Anwendungsfall · Großhandel
Lieferterminanfragen aus dem Auftragsstand beantworten
Lieferstand aus mehreren Quellen zusammenführen und die Antwort vorbereiten.
Das Problem
Lieferterminanfragen sind Routine und trotzdem aufwendig. Um zu antworten, muss der Innendienst den Auftrag finden, den Status in der Warenwirtschaft prüfen, bei Rückständen die Bestätigung des Lieferanten suchen und bei versendeter Ware die Sendungsverfolgung öffnen.
Bei vielen Anfragen am Tag summiert sich das. Dazu kommen Kunden, die mehrfach nachfragen, weil die erste Antwort unklar war oder sich der Termin inzwischen erneut verschoben hat.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Anfrage zuordnen
Die Anfrage wird über Bestellnummer, Auftragsnummer oder Inhalt dem Auftrag zugeordnet. Fragt der Kunde nach „der Lieferung von letzter Woche“, werden mögliche Aufträge zur Auswahl angezeigt.
Schritt 2
Stand zusammentragen
Aus Warenwirtschaft, Lieferantenbestätigungen und, wo angebunden, Sendungsverfolgung entsteht ein Stand je Position: geliefert, unterwegs, im Rückstand mit bestätigtem Termin oder ohne Termin.
Schritt 3
Antwort vorbereiten
Der Antwortentwurf nennt je Position den Stand und die Quelle. Fehlt für einen Rückstand eine Bestätigung des Lieferanten, wird das offen ausgewiesen, statt einen Termin zu schätzen.
Schritt 4
Freigabe und Nachhalten
Der Innendienst prüft und versendet. Kommt eine neue Lieferantenbestätigung, wird der Innendienst darauf hingewiesen, dass der Kunde bereits gefragt hat.
Was sich ändert
- Lieferauskünfte nennen den Stand je Position statt einer Pauschalantwort
- Fehlende Lieferantenbestätigungen werden sichtbar und nicht überspielt
- Kunden, die bereits gefragt haben, werden bei Änderungen nicht vergessen
Themen: Kommunikation im Großhandel · Wissensmanagement im Großhandel
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Eine Lieferauskunft wird vom Kunden als Zusage verstanden und kann seine Planung beeinflussen. Deshalb gibt der Innendienst jede Antwort frei.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Großhandel
Weitere Anwendungsfälle im Großhandel
Bestellungen aus Mail und PDF als Auftragsentwurf
Bestellungen aus Mail und PDF lesen und als Auftragsentwurf vorbereiten.
Reklamationen vollständig aufnehmen
Reklamationen vervollständigen und Häufungen je Artikel und Lieferant sehen.
Preis- und Konditionsauskünfte mit Quelle vorbereiten
Preisauskünfte aus gültigen Quellen vorbereiten und Widersprüche markieren.
Zusagen des Außendienstes für den Innendienst sichtbar machen
Zusagen aus Besuchen und Mails des Außendienstes am Kunden zusammenführen.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktBrauchen wir eine Anbindung an die Spedition?
Nicht zwingend. Ohne Anbindung endet der Stand beim Versand. Ob eine Sendungsverfolgung angebunden werden kann, hängt vom Dienstleister ab und wird in der Analysephase geklärt.
Kann der Kunde den Stand selbst abfragen?
Das ist eher Aufgabe Ihres Webshops oder Kundenportals. Wir kümmern uns um die Anfragen, die trotzdem per Mail oder Telefon kommen.