauf an einer Stelle zusammen, damit niemand fragen muss, was schon passiert ist.

Erstgespräch vereinbaren

Die Ausgangslage

Hausverwaltungen sind für viele Menschen die erste Anlaufstelle, egal wofür. Der Mieter meldet den tropfenden Wasserhahn, der Eigentümer fragt nach der Rücklage, der Nachbar beschwert sich über Lärm, der Handwerker braucht einen Schlüssel. Jeder nutzt den Kanal, der ihm am nächsten liegt: Telefon, Mail, Portal, Messenger, Zettel im Postkasten.

Im Büro landen diese Nachrichten bei verschiedenen Personen. Wer gerade ans Telefon geht, nimmt auf; wer das Postfach betreut, sortiert; wer für das Objekt zuständig ist, erfährt es oft als Letzter. Rückfragen beim Mieter, ob der Handwerker schon da war, sind an der Tagesordnung.

Das eigentliche Problem ist nicht die Menge der Nachrichten, sondern dass es keinen gemeinsamen Stand gibt.

Vorgehen

So setzen wir an

  1. Schritt 1

    Eingänge zusammenführen

    Telefon, Mail, Portal und Messenger laufen in einen gemeinsamen Eingang. Bestehende Postfächer und Nummern bleiben und werden angebunden.

  2. Schritt 2

    Objekt und Anliegen erkennen

    Schadensmeldung, Frage zur Abrechnung, Beschwerde, Schlüsselanfrage, Eigentümeranliegen. Das System ordnet Objekt, Einheit und Anliegen zu, die Sachbearbeitung bestätigt.

  3. Schritt 3

    Rückmeldungen vorbereiten

    Eingangsbestätigungen, Rückfragen nach fehlenden Angaben und Zwischenstände für Mieter oder Eigentümer entstehen als Entwurf aus dem Verlauf. Versendet wird nach Freigabe.

  4. Schritt 4

    Erledigt heißt bestätigt

    Ein Schaden gilt erst als behoben, wenn Handwerker und Mieter es bestätigt haben. Bis dahin bleibt der Vorgang offen und sichtbar.

Ein typischer Fall

Eine Mieterin meldet per Messenger, dass im Bad Wasser durch die Decke kommt. Der Vorgang wird ihrer Einheit zugeordnet, und es entsteht ein Entwurf an den Mieter der Wohnung darüber mit der Bitte, kurz nachzusehen. Parallel liegt der Sachbearbeitung ein Auftragsentwurf für den Installateur vor. Als der Installateur zurückschreibt, dass er Zugang zu beiden Wohnungen braucht, sieht die Verwaltung sofort, wer bereits informiert ist und wer noch nicht.

Wo der Mensch entscheidet

Keine Nachricht an Mieter, Eigentümer oder Handwerker geht ohne Freigabe hinaus. Aussagen zu Haftung, Kostenübernahme oder Versicherungsfragen formuliert das System nicht selbstständig. Ihre Verwaltungssoftware und Ihre Telefonanlage bleiben, wie sie sind.

Unsere Rolle und Grundsätze →

Anwendungsfälle

Passende Abläufe in der Hausverwaltung

Schadensmeldungen vollständig aufnehmen

Schäden zuordnen, fehlende Angaben nachfragen und den Auftrag vorbereiten.

Freigabestufe Gelb

Handwerkertermine zwischen allen Beteiligten koordinieren

Terminabstimmung in einem Vorgang – erledigt erst, wenn beide Seiten bestätigen.

Freigabestufe Gelb

Rückfragen zur Abrechnung bündeln und vorbereiten

Abrechnungsfragen nach Einheit und Position ordnen und mit Beleg beantworten.

Freigabestufe Gelb

Weitere Themen in der Hausverwaltung

Kommunikation in anderen Branchen

Erstgespräch

Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.

Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.

Erstgespräch vereinbaren

Häufig gestellte Fragen

Kontakt
Müssen Mieter ein Portal benutzen?

Nein. Wer lieber anruft oder eine Nachricht schickt, kann das weiter tun. Die Ordnung entsteht in der Verwaltung, nicht beim Mieter.

Wie wird mit Notfällen außerhalb der Bürozeiten umgegangen?

So, wie Sie es heute geregelt haben, etwa über einen Notdienst. Meldungen, die außerhalb der Bürozeiten eingehen, stehen am nächsten Morgen geordnet bereit; eine Notfallbearbeitung ersetzt das nicht.

Sehen Eigentümer die Kommunikation mit Mietern?

Nein, nicht automatisch. Wer was sieht, folgt Ihren bestehenden Rollen und Berechtigungen.