Anwendungsfall · Reisebüros und Tourismus
Reiseanfragen strukturiert erfassen
Reisewünsche in Eckdaten übersetzen und fehlende Angaben gezielt erfragen.
Das Problem
Reiseanfragen beginnen selten mit vollständigen Angaben. „Wir möchten im Frühjahr ans Meer, zwei Erwachsene und ein Kind, nicht zu teuer“ ist ein guter Anfang, aber für ein Angebot fehlen Reisezeitraum, Abflughafen, Budget, Alter des Kindes und Verpflegungswunsch.
Die Rückfragen kosten Zeit, und jede Runde erhöht das Risiko, dass der Kunde inzwischen anderswo bucht. Gleichzeitig weiß das Büro oft nicht, wie viele Anfragen in dieser Phase versanden.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Eckdaten herauslesen
Aus der Anfrage werden Reiseziel oder Reiseart, Zeitraum, Personen, Budget, Abreiseort und besondere Wünsche erfasst.
Schritt 2
Lücken benennen
Was für ein Angebot fehlt, wird konkret aufgelistet. Widersprüchliche Angaben, etwa ein Zeitraum außerhalb der Ferien bei schulpflichtigem Kind, werden markiert.
Schritt 3
Rückfrage vorbereiten
Es entsteht ein Entwurf, der in einer Nachricht nach allen fehlenden Angaben fragt. Die Beraterin prüft, ergänzt erste Ideen und versendet.
Schritt 4
Offene Anfragen sichtbar halten
Anfragen ohne Antwort des Kunden bleiben sichtbar und lassen sich später danach auswerten, in welcher Phase sie versanden.
Was sich ändert
- Rückfragen kommen gebündelt statt in mehreren Runden
- Anfragen liegen in einheitlicher Form vor, egal über welchen Kanal
- Sichtbar wird, wo Anfragen vor dem Angebot verloren gehen
Themen: Kommunikation im Tourismus · Datenanalyse im Tourismus
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Die Rückfrage geht an den Kunden und prägt den ersten Eindruck. Deshalb prüft die Beraterin jeden Entwurf vor dem Versand.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Reisebüros und Tourismus
Weitere Anwendungsfälle im Tourismus
Angebote mit belegtem Preisstand vorbereiten
Angebotsentwürfe, bei denen jeder Baustein Preis, Stand und Quelle trägt.
Umbuchungs- und Stornowünsche vorbereiten
Umbuchungs- und Stornowünsche mit Bedingungen und offenen Fragen für die Entscheidung aufbereiten.
Teilnehmerangaben für Gruppenreisen zusammenführen
Anmeldungen und Änderungen zu Gruppenreisen zusammenführen und Lücken vor der Abreise zeigen.
Gästeanfragen in der Destination beantworten
Gästefragen zur Destination aus freigegebenen Informationen beantworten, mit Quelle und Stand.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWerden Anfragen über die Website auch erfasst?
Ja, sofern das Formular per Mail oder über eine Anbindung eingeht. Anfragen am Telefon werden über die Notiz der Beraterin erfasst.
Schlägt das System schon Reiseziele vor?
Es kann Ideen aus Ihren freigegebenen Angeboten und früheren Reisen vorschlagen. Die Beratung bleibt Sache Ihres Teams.