Anwendungsfall · Haus- und Eigenverwaltungen
Auffälligkeiten je Objekt früh erkennen
Häufungen von Meldungen je Objekt und Gewerk sichtbar machen.
Das Problem
Jede einzelne Meldung wird bearbeitet und abgeschlossen. Dass sich in einem Objekt Feuchtigkeitsmeldungen häufen oder ein Aufzug immer wieder steht, fällt erst auf, wenn jemand zufällig mehrere Vorgänge nebeneinander sieht.
Für die Eigentümer ist genau diese Häufung die Information, die sie für eine Entscheidung über eine größere Maßnahme brauchen.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Meldungen kategorisieren
Abgeschlossene und offene Meldungen werden Objekt, Stiege und Gewerk zugeordnet.
Schritt 2
Häufungen erkennen
Weicht die Zahl der Meldungen zu einem Gewerk in einem Objekt vom üblichen Bild ab, entsteht ein Hinweis.
Schritt 3
Übersicht mit Belegen
Die Sachbearbeitung erhält eine Übersicht mit Verweis auf jede einzelne Meldung, die sie für die Eigentümerversammlung oder den Eigentümer aufbereiten kann.
Was sich ändert
- Wiederkehrende Mängel werden als Muster erkannt, nicht als Einzelfälle
- Eigentümer erhalten eine belegte Grundlage für Entscheidungen
- Die Verwaltung kann Maßnahmen vorschlagen, statt nur zu reagieren
Läuft selbstständig – intern, mit eindeutigem Ergebnis.
Der Hinweis bleibt intern und stützt sich auf vorhandene Meldungen. Er darf selbstständig entstehen; was daraus nach außen geht, gibt die Verwaltung frei.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Haus- und Eigenverwaltungen
Weitere Anwendungsfälle in der Hausverwaltung
Schadensmeldungen vollständig aufnehmen
Schäden zuordnen, fehlende Angaben nachfragen und den Auftrag vorbereiten.
Handwerkertermine zwischen allen Beteiligten koordinieren
Terminabstimmung in einem Vorgang – erledigt erst, wenn beide Seiten bestätigen.
Auskünfte zu Beschlüssen und Hausordnung mit Quelle
Antwortentwürfe zu Beschlüssen und Hausordnung – nur mit Fundstelle.
Rückfragen zur Abrechnung bündeln und vorbereiten
Abrechnungsfragen nach Einheit und Position ordnen und mit Beleg beantworten.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktAb wann gilt etwas als Häufung?
Das legen wir gemeinsam je Gewerk fest. Ein Aufzug verhält sich anders als ein Abfluss, und die Schwellen werden nach den ersten Erfahrungen angepasst.
Fließen auch alte Meldungen ein?
Wenn sie digital vorliegen, ja. Welcher Zeitraum sinnvoll ist, klären wir in der Analysephase.