Teamleitung
Sie sollen das Team führen. Stattdessen verteilen Sie Mails.
Als Teamleitung stehen Sie zwischen Geschäftsführung, Kunden und Ihren Leuten. Ein großer Teil Ihres Tages geht dafür drauf, Anfragen zuzuteilen, Ausfälle abzufangen und dieselben Fragen von Neuen zu beantworten. Wir nehmen Ihnen die Sortierarbeit ab. Bewertet wird dabei niemand.
Alltag
Wo Zeit und Überblick verloren gehen
Das gemeinsame Postfach als Verteilstation
Jeden Morgen gehen Sie die Sammeladresse durch und leiten weiter: das an die Kollegin mit dem Kunden, das an den Kollegen mit dem Fachwissen, das an wen auch immer gerade Luft hat. Was Sie übersehen, bleibt liegen.
Vertretung heißt Suchen
Ist jemand krank oder im Urlaub, beginnt die Suche: Was war offen, was wurde zugesagt, wo liegt der letzte Stand? Die Vertretung arbeitet sich durch fremde Postfächer und ruft im Zweifel die Abwesende an.
Übergaben verlieren Details
Wechselt ein Kunde die Zuständigkeit oder verlässt jemand das Team, entsteht eine Übergabeliste. Sie enthält das Offensichtliche. Die Absprache am Telefon vom letzten Monat fehlt.
Einarbeitung frisst Ihre Zeit
Neue Kolleginnen fragen viel, und das ist richtig so. Aber die meisten Fragen landen bei Ihnen, weil Sie die Abläufe am besten kennen. Ihre eigentliche Arbeit verschiebt sich in den Abend.
Vier Themen
Was KheepU für Teamleitungen bedeutet
Jedes Thema hat aus Ihrer Sicht eine eigene Seite.
Datenanalyse
Sie wollen wissen, wo es klemmt. Nicht, wer langsam ist.
Eine Teamleitung braucht ein Bild der Arbeitslast, um vernünftig zu planen. Dieses Bild entsteht aus den Vorgängen selbst: welche Themen zunehmen, was liegen bleibt, wo Rückfragen kreisen.
Kommunikation
Jede Anfrage braucht eine zuständige Person. Und eine Vertretung, die Bescheid weiß.
Die Verteilung eingehender Anfragen ist eine der unsichtbarsten Aufgaben einer Teamleitung. Sie fällt erst auf, wenn sie nicht funktioniert. Wir übernehmen das Sortieren nach Ihren Regeln, damit Sie sich um die Fälle kümmern können, die Ihre Entscheidung brauchen.
Wissensmanagement
Die Neue sollte fragen dürfen. Aber nicht jede Frage muss bei Ihnen landen.
In jedem Team gibt es Wissen, das nur mündlich weitergegeben wird: wie ein Sonderfall behandelt wird, welcher Kunde welche Eigenheiten hat, wo die aktuelle Vorlage liegt. Wir machen es auffindbar, ohne dass jemand ein Wiki pflegen muss.
Wissen validieren
Ihr Team gibt frei. Dann muss es auch wissen, worauf ein Entwurf beruht.
Wenn Ihr Team vorbereitete Antworten freigibt, verlässt es sich darauf, dass sie aus den richtigen Unterlagen stammen. Als Teamleitung sorgen Sie dafür, dass dieses Vertrauen begründet ist – vor dem Start und im laufenden Betrieb.
Was Sie vor dem Start wissen sollten
- Wird damit die Arbeit einzelner Personen ausgewertet, und wie erkläre ich das meinem Team?
- Kann ich die Verteilregeln selbst anpassen, wenn sich Zuständigkeiten ändern?
- Wie sieht eine Vertretung den Stand eines Vorgangs, ohne in fremde Postfächer zu müssen?
- Muss mein Team neue Werkzeuge lernen, oder läuft das in den gewohnten Programmen?
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktSehe ich, wer in meinem Team wie viel bearbeitet?
Nein, und das ist bewusst so. Sie sehen Vorgänge: was offen ist, was festhängt, wer zuständig ist. Auswertungen über Tempo oder Menge einzelner Personen bauen wir nicht.
Wie bringe ich das Team mit ins Boot?
Indem Sie früh offenlegen, was das System tut und was nicht, und die Leute einbinden, die den ersten Ablauf täglich nutzen. Gibt es eine Belegschaftsvertretung, gehört sie an den Anfang.
Wer legt fest, wer was bekommt?
Sie. Das System schlägt eine Zuordnung nach Ihren Regeln vor, etwa nach Kunde, Thema oder Region. Ihr Team kann eine Zuordnung jederzeit korrigieren.
Womit fangen wir an?
Meist mit dem Sammelpostfach, weil dort die meiste Verteilarbeit entsteht. Die Messphase läuft im Mitlesemodus: Das System schlägt vor, Ihr Team arbeitet wie gewohnt, und wir vergleichen.