Kommunikation im Tourismus
Der Kunde fragt Sie. Die Antwort kennt oft der Leistungsträger.
Zwischen Reisenden, Reisebüro, Veranstalter und Leistungsträgern vor Ort laufen viele Nachrichten hin und her. Wir halten sie an der Reise zusammen, damit jede Beraterin weiß, was zuletzt gesagt wurde.
Die Ausgangslage
Eine Reise erzeugt Kommunikation in mehrere Richtungen: mit dem Kunden über Wünsche, Angebot und Unterlagen, mit Veranstaltern und Leistungsträgern über Verfügbarkeiten, Optionen und Änderungen. Jede Seite nutzt eigene Wege, vom Buchungssystem bis zur Sprachnachricht.
Wird eine Reise von mehreren Personen betreut, etwa bei Teilzeit oder Urlaub, beginnt die Suche: Hat das Hotel die Zimmerumstellung bestätigt, wurde der Kunde über die geänderte Abflugzeit informiert, ist die Option noch gültig?
Gerade kurz vor der Abreise häufen sich Fragen – zu Gepäck, Transfer, Unterlagen, Einreise. Sie kommen gleichzeitig mit neuen Anfragen, und wer zuerst antworten muss, ist nicht immer klar.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Nachrichten der Reise zuordnen
Mails, Anrufnotizen und Nachrichten von Kunden und Leistungsträgern werden über Buchungsnummer, Name oder Reisedatum der richtigen Reise zugeordnet.
Schritt 2
Dringlichkeit erkennen
Eine Frage zur Abreise morgen hat Vorrang vor einer Anfrage für den nächsten Sommer. Anliegen werden eingeordnet und nach Reisedatum gereiht.
Schritt 3
Änderungen weitergeben
Meldet ein Leistungsträger eine Änderung, zeigt das System die betroffenen Reisenden und bereitet eine Information an sie vor. Die Beraterin prüft und versendet.
Schritt 4
Optionen und Zusagen nachhalten
Ablaufende Optionen, ausstehende Bestätigungen von Leistungsträgern und zugesagte Rückrufe bleiben sichtbar, bis sie erledigt sind.
Ein typischer Fall
Ein Busunternehmen teilt per Mail mit, dass sich die Abfahrtszeit einer Gruppenreise um eine Stunde nach vorne verschiebt. Die Nachricht wird der Reise zugeordnet, die Teilnehmerliste angezeigt. Für die Reiseleitung und die Teilnehmenden entstehen Informationsentwürfe mit der neuen Zeit und dem unveränderten Treffpunkt. Die zuständige Beraterin prüft, ergänzt einen Hinweis zur Parkmöglichkeit und gibt frei.
Wo der Mensch entscheidet
Nachrichten an Reisende und Leistungsträger gehen nur mit Freigabe hinaus. Aussagen zu Preisen, Stornokosten oder Ansprüchen formuliert das System nicht eigenständig. Buchungssystem und Postfächer bleiben bestehen.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe im Tourismus
Reiseanfragen strukturiert erfassen
Reisewünsche in Eckdaten übersetzen und fehlende Angaben gezielt erfragen.
Angebote mit belegtem Preisstand vorbereiten
Angebotsentwürfe, bei denen jeder Baustein Preis, Stand und Quelle trägt.
Umbuchungs- und Stornowünsche vorbereiten
Umbuchungs- und Stornowünsche mit Bedingungen und offenen Fragen für die Entscheidung aufbereiten.
Weitere Themen im Tourismus
- Datenanalyse →Zwischen Anfrage und Buchung liegt die eigentliche Geschichte
- Wissensmanagement →Die beste Beratung beruht auf dem, was andere schon erlebt haben
- Wissen validieren →Ein Preis von gestern ist heute eine Behauptung
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktFunktioniert das auch mit Nachrichten aus dem Buchungssystem?
Soweit Ihr System Meldungen per Mail versendet oder eine Anbindung erlaubt, ja. Was möglich ist, klären wir zu Beginn.
Können Kunden weiter per WhatsApp schreiben?
Ja, sofern Sie diesen Kanal heute schon nutzen und er angebunden wird. Die Nachrichten landen in derselben Reise wie Mails und Anrufnotizen.
Was passiert bei Notfällen während der Reise?
Dringende Nachrichten werden als solche markiert und sofort der zuständigen Person angezeigt. Die Entscheidung, was zu tun ist, trifft immer ein Mensch.