Anwendungsfall · Haus- und Eigenverwaltungen
Handwerkertermine zwischen allen Beteiligten koordinieren
Terminabstimmung in einem Vorgang – erledigt erst, wenn beide Seiten bestätigen.
Das Problem
Zwischen Auftrag und erledigter Reparatur liegen oft viele Nachrichten: Terminvorschlag des Handwerkers, Absage des Mieters, neuer Vorschlag, Schlüsselübergabe durch den Hausmeister, Rückfrage wegen eines Ersatzteils. Die Verwaltung ist bei jedem Schritt Vermittlerin, sieht aber selten den ganzen Stand.
Ob ein Auftrag tatsächlich erledigt wurde, erfährt sie oft erst, wenn die Rechnung kommt, oder wenn der Mieter erneut anruft.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Beteiligte am Vorgang
Mieter, Handwerker und Hausmeister werden dem Auftrag zugeordnet. Jede Nachricht von ihnen landet im selben Vorgang.
Schritt 2
Termine abstimmen
Terminvorschläge und Absagen werden erkannt. Für die Weitergabe an die jeweils andere Seite entsteht ein Entwurf, den die Verwaltung freigibt.
Schritt 3
Erledigung bestätigen lassen
Nach dem Termin werden Handwerker und Mieter um eine kurze Bestätigung gebeten. Erst wenn beide bestätigt haben, gilt der Auftrag als erledigt.
Schritt 4
Hängende Aufträge melden
Aufträge, die länger als vereinbart ohne Rückmeldung sind, erscheinen als Hinweis bei der Sachbearbeitung, zusammen mit einer Übersicht je Objekt und Gewerk.
Was sich ändert
- Der Stand jedes Auftrags ist ohne Nachtelefonieren ablesbar
- Rechnungen lassen sich mit bestätigten Erledigungen abgleichen
- Die Verwaltung erkennt, bei welchen Gewerken Aufträge regelmäßig hängen
Themen: Kommunikation in der Hausverwaltung · Datenanalyse in der Hausverwaltung
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Terminweitergaben und Bestätigungsanfragen gehen an Mieter und Handwerker. Das System bereitet sie vor, ein Mensch gibt frei.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Haus- und Eigenverwaltungen
Weitere Anwendungsfälle in der Hausverwaltung
Schadensmeldungen vollständig aufnehmen
Schäden zuordnen, fehlende Angaben nachfragen und den Auftrag vorbereiten.
Auffälligkeiten je Objekt früh erkennen
Häufungen von Meldungen je Objekt und Gewerk sichtbar machen.
Auskünfte zu Beschlüssen und Hausordnung mit Quelle
Antwortentwürfe zu Beschlüssen und Hausordnung – nur mit Fundstelle.
Rückfragen zur Abrechnung bündeln und vorbereiten
Abrechnungsfragen nach Einheit und Position ordnen und mit Beleg beantworten.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWerden Handwerker damit bewertet?
Ausgewertet werden Aufträge und Abläufe, etwa wie lange sie offen sind. Ob die Verwaltung daraus Schlüsse für die Vergabe zieht, entscheidet sie selbst.
Müssen Handwerker ein neues Werkzeug nutzen?
Nein. Sie antworten per Mail, Telefon oder Nachricht wie bisher. Die Zuordnung passiert auf Seite der Verwaltung.