Wissensmanagement-Verantwortliche
Das Wissen ist da. Es liegt nur nicht dort, wo gefragt wird.
Wer im Betrieb für Wissen zuständig ist, kennt den Kreislauf: Ein Wiki wird eingeführt, eine Weile gepflegt und dann still überholt. Wir setzen nicht auf einen weiteren Sammelort, sondern verbinden die Stellen, an denen Wissen ohnehin entsteht – und zeigen zu jeder Antwort, woher sie stammt.
Alltag
Wo Zeit und Überblick verloren gehen
Das Wiki ist veraltet, und alle wissen es
Die Startseite wurde zuletzt bei der Einführung überarbeitet. Mitarbeitende fragen lieber die Kollegin am Nebentisch, weil sie nicht wissen, ob der Eintrag noch stimmt.
Jede Abteilung hat ihren eigenen Speicher
Der Vertrieb arbeitet im CRM, die Technik im Ticketsystem, die Verwaltung auf dem Laufwerk. Wer eine abteilungsübergreifende Frage hat, muss wissen, wen er fragen kann.
Übergaben sind Glückssache
Wenn jemand das Unternehmen verlässt oder die Aufgabe wechselt, entsteht eine Übergabeliste. Was darauf fehlt, merkt man Monate später an einem Vorgang, den niemand mehr versteht.
Pflege konkurriert mit Tagesgeschäft
Wissen dokumentieren ist wichtig, aber nie dringend. Ohne festen Anlass schreibt niemand auf, was er weiß, und die Wissensverantwortliche wird zur Erinnerin, die keiner hören will.
Vier Themen
Was KheepU für Wissensverantwortliche bedeutet
Jedes Thema hat aus Ihrer Sicht eine eigene Seite.
Datenanalyse
Welches Wissen fehlt, verraten die Fragen, die immer wieder gestellt werden
Eine Wissensstrategie beginnt meist mit einer Umfrage: Was brauchen Sie? Aussagekräftiger ist, was tatsächlich gefragt wird – in Mails, Chats und Tickets, Tag für Tag.
Kommunikation
Die besten Antworten Ihres Betriebs stehen in gesendeten Mails
Wenn eine erfahrene Kollegin eine knifflige Frage beantwortet, entsteht Wissen. Es landet im Ordner „Gesendet“ und ist für alle anderen unsichtbar. Wir machen solche Antworten auffindbar, ohne dass jemand sie abschreiben muss.
Wissensmanagement
Silos verbinden, statt sie in einen neuen Speicher zu leeren
Der Reflex bei Wissensprojekten ist die Zentralisierung: alles an einen Ort. Das erzeugt einen weiteren Bestand, der veraltet. Wir lassen das Wissen, wo es entsteht, und verbinden es über die Abläufe, die es brauchen.
Wissen validieren
Wissen ohne Quelle ist eine Behauptung
Ein Wiki-Eintrag ohne Datum und Verfasser verliert schnell an Vertrauen. Für KI-Antworten gilt das noch stärker. Deshalb gibt das System nur Antworten, die eine Fundstelle haben, und eine zuständige Person bestätigt, was als gesichert gilt.
Was Sie vor dem Start wissen sollten
- Welche Quellen werden verbunden, und bleibt das Wissen dort, wo es heute liegt?
- Zeigt jede Antwort ihre Fundstelle, und was geschieht, wenn keine Quelle gefunden wird?
- Wie werden Widersprüche und veraltete Inhalte erkannt, und wer entscheidet darüber?
- Wer ist für einen Wissensbereich namentlich zuständig?
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktBrauchen wir dann kein Wiki mehr?
Das hängt davon ab, wofür es heute genutzt wird. Es kann eine Quelle unter mehreren bleiben. Oft zeigt sich nach dem Start, welche Seiten tatsächlich gebraucht werden und welche man getrost archivieren kann.
Wird unser Wissen in ein neues System kopiert?
Nein. Die Inhalte bleiben in Ihren Ablagen, Postfächern und Fachsystemen. Wir verbinden sie über die Abläufe, die sie brauchen, und verweisen auf die Fundstelle.
Wer sieht welches Wissen?
Die Berechtigungen der Quellsysteme werden übernommen. Was jemand dort nicht sehen darf, bekommt er auch in einer Antwort nicht angezeigt.
Womit fangen wir an?
Mit einer Fragengruppe, die heute viel Zeit kostet, etwa Rückfragen neuer Mitarbeitender oder wiederkehrende Kundenfragen im Service. Von dort aus wird erweitert.