Anwendungsfall · Reisebüros und Tourismus
Umbuchungs- und Stornowünsche vorbereiten
Umbuchungs- und Stornowünsche mit Bedingungen und offenen Fragen für die Entscheidung aufbereiten.
Das Problem
Umbuchungen und Stornierungen sind heikel. Der Kunde will schnell wissen, was es kostet und ob es überhaupt geht. Die Antwort hängt von den Bedingungen des Veranstalters, der Leistungsträger und manchmal vom Grund der Änderung ab.
Im Alltag wird die Anfrage dann zur Suche: Welche Bedingungen galten bei Buchung, welche Leistungen sind betroffen, was hat der Kunde schon bezahlt? Wer hier aus dem Gedächtnis antwortet, riskiert falsche Erwartungen und Streit.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Anliegen zuordnen
Der Wunsch nach Umbuchung oder Storno wird der Reise zugeordnet und dringlich markiert, wenn die Abreise nahe ist.
Schritt 2
Unterlagen zusammenstellen
Die bei Buchung gültigen Bedingungen, die betroffenen Leistungen und die bisherige Korrespondenz werden mit Quelle zusammengestellt.
Schritt 3
Offene Fragen benennen
Was für eine Entscheidung fehlt – etwa eine Rückmeldung des Veranstalters zu Umbuchungsmöglichkeiten –, wird aufgelistet, mit Entwurf für die Anfrage an den Leistungsträger.
Schritt 4
Antwort durch den Menschen
Die Antwort an den Kunden zu Kosten und Möglichkeiten formuliert die Beraterin selbst, auf Grundlage der zusammengestellten Unterlagen.
Was sich ändert
- Die Beraterin hat alle relevanten Bedingungen mit Quelle vor sich
- Anfragen an Veranstalter und Leistungsträger sind vorbereitet
- Dringende Fälle kurz vor der Abreise fallen sofort auf
Themen: Kommunikation im Tourismus · Wissen validieren im Tourismus
Nur der Mensch. Das System unterstützt, handelt aber nicht.
Aussagen zu Stornokosten und Ansprüchen haben finanzielle und rechtliche Folgen. Deshalb formuliert ausschließlich ein Mensch die Antwort an den Kunden; das System bereitet nur die Unterlagen auf.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Reisebüros und Tourismus
Weitere Anwendungsfälle im Tourismus
Reiseanfragen strukturiert erfassen
Reisewünsche in Eckdaten übersetzen und fehlende Angaben gezielt erfragen.
Angebote mit belegtem Preisstand vorbereiten
Angebotsentwürfe, bei denen jeder Baustein Preis, Stand und Quelle trägt.
Teilnehmerangaben für Gruppenreisen zusammenführen
Anmeldungen und Änderungen zu Gruppenreisen zusammenführen und Lücken vor der Abreise zeigen.
Gästeanfragen in der Destination beantworten
Gästefragen zur Destination aus freigegebenen Informationen beantworten, mit Quelle und Stand.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktBerechnet das System die Stornokosten?
Es stellt die Bedingungen zusammen, die bei Buchung galten. Die Berechnung und Bewertung im Einzelfall nimmt Ihr Team vor.
Was, wenn Bedingungen von Veranstalter und Leistungsträger abweichen?
Dann wird der Widerspruch markiert und beide Quellen werden angezeigt. Wie damit umzugehen ist, klärt die Beraterin.